Beginner Hoe u uw gegevens onderhoudt, archiveert en back-upt in Outlook 2013

Vandaag behandelen we de "saaie" Outlook-dingen. Onderhoud en beveiliging, zoals in, onderhouden en beveiligen van uw Outlook 2013-gegevensbestand - vol met al uw belangrijke gegevens - door een back-up te maken en te archiveren.

Als je tot nu toe Outlook hebt gebruikt om e-mails te maken en te verzenden, en je hebt de tijd genomen om je G-mail contacten in je adresboek te importeren, of het feit dat je zelfs een Outlook gebruikt adresboek, betekent dat u veel gegevens hebt die moeten worden beschermd.

Evenzo heb je waarschijnlijk ook veel tijd en werk besteed aan het maken van je agenda's, het toevoegen van taken en takenlijsten en misschien zelfs een stapel notities die je wilt opslaan.

Dit komt erop neer dat u ervoor zorgt dat u af en toe een back-up van uw gegevensbestand maakt, want zoals iemand van ons kan bevestigen, het is behoorlijk frustrerend en deprimerend om al uw gegevens te verliezen en opnieuw te moeten beginnen.

Mail Control Panel

Om te beginnen, laten we het Mail-configuratiescherm in Windows snel bekijken.

Zoals de afbeelding laat zien, hebt u toegang tot drie belangrijke delen van uw Outlook-instellingen. Dat gezegd hebbende, als u op de knoppen "E-mailaccounts ..." of "Gegevensbestanden ..." klikt, wordt hetzelfde venster geopend op de bijbehorende tabbladen..

In de volgende schermafbeelding zien we het tabblad E-mail, waarmee u acties op uw e-mailaccount (s) kunt uitvoeren, zoals repareren of wijzigen. U kunt ook zien waar gegevens voor elk account worden opgeslagen.

Als u deze gegevensbestanden rechtstreeks wilt bewerken, klikt u op het tabblad 'Gegevensbestanden'. Er zijn een paar handige dingen die je hier kunt doen.

U kunt bijvoorbeeld op de knop "Bestandslocatie openen" klikken om te zien waar uw gegevensbestanden zich bevinden. Dit is handig, omdat u wilt weten waar ze zijn voor het geval u ze ooit moet scannen en repareren (besproken in de volgende sectie).

Er is nog een leuke functie die u kunt gebruiken in het venster Accountinstellingen. Als uw databestand (en) enorm is geworden en veel schijfruimte in beslag neemt (sommige mensen verzamelen gigabytes aan gigabytes aan oude e-mail), dan kunt u het comprimeren.

Klik op de knop "Instellingen" op het tabblad Gegevensbestanden en klik vervolgens op "Nu comprimeren" om de grootte van uw Outlook-gegevensbestand te verkleinen.

Het controlepaneel van Mail is een betrouwbare manier om uw gegevensbestanden en profielen te onderhouden, maar het is niet de enige manier, en de Outlook-toepassing laat u ook toe om uw postvakken te beheren. We laten u deze bedieningselementen zien direct nadat we hebben aangetoond hoe u uw gegevensbestanden kunt herstellen.

De PST-onderhoudstool gebruiken

Als je het nu nog niet had gemerkt, worden Outlook-gegevens opgeslagen in een .PST- of .OST-bestand en meestal is daar niets mis mee.

Helaas worden uw gegevens soms beschadigd, wat niet hetzelfde is als te zeggen dat het slecht is of hopeloos buiten het herstel valt, maar u hoeft alleen het meegeleverde hulpprogramma Inbox Repair uit te voeren. Het Inbox Repair-programma of "ScanPST" scant en herstelt uw bestand met persoonlijke mappen, valideert en corrigeert eventuele fouten en maakt een back-up van uw corrupte. PST- of .OST-bestand voor het geval er iets fout gaat tijdens het herstel.

De ScanPST-tool is te vinden in de installatiemap van Outlook, meestal C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Dubbelklik op het ScanPST-hulpprogramma om het te starten wanneer u het zoekt.

Het eerste wat u hoeft te doen is bladeren naar waar uw .PST- of .OST-bestanden zich bevinden. In de volgende schermafbeelding ziet u waar deze zich op onze computer bevinden. We kiezen er een en klikken op 'Openen'.

Als het ScanPST-hulpprogramma fouten aantreft, zal het u zo veel mogelijk informeren en aanbieden om het te repareren. Klik op de toepasselijk getitelde knop om de reparatie te starten.

Als u klaar bent, laat de ScanPST-tool u weten dat uw Outlook-bestand met succes is hersteld.

U kunt het hulpprogramma sluiten of het proces in andere databestanden herhalen als dat nodig is.

