28 Tips voor digitale decluttering en organisatie
De meesten van ons brengen veel tijd door in digitale ruimtes in onze computers en mobiele telefoons, en net als onze echte ruimte vereist digitale ruimte opruimen, organisatie, en zelfs een soort van vernieuwing van tijd tot tijd om te blijven functioneren.
In dit artikel deel ik een aantal tips over hoe u efficiënt kunt werken declutter en beheer uw digitale ruimte.
1. Stop het werk niet in één dag
Neem uw digitale ruimte niet licht op, het kan net zo verward zijn als een kelderopslag. Dus voordat je de weg van het opruimen inloopt, bekijk een vogelvlucht van wat het ook is je wilt declutter of organiseren.
Of het nu een e-mailinbox of de map Downloads is, vermijd het onderschatten van de hoeveelheid werk om gedaan te worden en de tijd die je nodig hebt. Als je genoeg vrije tijd hebt om al het werk op een dag af te ronden - dat is geweldig, anders, doe het rustig aan in plaats van alles in een enkele sessie te proppen, want dat zal meer kwaad dan goed doen.
2. Label of bestand e-mails met behulp van filters
Voor elke e-mail die van iemand afkomstig is ontvangt u vaak e-mails van, zoals collega's of nutsbedrijven, maak een geschikt filter labelen, of bestand automatisch, bijvoorbeeld in “Werk” of “biljetten”.
Hierdoor blijven uw e-mails overzichtelijk en als u een reeks verwante e-mails moet bekijken, zegt u dat u alle rekeningen wilt zien die u in een maand hebt ontvangen, kunt u eenvoudigweg zoek naar het juiste label. Alle e-maildiensten en apps worden geleverd filterinstellingen (Gmail, Yahoo, iCloud, Microsoft Outlook).
3. Laat de browser vragen waar downloads kunnen worden opgeslagen
Schakel in uw browser de optie in waarmee u kunt kiezen waar een gedownload bestand op te slaan (Chrome, Firefox, Opera, IE) als dit nog niet is ingeschakeld. Telkens wanneer u een bestand downloadt, in plaats van het direct naar de map Downloads te laten gaan, maak een relevante submap aan en bewaar het daar.
Als u bestanden download die gerelateerd zijn aan een project, voeg de naam van het project toe naar de nieuwe map. Op deze manier, wanneer u een bestand (of een groep gerelateerde bestanden) nodig heeft en u de naam niet meer weet, je weet tenminste waar het te vinden is.
Bestanden verwijderen uit de map Downloads is ook gemakkelijker op deze manier. Als je klaar bent met een project of als je gewoon geen bepaalde set verwante bestanden meer nodig hebt, kun je gewoon verwijder de map.
4. Verwijder geen bestanden, archiveer ze
In de naam van decluttering, jij hoef niet te verwijderen elk het dossier dat is op dit moment niet nodig. Als ze gedeeltelijk zijn gedownload of tijdelijke bestanden of dergelijke, Verwijder ze. Als ze later kunnen worden gebruikt, organiseer ze dan dienovereenkomstig.
Met veel opties zoals cloudopslag, externe harde schijf, enz., Kunt u bestanden opslaan zonder zorgen te maken over onvoldoende geheugen.
5. Sorteer op datum tijdens het organiseren
Sorteer al uw bestanden op datum eerst, voordat je door het stel gaat. De kans is groot dat u de bestanden die op dezelfde dag zijn gemaakt of gedownload, zult vinden behoren tot hetzelfde project / categorie, waardoor ze gemakkelijker te organiseren zijn.
6. Gebruik snel zoeken naar mobiele apps
Als u te veel apps op uw telefoon heeft (en uw telefoon behandelt deze nog steeds goed), heeft u mogelijk een snelle zoekfunctie om apps te vinden en te openen (zoek naar snelzoek-apps in Google Play).
Wanneer je heb te veel apps, geen enkele organisatie zal het zoeken naar een app in de zee van apps gemakkelijker maken dan een snel zoeken. Mijd geen mappen aan als elke map nog steeds een overvloed aan apps bevat. Als je Siri of Ok Google hebt ingeschakeld, kun je die ook gebruiken om apps te starten.
7. Organiseer apps op kleur
In het geval u een klein aantal apps op uw telefoon, en klein, bedoel ik een aantal apps die een of twee startschermen kunnen vullen, en je wilt dat ze een beetje meer georganiseerd zijn om ze makkelijker te vinden, sorteer ze op kleur.
