Gids voor online samenwerkingsverbanden Nuttige tips, hulpmiddelen en apps

De kunst van online samenwerking is in een paar decennia langzaam verfijnd. Men zou kunnen stellen dat digitaal netwerken begon met de populariteit van mobiele telefoons. Maar het World Wide Web is uitgebreid om een ​​ontmoetingsplaats te creëren waar ideeën zich kunnen ontwikkelen tot iets heel echts en tastbaars. Werken met een team van elke omvang vereist een compromis. En met de juiste tools en ideologieën is het mogelijk om enkele van de grootste technologische ontwikkelingen van de toekomst op te bouwen.

Het lijkt een stuk gemakkelijker om dit schriftelijk te doen dan wanneer je je ideeën in gang moet zetten. Je moet iedereen op dezelfde pagina laten denken en hun ideeën efficiënt communiceren. Dit vereist sterk leiderschap en het juiste platform om creatieve inspanningen te lanceren. In dit artikel wil ik enkele van mijn tips delen om uw team online te laten samenwerken.

Het team organiseren

Over veel vallen en opstaan ​​ben ik tot de conclusie gekomen dat de organisatie het is nummer een advies dat u moet volgen. Als je iets wegneemt van dit artikel, zou het moeten zijn hoe je je team georganiseerd kunt krijgen.

(Afbeeldingsbron: applec2400)

Elk project kan een andere organisatiestijl nodig hebben. U moet een schone methode hebben om ideeën te delen en verwante onderwerpen samen te groeperen. E-mail is een voor de hand liggende keuze, omdat u categorieën en tags voor gearchiveerde discussies kunt instellen. Maar het is niet zo geweldig voor het in realtime delen van meerdere mensen.

Privéforums

Chattoepassingen zijn een andere oplossing, maar niet zo goed met het opslaan van oudere tekstgesprekken. Dit betekent dat het uiterst moeilijk is om de informatie te ordenen of zelfs op een later tijdstip te openen.

Ik geloof dat een privé discussiebord de perfecte plaats kan zijn om deze ideeën te delen. Elk van uw teamleden kan nieuwe threads maken en in realtime reageren op opmerkingen. Het maakt niet uit wie er online is, omdat alle oudere berichten op een lineaire manier zijn ingepast. Je kunt deze ook in categorieën en subcategorieën groeperen op de startpagina van het forum.

Meestal zullen de meeste webhosts standaard een PHP / MySQL-serveromgeving gebruiken. Voor open source-oplossingen beveel ik phpBB of Simple Machines aan. Elk heeft zijn eigen set van websjablonen die perfect zijn voor kleine team-samenwerkingen. Beide scripts zijn nog steeds in actieve ontwikkeling en vertonen geen tekenen van stoppen binnenkort.

Delegatie van taken

Een andere grote wegversperring waar uw team tegenaan loopt, is het organiseren van taken. Deze kunnen alles omvatten, van marketing, contentontwikkeling, ontwerp / grafische weergave en codering van de frontend of backend van een website, plus eventuele andere belangrijke taken die u moet doen..

Met betrekking tot taakbeheer zijn er meer dan genoeg betaalde oplossingen om te overwegen. Flow is een prachtig ontworpen taakbeheersysteem dat is gebouwd voor kleine teams. Taken kunnen worden gegroepeerd in een lijstindeling of worden weergegeven in een maandelijkse kalender. Bovendien kunt u taken indelen in categorieën en tags en ze aan een specifieke gebruiker koppelen. Het bedrijf heeft zelfs Flow-apps ontwikkeld voor iPhone- en Android-apparaten. Helaas kost hun beheersysteem tot $ 100 / jaar en dat is niet betrouwbaar voor veel kleine bedrijven.

(Bron afbeelding: Dhaval Motghare)

Voor een gratis oplossing raad ik Wunderlist aan. Dit moet een van de beste gratis taakbeheersystemen zijn die je online kunt vinden. Hun web-app is zeer intuïtief en stelt u in staat om te delen met andere vrienden in uw netwerk. Dit betekent dat u een projectwerkruimte kunt bouwen en dat alle nieuwe taken die u maakt automatisch in hun accounts worden gesynchroniseerd! Wunderlist ondersteunt Mac OSX en Windows, plus iPhone-, iPad- en Android-mobiele applicaties.