Automatisch archiveren van uw gegevens

Laten we de boel op orde brengen met enkele belangrijke informatie over hoe u uw gegevens optimaal kunt archiveren en back-uppen. Het eerste dat we willen bespreken, zijn uw AutoArchiveren-opties. Klik om te beginnen op het tabblad "Bestand" op het lint zodat u het volgende scherm ziet.

Houd er meteen rekening mee dat u kunt kiezen naar welk account u wilt gaan (indien van toepassing) door op het vervolgkeuzemenu boven de knop Account toevoegen te klikken.

Klik op de knop "Hulpprogramma's opruimen" en selecteer vervolgens "Mailboxopruiming" uit de opties. Hieronder staan ​​de keuzes die u zult zien. Alles hier is bedoeld om het vet uit je inbox bij te knippen en oude berichten te archiveren.

Als u op de knop "AutoArchiveren" klikt, betekent dit dat Outlook automatisch alle e-mailmappen archiveert die als zodanig zijn geconfigureerd. Om uw autofocusopties in te stellen, moet u met de rechtermuisknop op een e-mailmap klikken en het tabblad 'AutoArchiveren' selecteren.

Hier zien we een venster Eigenschappen van een e-mailmap. Op het tabblad AutoArchiveren kun je instellen hoe de map automatisch wordt gearchiveerd. Opmerking: in deze schermafbeelding hebben we de map geconfigureerd naar AutoArchiveren volgens zijn eigen schema en acties.

U kunt de map ook toewijzen aan automatisch archiveren volgens de algemene standaard autoformaatinstellingen van Outlook. Als u de map instelt op de standaardinstellingen en vervolgens klikt op "Standaardarchiefinstellingen ..." ziet u het volgende dialoogvenster (omdat ze "standaard" zijn, is elke wijziging die u hier instelt van toepassing op elke map die is geconfigureerd voor automatisch archiveren).

Vergeet niet dat u deze instellingen ook kunt vinden door de opties te openen en op de kop 'Geavanceerd' te klikken.

Laten we verder gaan met het handmatig archiveren van uw gegevens.

Handmatig archiveren van uw gegevens

Gewoon, als u niet automatisch archiveren wilt gebruiken, of als u zelf een archiveringsprocedure wilt faciliteren, gaat u terug naar de Opruimgereedschappen op het scherm Accountgegevens en klikt u op en kiest u "Archief" om het volgende dialoogvenster te openen.

Eenvoudig genoeg, wilt u gewoon de map kiezen die u wilt archiveren, de datum voor uw archiefitems selecteren en vervolgens een map kiezen waar u uw archief wilt opslaan. Dat is alles, je bent klaar!

Back-up van en herstel van uw Outlook-gegevensbestand

Het maken van een back-up van uw Outlook-gegevensbestand (en) is net zo gemakkelijk als het kopiëren van uw .OST- of .PST-bestanden naar een andere harde schijf, een cloudserver, een USB-stick of een ander opslagmedium. U herinnert zich hoe u uw gegevensbestanden kunt lokaliseren?

Open het Mail-configuratiescherm en klik op de knop "Gegevensbestanden". Klik op "Bestandslocatie openen ..." en u kunt vervolgens een back-up maken van uw gegevensbestanden.

Bovendien zou u uw gegevensbestanden permanent kunnen verplaatsen naar een cloudlocatie, zoals een OneDrive- of Dropbox-map, waardoor uw Outlook-gegevens altijd technisch worden geback-upt.

Als u uw back-upbestand wilt herstellen, gaan we terug naar het tabblad Bestand en selecteert u 'Outlook-gegevensbestand openen'.

In de volgende schermafbeelding opent Bestandsverkenner automatisch onze archieven, maar u kunt uiteraard bladeren naar waar uw gegevensbestanden zich bevinden.

Selecteer het gewenste bestand en klik op "Openen", zodat u toegang hebt tot de gegevens die in het bestand zijn opgeslagen. Eenmaal hersteld, kunt u items bekijken en bekijken zoals u dat normaal zou doen.

Als u niet langer toegang tot uw back-upgegevensbestand nodig hebt, kunt u met de rechtermuisknop op de bovenste map klikken en de optie sluiten selecteren.

Een back-up maken en herstellen van gegevensbestanden is grotendeels een handmatige activiteit, maar als u uw mappen instelt op automatisch archiveren en ze worden gearchiveerd naar een locatie zoals een cloudmap, dan hebt u daar enige veiligheid.

De beste manier om ervoor te zorgen dat u geen gegevens verliest, is om routinematig een back-up van uw gegevensbestanden te maken. Heb je nog iets dat je zou willen toevoegen? Laat het ons weten op ons discussieforum. Zoals altijd kijken we uit naar uw feedback.