Als u geen tijd wilt besteden aan het nauwkeurig sorteren van die kleuren, scheidt u de pictogrammen volgens warme en koele kleuren, en geef ze elk een eigen scherm.
8. Maak gebruik van symbolen en emoji's
Lange overtollige woorden voor mapnamen of labels kunnen soms ook visuele rommel toevoegen. Gebruik emoji's en symbolen voor zover van toepassing krimpen de namen.
9. Koppel onnodige services los
In alle e-mail en sociale accounts die je hebt, zoek naar een instelling die alle services of apps vermeldt die met dat account zijn verbonden. Als u een service of app vindt die u niet meer gebruikt koppel het los van uw account.
Dit kan ongewenste e-mails, meldingen en advertenties en bescherm uw accountgegevens van apps van derden die u niet langer nodig heeft. Bekijk de volgende koppelingen om te zoeken naar verbonden app-instellingen in Google, Yahoo, Facebook en Twitter.
10. Gebruik geen agenda's voor taken en notities
Het gebruik van kalenders om georganiseerd te blijven is geweldig en bijna alle agenda's hebben de opties evenementen, taken en notities toevoegen tot een dag. Als er iets moet worden gedaan op een bepaalde dag het is een evenement en moet zo worden gemarkeerd in de kalender.
Taken items, echter, variëren elke dag en zou moeten zijn beoordeeld op een dagelijkse basis. Het scheiden van agenda's van taken en notities geeft een minder overweldigend en druk overzicht van uw tijd.
11. Download geen bestanden naar archief
In plaats van bestanden te downloaden naar uw computer voor archivering, open uw cloudopslag en bewaar het daar. Als uw cloudopslagtoepassing wordt geleverd met een optie om bestanden rechtstreeks via URL's op te slaan, gebruikt u dat of probeer browserextensies of services van derden dat zal je hetzelfde laten doen.
12. Huur of stream in plaats van kopen of downloaden
Download geen films, liedjes, e-books en dergelijke als je dat bent niet zeker of ze het zijn classics waar je heel vaak zult terugkeren. Dit bespaart ruimte en houdt uw bibliotheek beter beheersbaar.
13. Abonneer u niet, ontvang feeds
Abonneer u niet op e-mails van websites, kies om feeds te krijgen. Er zijn genoeg van RSS-lezerservices, zoals Feedly, dat u op de hoogte houdt van de inhoud van websites waarover u regelmatig wilt informeren.
14. Bewaar in-process bestanden, niet exports
Als je van plan bent om een bestand te archiveren (opslaan) en dat bestand heeft een in-proces bestand, bijvoorbeeld een Word-bestand van een PDF dat daaruit is geëxporteerd of een Photoshop-bestand van een PNG-afbeelding die hieruit is geëxporteerd, sla het in-process-bestand op en niet het uiteindelijke product (tenzij je die uitvoer vrij vaak nodig zult hebben).
Dit zorgt ervoor dat u telkens wanneer u de definitieve versie nodig heeft krijg de meest up-to-date export uit je in-process-bestanden, terwijl je wat ruimte op je harde schijf bespaart.
15. Ken een uitstelvenster toe
Laten we eerlijk zijn, geen enkele preek kan sommige mensen ervan weerhouden om Facebook en Twitter te controleren terwijl ze aan het werk zijn. Als je gaat uitstellen op sociale media open deze accounts in een apart browservenster en houd je “werkend” venster vrij van afleiding, waardoor het voor uw ogen gemakkelijker wordt om een tabblad te vergrendelen wanneer u het nodig hebt.
Bonus: dat moet sluit slechts een venster en het sluit al je sociale media-pagina's.
16. Plan uw back-ups en opslag
Het is een goede zaak om een opslag buiten het apparaat hebben, maar op hoeveel plaatsen? Met een veelheid aan cloud en externe storages beschikbaar, is het makkelijk om ongeorganiseerd te raken op die manier ook: sommige bestanden in Dropbox, sommige in Google Drive, sommige in Amazon, sommige op pen-drives ... u krijgt de kern.
Dus plan uw off-device opslag van tevoren. Het is goed om te doen afzonderlijke werk- en persoonlijke bestanden. Voor werk, wilt u misschien een opslagmethode kiezen die voornamelijk op uw werkplek wordt gebruikt.
Kies een opslagsysteem dat dat is veelzijdig, waardoor het delen of overdragen van bestanden naar andere systemen eenvoudig is. Soms is fysieke opslag verplicht, bijvoorbeeld een boot-CD. Doe in sommige gevallen wat real-world organisatie.