Cloud opslag

Het opslaan van uw bestanden in de Cloud is bijna een noodzakelijke moderne oplossing geworden voor het opslaan van bestanden en het delen van bestanden. Er zijn zoveel apps te vinden die cloudgebaseerde opslag bieden voor alle projectbestanden van uw team.

Het doel is om een ​​enkel gebied in te stellen waar iedereen op elk moment van de dag toegang heeft tot belangrijke bestanden. Dit is essentieel als je met mensen uit verschillende delen van de wereld werkt en in compleet verschillende tijdzones leeft. Het zou moeilijk zijn om altijd synchroon met elkaar te blijven. Maar cloud-opslag heeft de situatie drastisch veranderd.

CloudApp is waarschijnlijk het eerste idee dat in je opkomt. Hun pro-accounts zijn zeer redelijk geprijsd en je hebt bijna geen beperkingen op het totale aantal bestanden dat je mag uploaden. Gratis gebruikers zullen hun account nooit zien verlopen, dus al hun bestanden worden veilig opgeslagen in CloudApp zolang als nodig is.

Een andere oplossing is Droplr, een nieuwere app in de Cloud Hosting-scène. Ze hebben ook software die is gebouwd voor Windows- en Mac-besturingssystemen, wat betekent dat je de webinterface volledig kunt omzeilen. Het enige verschil tussen deze twee apps is hun UI-ontwerp en prijsgrafieken. Bekijk beide en kijk of u de voorkeur geeft boven de ander.

Google Web Apps

Bij het bespreken van samenwerking in Cloud kunnen we Google niet vergeten. Hun baanbrekende producten verleggen de grenzen op het gebied van internettechnologie en plaatsen gratis tools in handen van ondernemers. Mijn favoriete voorbeeld moet Google Docs zijn waar je een onbeperkt aantal woorddocumenten, spreadsheets en presentaties kunt maken. Het enige wat u nodig heeft, is een Google-account en hun immense netwerk van server farms zorgt ervoor dat uw bestanden veilig worden opgeslagen.

Het beste deel is hun unieke deelsysteem en eenvoudig te gebruiken interface. Eenmaal in een document kunt u privacy-instellingen bewerken door op de “Delen” knop in de rechterbovenhoek. Hiermee worden opties weergegeven waarin u het document voor het publiek kunt openen of kunt beperken tot een beperkt aantal personen. Deze worden beheerd door e-mailadressen, dus zelfs als uw teamleden geen Google-account hebben, kunnen ze nog steeds inloggen en de inhoud bewerken.

Werken op mobiel

Niet iedereen heeft de overstap gemaakt van desktop naar mobiele platforms. Toegegeven, er is nog steeds een grote behoefte aan het gebruik van desktopcomputers die veel schermruimte biedt, om nog maar te zwijgen van de ondersteuning voor duizenden applicaties. Maar mobiele telefoons met iOS of Android worden al snel de norm in de populaire cultuur.

We merken zelfs jonge kinderen op die nieuwe apps downloaden naar hun iPhone of iPod Touch. Het is moeilijk om de mobiele markt te negeren als het gaat om online samenwerkingen. Er zijn zoveel producten beschikbaar, maar alleen de meest beruchte zijn in staat om applicaties voor mobiel uit te geven.

Twee geweldige voorbeelden zijn Basecamp door 37signals en Socialcast. Basecamp is meer een traditioneel samenwerkingshulpmiddel waarmee u projectworkspaces kunt maken en taken kunt delegeren voor verschillende gebruikers. Dit is perfect voor kleinere projectteams die een kleine winst van hun werk maken. Socialcast daarentegen is een veel diepgaander product. Ze bieden een gratis plan dat is geweldig voor het testen van de site. Als u een blik werpt op hun productinformatiepagina, ziet u alle kleine details die in dit product zijn gestopt. Hun mobiele ondersteuning is onberispelijk en biedt u toegang tot zelfs de meest opvallende kenmerken. Sommige hiervan omvatten gegevens over webverkeersanalyse, taaktoewijzingen, Outlook e-mail en zelfs microblogging-widgets (statusupdates, opmerkingen posten, vragen, enz.).

Meer populaire webapps

Naast het bovenstaande heb ik een kleine verzameling zeer populaire webapplicaties samengesteld voor online samenwerking. Het synchroniseren van taken en het bouwen van een nieuw project was nog nooit zo eenvoudig met deze krachtige tools.

