Een gids voor snelle stappen in Microsoft Outlook

Outlook bevat een functie Quick Steps waarmee u met één muisklik meerdere acties op een bericht kunt toepassen. Outlook bevat verschillende standaard Snelle stappen, maar u kunt ook uw eigen stappen maken (en de standaardstappen verwijderen als u ze niet nodig hebt). Als u regelmatig dezelfde acties uitvoert, kunt u veel tijd besparen door een Quick Step aan te maken en een sneltoets toe te wijzen. Dit is hoe ze werken.

De standaard snelstappen

U vindt Quick Steps op het tabblad "Home" van Outlook. Wanneer u voor het eerst start, ziet u de standaard Snelle stappen daar. U kunt op elk ervan klikken om de opgenomen acties toe te passen op een geselecteerd bericht.

De standaard snelle stappen omvatten:

1. Verplaatsen naar?: Hiermee opent u een venster waarin u een map kunt selecteren waarnaar u het bericht wilt verplaatsen.
2. Naar Manager: Maakt een doorgestuurde kopie van het momenteel geselecteerde bericht met daarin het adres van uw manager.
3. Team e-mail: Maakt een leeg bericht gericht aan de leden van uw team. (Als uw e-mail door uw werkgever wordt beheerd, weet Outlook mogelijk al wie uw manager en teamleden zijn, afhankelijk van hoe uw Exchange-beheerders uw postvak hebben geconfigureerd. Zo niet, dan moet u deze invullen wanneer u deze voor de eerste keer gebruikt snelle stappen.)
4. Gedaan: Markeert het bericht als gelezen en voltooid en stuurt het vervolgens naar een opgegeven map. De eerste keer dat u deze gebruikt, moet u de map opgeven, maar vanaf dat moment onthoudt Outlook uw keuze en verzendt u deze elke keer dat u de Quick Step gebruikt naar die map.
5. Opnieuw afspelen en verwijderen: Opent een antwoord op het momenteel geselecteerde bericht en verwijdert vervolgens het geselecteerde bericht nadat u het antwoord hebt verzonden.

Outlook geeft alleen Quick Steps weer die beschikbaar zijn. Als u bijvoorbeeld geen bericht hebt geselecteerd, wordt alleen de snelstap 'Team e-mailen' weergegeven omdat de andere standaardwaarden werken aan een bestaand bericht.

Hoe een snelle stap te maken

Als u een nieuwe snelle stap wilt toevoegen, klikt u op de optie 'Nieuw maken' in het vak Snelle stappen.

Dit opent een nieuw venster waarin u uw snelle stap een naam kunt geven en de acties kunt kiezen die u wilt uitvoeren.

Wanneer u op de vervolgkeuzelijst "Kies een actie" klikt, krijgt u een lijst met mogelijke acties, die u mogelijk extra opties geven om te selecteren.

We gaan twee acties toevoegen: een om het bericht naar een map te verplaatsen en een om het als gelezen te markeren.

Selecteer de actie "Verplaatsen naar map" en kies de map waarnaar u de berichten wilt verplaatsen.

Klik vervolgens op "Actie toevoegen" om een ​​tweede actie toe te voegen.

Selecteer "Markeren als gelezen" in het vervolgkeuzemenu.

Optioneel kunt u een van de ingebouwde sneltoetsen kiezen en wat tekst toevoegen die moet worden weergegeven wanneer u met uw muisaanwijzer over de Quick Step beweegt (een korte beschrijving die u herinnert aan de acties die de Quick Step uitvoert, is nuttig).

Klik op "Finish" en uw nieuwe Quick Step verschijnt in het vak Quick Steps in Outlook. Als u de muisaanwijzer over de Quick Step beweegt, ziet u de sneltoets die u hebt gekozen en de tekst van de knopinfo die u hebt ingevoerd.

Het enige wat u hoeft te doen, is uw berichten selecteren en op de nieuwe QuickStep klikken (of op de sneltoetscombinatie klikken) om zijn acties toe te passen.

Hoe een QuickStep te bewerken of te verwijderen

Als u een Snelle stap wilt bewerken of verwijderen, klikt u op de kleine pijl rechtsonder in de groep Quick Steps op het lint.

Hiermee wordt het venster 'Snelle stappen beheren' geopend.

Hier heb je de mogelijkheid om te bewerken, dupliceren (waarmee je een exacte kopie van de geselecteerde Quick Step maakt als je een vergelijkbare wilt, maar met een kleine variatie), of een Quick Step verwijderen.

U kunt ook de volgorde wijzigen waarin uw snelle stappen op het lint verschijnen of een nieuwe snelle stap maken.

Ten slotte is er de optie om "Reset to Defaults."

Als u de optie "Reset to Defaults" selecteert, worden alle Quick Steps die u hebt gemaakt verwijderd en worden de standaard Quick Steps opnieuw gemaakt die u mogelijk hebt verwijderd. Het verwijdert ook alle wijzigingen die u in de standaard Quick Steps hebt aangebracht. Omdat je deze actie niet ongedaan kunt maken, krijg je een waarschuwing te zien. Klik op "Ja" om het resetten te laten gebeuren.

U kunt ook het venster 'Snelle stappen beheren' om afzonderlijke Quick Step-acties uit te voeren, door met de rechtermuisknop op een snelle stap in het lint te klikken. Dit opent een contextmenu waarin u de Snelle stap kunt bewerken, dupliceren of verwijderen.

En dat zijn snelle stappen. We hebben niet alle mogelijke acties doorlopen die je aan een Quick Step kunt toevoegen, omdat er tonnen van zijn en het is een vrij intuïtieve interface als je eenmaal weet hoe het werkt. Als u uw Outlook-ervaring efficiënter en minder tijdrovend wilt maken, zijn Quick Steps een geweldige plek om te beginnen.