10 tips en trucs voor Google Docs
Google Docs heeft niet het rommelige lint vol met functies die je in Microsoft Office zult vinden, maar het heeft wel een aantal handige trucs in petto. Misschien vindt u deze functies nooit, tenzij u ernaar op zoek gaat.
De webgebaseerde kantoorsuite van Google is in de loop der jaren gerijpt en biedt nu alles, van offline toegang tot ondersteuning van externe add-ons. Het is nog steeds een gemakkelijk te gebruiken kantoorsuite die overal werkt met uitstekende real-time samenwerkingsfuncties.
Schakel offline toegang in
Google Documenten kan offline werken. Hiermee kunt u nieuwe documenten maken, blijven werken aan de huidige documenten en zelfs alleen uw documenten bekijken terwijl u geen internetverbinding hebt. Wanneer u weer verbinding maakt met internet, worden uw wijzigingen online gesynchroniseerd.
Deze functie vereist Google Chrome, dus het werkt op Windows, Linux, Mac OS X en op Chromebooks. Om dit in te stellen, opent u de Google Drive-website, klikt u op de tandwielknop in de rechterbovenhoek van de site en klikt u op Instellingen. Controleer in het deelvenster Algemeen of de optie "Werk op deze computer synchroniseren zodat u de offline-bewerking kunt uitvoeren" is ingeschakeld en klik op Gereed. Als u Google Documenten offline wilt gebruiken, gaat u gewoon terug naar de Google Drive-website in Chrome wanneer u geen internetverbinding hebt.
Werk samen in realtime
Google Documenten heeft betere samenwerkingsfuncties dan de desktopversie van Microsoft Office. U kunt in realtime samenwerken en iedereen met toegang tot het document kan het in één keer bewerken. U ziet de cursors van andere mensen in het document en kunt ze in realtime bekijken.
Klik op Bestand> Delen om het document te delen. Je kunt individuele mensen uitnodigen op hun e-mailadres of iedereen die een speciale link naar het document heeft deze laten bewerken.
Delen gaat niet alleen over bewerken - met de Share-functie kunt u een document delen met een of meer mensen, zodat ze het kunnen bekijken. Ze hebben altijd de meest recente kopie, dus dit kan handiger zijn dan een bestand e-mailen. U kunt mensen ook de mogelijkheid geven om opmerkingen over een document achter te laten zodat u hun inbreng kunt krijgen zonder dat ze uw document kunnen wijzigen.
Publiceer een document
Met Google Documenten kunt u snel een document online publiceren. Klik gewoon op Bestand> Publiceren op internet en klik op de knop Publiceren starten. U ontvangt een openbare link naar het document in gepubliceerde vorm, zodat u deze kunt delen met andere mensen en deze kunt bekijken. U hoeft het document niet ergens op uw eigen servers te hosten.
Deze functie staat los van de functie voor delen. Wanneer een document wordt gepubliceerd, kan iedereen met de link het document bekijken. Wanneer het wordt gedeeld, kan het alleen met een handjevol mensen worden gedeeld. Wanneer mensen een gedeeld document openen, zien ze de Google Documenten-editor. Wanneer ze een gepubliceerd document openen, zien ze het document als een normale webpagina.
Ga naar Volgende Typo / Vorige Typo
Voor snelle correctie van fouten gebruikt u de sneltoets Ctrl + 'om naar de volgende typefout in het huidige document te gaan en Ctrl +; om naar de vorige typefout te gaan. Hiermee kunt u snel typefouten corrigeren zonder door het huidige document te bladeren en naar die rode onderstrepingen te zoeken.
Google Docs heeft onlangs ook een Spellingcontrole-functie gekregen waarmee je snel de problemen in een huidig document kunt doornemen, een functie die het lange tijd ontbeerde - klik gewoon op Extra> Spellingcontrole om het te gebruiken.
Zoek naar en voeg links toe
Google Documenten bevat de kracht van Google Zoeken om u te helpen eenvoudig koppelingen in uw huidige document in te voegen. In plaats van een nieuw browsertabblad te openen en naar een pagina te zoeken die u wilt linken, kunt u rechtstreeks vanuit het koppelingsvenster zoeken. Klik hiertoe op de optie Invoegen> Koppeling. Typ een zoekopdracht in het dialoogvenster en Google geeft pagina's weer die overeenkomen met uw zoekopdracht. Klik erop om een koppeling naar het geselecteerde adres te maken.