Ik raad u aan elk product te proberen, gewoon om te kijken hoe het voor u werkt. Als een app zich onhandig of nutteloos voelt, wees dan niet bang om hem te laten vallen en ga door naar de volgende. Uw tijd is niet iets om te verspillen, en wanneer u de juiste app vindt, zult u het weten!

Dropbox

Dit is weer een hele gave start die me nog moet teleurstellen. Professionals in de tech-industrie weten dat mond-tot-mondreclame een enorm onderdeel is van marketing. En Dropbox is met deze techniek ongelooflijk gebleken in het uitbreiden van limieten voor gebruikersuploads via verwijzingen van partners.

De hoofdsite bevat koppelingen waar u de software voor Mac, Windows, Linux of zelfs mobiele apparaten kunt downloaden. Hun team is ongelooflijk en de app doet het echt “versimpel je leven”. Het standaard gratis abonnement beperkt je uploadopslag tot 2 GB, maar pro accounts en teams kunnen toenemen tot 1 terabyte of meer!

Wunderkit

Wunderkit is mogelijk mijn favoriete keuze uit alle online tools voor websamenwerking. Dit is ontwikkeld door dezelfde mensen die Wunderlist hebben gemaakt, behalve met veel meer functies. De app heeft een sociale verbinding waarbij elke gebruiker zijn eigen netwerkprofiel heeft. Hier worden de huidige projectwerkruimten, taken, gebruikersfoto, bio en andere persoonlijke gegevens weergegeven. Maar het beste is dat Wunderkit je toelaat om het publiek te segmenteren en privé-werkplekken.

Dit maakt het supereenvoudig om met veel verschillende mensen samen te werken via één enkele applicatie. En nog beter, ze hebben ondersteuning voor apps in de OSX- en iOS-app-stores.

Sync.in

Dit is een kleine maar opmerkelijke app om te gebruiken als een online collab-tool. Snyc.in maakt openbare notities die worden gedefinieerd door unieke sleutel-id's. U kunt elke tekst zoals link-URL's, opsommingstekens, HTML-markeringen toevoegen, echt elke vorm van tekstinvoer.

Vervolgens kunt u door de notitie-URL te kopiëren dezelfde tekst delen met al uw teampartners. Ze hebben de mogelijkheid om wat je al hebt gemaakt te bewerken of zelfs om eigen notities aan de mix toe te voegen. En u kunt instellingen definiëren waarbij de bewerkingen van elke auteur een andere kleur krijgen en worden gecategoriseerd met een tijdstempel.

Toegegeven, de app is niet zo handig bij het archiveren van je eerdere bewerkingen. Maar als u een live cloud-gebaseerd tekstbestand nodig hebt voor het delen van eenvoudige notities, dan is Sync.in perfect.

Zoho Projects

Zoho lijkt erg op Basecamp, maar hun gratis versie is voor altijd verlengd. Elke gratis account is beperkt tot 1 projectwerkruimte met een onbeperkt aantal gebruikers. Je bent ook beperkt in het uploaden van bestanden, maar de wiki's en andere tools zijn uitstekend.

Als je nog nooit van Zoho Projects hebt gehoord, raad ik je ten zeerste aan de tour snel te doen. Dit omvat enkele schermafbeeldingen om uzelf vertrouwd te maken met het admin-venster en veel van de onderliggende functies. Hun prijzen kunnen erg duur worden in vergelijking met de andere opties die ik heb geboden. Maar als u met een gratis account kunt beheren, biedt Zoho een geweldige oplossing als tijdelijke projectwerkruimte.

Verwant: 15 geweldige gratis online alternatieven voor bestandsdeling

Conclusie

Netwerken en samenwerken is altijd een grijs gebied voor nieuwe teamgenoten. Het kan moeilijk zijn om te bepalen wie de projectleiders zijn en wat de taken zijn die aan elk lid zijn toegewezen. Gelukkig hebben we toegang tot de vele apps die door dit bericht zijn verspreid, om het proces een beetje gemakkelijker te maken.

Ik hoop dat deze gids een deel van de innerlijke mechanica heeft verduidelijkt die nodig is om online te werken. Elk team moet comfortabel zijn om ideeën uit te wisselen en respect voor elkaar te hebben. Creatieve types houden ervan om nieuwe dingen te bouwen - het zit in onze aard. En het enige dat beter is dan het bouwen van creatieve ideeën, is door ze samen met andere mensen aan jouw zijde te bouwen.