17. Bewaar wachtwoorden voor gebruik
Er zijn veel wachtwoordbeheer apps online beschikbaar, of als je old-school bent pak een notebook om alle wachtwoorden te noteren. Vandaar dat het beheren van wachtwoorden geen probleem is als elke keer dat u zich aanmeldt voor een nieuw account dat u zich herinnert noteer het wachtwoord en de accountinformatie in uw hoofdwachtwoordkluis.
Als je hier vergeetachtig over bent, probeer dan de gewoonte te ontwikkelen je wachtwoord eerst opslaan in je kluis en maak vervolgens het account aan. Op deze manier heeft u alle info en wachtwoorden van uw accounts in uw kluis, zonder fouten.
Maar als u om wat voor reden dan ook geen toegang heeft tot uw wachtwoordkluis en u dat niet kunt het maken van de account uitstellen tot je dat doet, stel een herinnering in om het wachtwoord en de accountinformatie toe te voegen aan de kluis.
18. Controleer of mobiele sites even goed zijn als apps
Tegenwoordig zijn veel websites sterk geoptimaliseerd voor mobiele gebruikers, zelfs sommige zijn dat net zo goed als de tegenhanger van hun mobiele app. Dus, als u een dienst vindt die gemakkelijk te gebruiken en snel genoeg is in de mobiele browser, net zo goed als het equivalent van de mobiele app verwijder de app van je telefoon en begin met het gebruik van de site.
19. Afzonderlijke e-mail-ID's
Als u een website heeft of als u deel uitmaakt van een bedrijf, is de kans groot dat u een bijbehorende werkmail. Maar als dat niet het geval is, zou u er een moeten maken. EEN afzonderlijke e-mail voor werk en persoonlijk gebruik is best netjes.
Het helpt je e-mails beter te beheren; minder spam zal interfereren met uw zakelijke e-mails omdat u uw persoonlijke e-mail weggeeft voor abonnementen en dergelijke.
Als je een liefhebber van sociale media bent, een e-mail-ID alleen voor uw sociale accounts is ook geen slecht idee.
20. Gebruik meer gadgets, krijg meer ruimte
Als offline opslag van nummers, video's, e-boeken en foto's op uw telefoon is belangrijk en u hebt vaak onvoldoende geheugen, waarom niet proberen afzonderlijke gadgets gebruiken om verschillende redenen?
Deze tip is waarschijnlijk niet geschikt voor mensen die geen extra bagage willen meenemen. Als dit echter niet zo is, is dit misschien de beste oplossing voor u: muziekspeler, een e-reader, een camera, een mini-videospeler, of a hybride van sommige van deze.
U kunt uw bestanden ook opslaan in externe harde schijven die werken met uw mobiele telefoon (via poorten, adapters of WiFi) en daar bestanden opslaan en gebruiken.
21. Geen bestanden op desktopscherm
ik begrijp dat bureaubladruimte is er voor snelle toegang tot bestanden waar je aan werkt en ik heb ook echt niets tegen een desktopscherm dat bedekt is met bestanden en apps, net zo lang als het voor jou werkt. Maar als het bureaublad een van je probleemgebieden is, zou mijn advies zijn niet veilig iets op de desktop.
Hetzelfde als voor mobiele apps, maak je geen zorgen over het maken van submappen of het rangschikken van pictogrammen door een bepaald systeem. Er is een enorm zichtbaar verschil wanneer u bestanden ziet op een desktop scherm en in een map. Op de desktop is het te visueel en storend, terwijl het in een map minder visueel is, meer op tekst is gebaseerd en dus een beetje gemakkelijker te verwerken is.
22. Probeer een nieuw social media-account te maken
Ik zou de gebruikelijke oefening van aanbevelen niet meer volgen van accounts die je niet meer wilt om updates te zien van en om uw instellingen voor meldingen, privacy en advertenties opnieuw in te stellen in sociale media-accounts om ze te temmen, maar voor sommigen is dit gemakkelijker gezegd dan gedaan.
Als jouw sociale media is overweldigend moeilijk om mee om te gaan jij kan opnieuw beginnen; het is een praktische oplossing. Je kan of maak een nieuw account aan, bevriend raken met uw vrienden / volgers van oude account beetje bij beetje en dan als je tevreden bent, verwijder je je oude account.