Configureer uw tekststijlen
In plaats van elk stukje tekst in uw document handmatig in te stellen, moet u uw tekst in plaats daarvan opmaken met behulp van stijlen. Dit betekent dat u, in plaats van alle koppen in te stellen op een bepaalde lettergrootte en vetgedrukte tekst, gewoon op het stijlvak klikt en ze op 'Kop 1' zet.
U kunt ook gemakkelijk de lettertype-instellingen bewerken die voor verschillende stijlen worden gebruikt. Formuleer eerst wat tekst om het type opmaak te gebruiken dat u voor een stijl wilt gebruiken. Selecteer die tekst, klik op het stijlvak boven aan het scherm en klik op de pijl rechts van de stijl die u wilt wijzigen. Klik op de "Update 'Style Name to Match" -optie en die stijl gebruikt nu het type opmaak dat u hebt geselecteerd.
Als u deze aangepaste stijlen wilt opslaan en deze in andere documenten wilt gebruiken, klikt u op het menu Opties onderaan in de lijst en selecteert u 'Opslaan als mijn standaardstijlen'.
Beheer uw persoonlijk woordenboek
Als Google Documenten denkt dat een woord een typefout is maar u weet dat het correct is, kunt u met de rechtermuisknop op het onderstrepingwoord klikken en vervolgens Toevoegen aan persoonlijk woordenboek selecteren. U kunt dan klikken op Extra> Persoonlijk woordenboek en de lijst met woorden in uw persoonlijke woordenboek bewerken. Als u per ongeluk een verkeerd gespeld woord aan deze lijst toevoegt, moet u dit van hier verwijderen voordat Google u er opnieuw over waarschuwt.
Deze optie is een vrij recente functie - voorheen stond Google Documenten u niet toe om woorden te verwijderen die u aan deze lijst hebt toegevoegd. Misschien wilt u de lijst een kijkje geven en ervoor zorgen dat u niet per ongeluk onjuiste woorden aan de lijst hebt toegevoegd in het verleden.
Kopiëren en plakken met het webklembord
Google Documenten heeft een webklembord die hij deelt in Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Dit klembord is gekoppeld aan uw Google-account, dus het volgt u op alle computers die u gebruikt. In tegenstelling tot uw standaard klembord voor het besturingssysteem, kan het webklembord meerdere items bevatten. Het klembord ondersteunt, tekst, afbeeldingen, tekeningen en andere stukjes gegevens uit Google-documenten.
Als u deze functie wilt gebruiken, selecteert u een tekst, klikt u op Bewerken en gebruikt u het Web Clipboard-menu. Dit is de beste manier om bepaalde soorten gegevens, zoals tekeningen, tussen verschillende typen Google-documenten te kopiëren. Items die je op je klembord op het web opslaat, worden na 30 dagen gewist als je geen interactie met ze hebt.
Gebruik de onderzoekstool
Google Documenten bevat een zijbalk die is ontworpen voor onderzoek - open deze door op Extra> Onderzoek te klikken. Met deze zijbalk kunt u zoeken naar afbeeldingen, citaten en webresultaten, zodat u ze gemakkelijk in een document kunt invoegen. Het maakt het ook gemakkelijk om te zoeken naar academische studies en snel de juiste voetnoten of citaten in te voegen voor MLA-, APA- of Chicago-citaatformaten. U kunt ook snel citaten invoegen in webresultaten - het kan een eenvoudige manier zijn om een bibliografie voor een schoolkrant te maken.
Installeer add-ons
Add-ons zijn een vrij nieuwe functie. Dit zijn software van derden die is gemaakt met Google Apps Script. U kunt ze installeren door op Extra> Invoegtoepassingen beheren te klikken. Ze kunnen dan worden gebruikt in het menu Add-ons.
U kunt bijvoorbeeld een Thesaurus-add-on installeren waarmee u elk willekeurig woord kunt selecteren en op Add-ons> Thesaurus> Synoniemen zoeken voor geselecteerd woord kunt klikken om synoniemen te bekijken tijdens het schrijven van een document. Andere add-ons zijn een eenvoudige maker van bibliografieen, diagramgereedschap en generator voor inhoudsopgaven.
Google Documenten heeft ook meer trucs in petto. Het menu Bestand> Downloaden als is bijzonder handig, waardoor u uw document in veel verschillende indelingen kunt downloaden. U kunt het downloaden als PDF- of Microsoft Office-document als u het document in een specifieke bestandsindeling moet verzenden of e-mailen.
