5 Google-bladen Functies die u moet kennen

U bent waarschijnlijk bekend met de basisprincipes van Google Spreadsheets, maar het spreadsheetaanbod van Google biedt tal van functies die op het eerste gezicht niet vanzelfsprekend zijn. Hier zijn enkele van onze favorieten.

Natuurlijk bent u waarschijnlijk al bekend met enkele basisformules, zoals SUM en GEMIDDELDE. En het is waarschijnlijk dat je de werkbalk redelijk goed hebt leren kennen, maar het is best verbazingwekkend hoe diep het allemaal gaat. Ik ben dol op spreadsheets, maar tot op de dag van vandaag ontdek ik nog steeds nieuwe trucs in Google Spreadsheets.

Gegevenstabellen importeren

Dit klinkt super saai, maar het is eigenlijk heel netjes. Als een website een tabel of een lijst met informatie bevat die u wilt bijhouden, kunt u de functie ImportHTML gebruiken om die gegevens in essentie te schrapen en in een spreadsheet te plakken. Vanaf daar worden de gegevens automatisch bijgewerkt wanneer u de spreadsheet opent (als er natuurlijk wijzigingen in de oorspronkelijke tabel zijn aangebracht). De functie zou er als volgt uitzien:

= ImportHTML ("URL", "tabel", 0)

De URL is de webpagina waar de gegevens zich bevinden, "tabel" is hoe de gegevens op de webpagina worden weergegeven (u kunt ook "lijst" gebruiken als het een lijst is) en "0" geeft aan welke tabel u wilt importeren als er meerdere tabellen op de webpagina zijn (0 is de eerste, 1 is de tweede, enzovoort).

Een voorbeeld hiervan is het bijhouden van sportstatistieken voor een fantasy-competitie. U kunt verschillende statistieken van een site zoals Baseball Reference importeren in een spreadsheet. Natuurlijk kunt u gewoon een bladwijzer maken voor de site, maar met ImportHTML kunt u dingen aanpassen zoals precies welke statistieken worden weergegeven (door Col1, Col4, enzovoort na de "0" toe te voegen) en gegevens ophalen uit andere tabellen op een andere webpagina en laat het allemaal in één spreadsheet verschijnen.

Referentiegegevens van andere spreadsheets

Als u meerdere spreadsheets (of meerdere bladen binnen een spreadsheet) hebt die allemaal op de een of andere manier met elkaar in verband staan, kunt u vaak tussen hen heen en weer schakelen. Er is een manier om dat allemaal een beetje gemakkelijker te maken.

U kunt verwijzen naar cellen van andere bladen (of een andere spreadsheet). Stel bijvoorbeeld dat u bijhoudt wat u allemaal uitgeeft aan boodschappen in één blad en dat blad bevat ook een totaalbedrag uitgegeven voor de maand. En stel dat u nog een blad heeft dat u een samenvatting geeft van wat u elke maand in verschillende categorieën uitgeeft. In uw overzichtsformulier kunt u verwijzen naar dat boodschappenblad en de specifieke cel die het totaal bevat. Telkens wanneer u het originele blad bijwerkt, wordt de waarde in het overzichtsblad automatisch bijgewerkt.

De functie zou er als volgt uitzien:

= Sheet1! B5

"Blad1" is de naam van het blad met de gegevens waarnaar u wilt verwijzen en "B5" is de cel waarnaar u wilt verwijzen. Het uitroepteken zit er tussenin. Als u naar gegevens uit een geheel andere spreadsheet wilt verwijzen, gebruikt u de functie IMPORTRANGE, zoals:

= IMPORTRANGE ("URL", "blad1! B5")

De URL is de link naar de andere spreadsheet. Hiermee wordt de cel in die spreadsheet gekoppeld aan de cel waarin u de bovenstaande formule invoert. Telkens wanneer de cel wordt bijgewerkt met een andere waarde, wordt de andere cel tegelijk bijgewerkt. Zoals de naam van de functie suggereert, kunt u ook verwijzen naar een cellenbereik, zoals B5: C10.

Conditionele opmaak

Deze functie is iets meer bekend dan sommige anderen die ik heb genoemd, maar ik heb het gevoel dat het nog steeds niet zo populair is als zou moeten.

Met voorwaardelijke opmaak kunt u het uiterlijk van een cel wijzigen op basis van de gegevens die deze cel bevat. U kunt de functie openen door in de werkbalk op "Opmaak" te klikken en vervolgens de opdracht "Voorwaardelijke opmaak" te selecteren. In het deelvenster dat rechts opent, kunt u uw parameters instellen. U wilt bijvoorbeeld een cel (of cellen) groen maken als het aantal dat ze bevatten groter is dan nul.

Er is ook de ALS-functie, die technisch gezien geen deel uitmaakt van de Voorwaardelijke opmaakfunctie, maar op een bepaalde manier naar een hoger niveau kan brengen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld een bepaalde waarde aan een afzonderlijke cel toevoegen wanneer de waarde in de actieve cel een bepaald getal is:

= IF (B4> = 63, "35", "0")

Dus in dat voorbeeld, als de waarde van cel B4 63 of hoger is, zou je automatisch de waarde van de huidige cel 35 kunnen maken. En dan een 0 laten zien als dat niet zo is. Dat is natuurlijk slechts een voorbeeld, want er is veel meer dat u ermee kunt doen.

Spreadsheets insluiten op een website

Als u in Google Spreadsheets een planning of een lijst heeft gemaakt die u met anderen wilt delen, kunt u het daadwerkelijke document gewoon met hen delen door ze een e-mailuitnodiging te sturen om het document te bekijken. Als u dit echter moet aanvullen met andere informatie op uw blog of website, kunt u spreadsheets insluiten op webpagina's.

Het enige wat u hoeft te doen is navigeren naar Bestand> Publiceren naar het web. Van daar klikt u op het tabblad 'Insluiten' en kiest u vervolgens of u de hele spreadsheet of alleen een specifiek blad wilt publiceren. Kopieer en plak daarna de iFrame-code in uw webpagina.

Speel rond met scripts

Voor alles wat Google Sheets niet uit de doos kan doen, is er meestal een Google Apps-script dat u naast uw spreadsheet kunt gebruiken om vrijwel alles te laten gebeuren.

We hebben al eerder over Google Apps Scripts gesproken en er is veel dat u kunt doen met dit soort mogelijkheden. U verkent beschikbare add-ons door naar Extra> Add-on te gaan of u kunt uw eigen scripts schrijven door de Scripteditor in het menu Extra te selecteren.

Ik heb bijvoorbeeld een aangepast script waarmee ik op een enkele knop kan drukken om onmiddellijk specifieke waarden toe te voegen aan de bestaande waarden in een handvol cellen. U kunt dit niet met de Google Spreadsheets uit de verpakking doen, dus als u de scripteditor hier heeft, krijgt Google Spreadsheets een flinke dosis steroïden.