Of, verwijder eerst je account, wacht totdat het is gewist van de social media-server en aanmelden met dezelfde gebruikersnaam. Maar of het een nieuw account is of een oud account, regelmatig onderhoud van diervoeders is belangrijk.
23. Stroomlijn uw telefooncontacten
Laat de contact-app van uw telefoon ook niet uw contactenarchief zijn. Bewaar contacten op uw computer-ga je gang en bewaar er zoveel als je wilt en bewaar ze zo lang als je wilt en voeg alle details toe die je maar kunt bedenken.
Maar op je telefoon, behoud alleen relevante, recente en vereiste contacten. Dit zal de contacten die verschijnen in uw mobiele apps en uzelf automatisch stroomlijnen krijgt geen onnodige accountaanbevelingen.
24. Organiseer foto's in chronologische volgorde
ik ben niet helemaal tegen opslag van foto's op het apparaat. Als u vaak door oude foto's bladert of als u die persoon bent die bureaubladachtergrond met foto-diavoorstelling bijhoudt, moet u uw foto's op uw apparaat bewaren en bestanden elders leegmaken.
Hoewel, ongeacht waar u uw foto's opslaat, dat is er wel maar één juiste manier om ze te organiseren, maar een-chronologisch.
Foto's worden geassocieerd met herinneringen die op hun beurt aan de tijd zijn gekoppeld, dus zorg ervoor dat u mappen aanmaakt voor alle foto's van individuele evenementen, plaats vervolgens alle gebeurtenismappen in een map met de naam na een maand of een jaar. De uiteindelijke map (het hoogste niveau) moet altijd een jaar zijn.
25. Denk driemaal voordat u iets installeert
Ik weet dat als je te veel applicaties hebt, je dat altijd kunt “uninstall” zij en ik raad het aan een app voor het verwijderen van apps gebruiken dat maakt alle overgebleven bestanden van een software schoon. Maar in de meeste gevallen, bestanden zal zijn achtergelaten na een de-installatie. Het is niet veel om je zorgen over te maken, maar na verloop van tijd (jaren, dat is) kunnen ze ook kloppen.
Als je tech-savvy bent, snuffel dan rond voor overgebleven bestanden en wis ze handmatig (wat beter is dan wat veel apps IMO kunnen doen) maar als je je daar niet prettig bij voelt vermijd onnodige installaties in de eerste plaats, vooral op mobiele telefoons.
26. Probeer eerst de ingebouwde apps
Hoewel ik zei dat het hebben van een goede uninstaller leuk zou zijn, zou ik in de meeste gevallen zeggen dat applicaties voor het eerste gebruik dat wel zijn al beschikbaar in uw besturingssysteem.
Bijna alle besturingssystemen worden geleverd met hulpprogramma's voor opschonen van schijven en geheugen; gebruik ze om wis tijdelijke bestanden en cache. Alle besturingssystemen, ook mobiele, hebben apps die actieve services op uw apparaat weergeven en gebruiken stop ongewenste achtergronddiensten en maak RAM vrij.
27. Geluidsdruk op productiviteits-apps
Dit is mijn honderdste disclaimer; Ik beweer niet dat alle productiviteits-apps die er zijn, niet nodig zijn, in feite maken zoveel opties op de markt het ons gemakkelijker om iets te vinden dat bijna uitsluitend voor ons op maat is gemaakt.
Maar, als u gebruikt te veel productiviteits-apps bent u liever productief zijn in het proberen productief te zijn dan echt productief zijn.
Een agenda en een takenlijst doen het. Doe niet zowel offline als online (tenzij off-line planning therapeutisch voor u is), gebruik een van beide en blijf er religieus aan vasthouden.
28. Hulp krijgen
Als je dit ver in deze post leest, heb je het geduld om een geslaagde coup te maken.
Iemand die wat slordiger is met zijn offline ruimte hoogstwaarschijnlijk hetzelfde in hun digitale ruimte. En in werkelijkheid leven zowel georganiseerde als ongeorganiseerde mensen vandaag gelukkig, dus een rampzalige digitale organisatie is nog niet in het schema van elke zelfverklaarde ongeorganiseerde persoon.
Maar wanneer een bepaalde drempel van desorganisatie wordt overschreden, kan dat stress veroorzaken, en dat desorganisatie zal reflecteren in elk aspect van je leven, inclusief digitaal.
Dus, net zoals je soms iemands hulp zou vragen in real-space organisatie, doe de digitale decluttering met iemand, te. Ik ben er zeker van dat een onophoudelijke fuif op Facebook met je IRL-vrienden verfrissend zal zijn.
