Verhoog uw productiviteit voor het schrijven van e-mails met Microsoft Word Mail Merge

De samenvoeging van Microsoft Word is een uitstekende productiviteitstool. Weten hoe u persoonlijke onderwerplijnen en bijlagen kunt creëren die de standaardfunctie van Word voor samenvoegen niet ondersteunt, kan levensreddend zijn wanneer u e-mails in bulk moet schrijven.

In het artikel van vandaag leert u hoe u de wizard Afdruk samenvoegen 2010 van Word gebruikt, gepersonaliseerde e-mailonderwerpen schrijft en verschillende bijlagen instelt voor elk van uw e-mailontvangers.

Afbeelding door M! R

Een distributielijst maken

Word's Mail Merge bespaart ons de vervelende taak om het e-mailadres van elke ontvanger handmatig in te voeren door ons toe te staan e-mailadressen te importeren uit Outlook-contacten, Excel of Access-gegevensbronnen of Word-gegevensbestanden.

Het contact van Outlook is de beste optie onder de drie, en als u het nog niet hebt gebruikt, is het nu een goed moment om uw Outlook-adresboek bij te werken en we laten u zien hoe u dit doet. U kunt het volgende gedeelte overslaan en beginnen met het schrijven van uw samenvoegbewerking, als u al weet hoe u Outlook-contact instelt, anders geven de volgende twee secties u enkele basisbeginselen voor het instellen van uw Outlook-contact door uw op het web gebaseerde contactlijst te importeren.

Stel uw e-mailprofiel in

Het instellen van Outlook-contact begint met het maken van een e-mailprofiel met het e-mailadres, wachtwoord, serverinformatie en links naar andere gegevens zoals e-mailberichten en adressen van uw account..

U kunt een aantal profielen maken, elk afgestemd op een specifiek e-mailaccount.

Met een juiste profielnaam kunt u het e-mailaccount identificeren dat u aan uw e-mailprofiel koppelt.

U hebt de mogelijkheid om uw e-mailprofiel te configureren met behulp van het e-mailadres dat u van uw internetprovider hebt ontvangen, of uw eigen e-mailaccount door de derde optie te selecteren.

Selecteer "Internet e-mail" om een e-mailprovider te gebruiken die een POP-service geeft, bijvoorbeeld GMail.

Elke internet-e-mailprovider heeft een andere POP-configuratie, zorg ervoor dat u hun gebruikershandleiding leest om hun POP-instellingen te leren.

Gefeliciteerd! Als u dit scherm ziet, hebt u uw e-mailprofiel met succes ingesteld. Nu zijn we klaar om de contactmap van onze Outlook in te stellen.

Het invullen van uw contactmap

U kunt uw distributielijst handmatig invoeren in Outlook of andere webgebaseerde adresboeken importeren, zoals het adresboek van GMail, Yahoo of Hotmail. De meeste webgebaseerde e-mailproviders laten ons hun adresboek exporteren naar een Outlook-compatibele gegevensbron. Gmail geeft ons bijvoorbeeld de mogelijkheid om onze contactpersonen te exporteren naar een CSV-bestand dat compatibel is met Outlook.

Outlook-importfunctie ondersteunt een verscheidenheid aan bestandstypen: csv, vcard, RSS, iCalendar en nog veel meer, waardoor het een geweldig hulpmiddel is om uw mail merge distributielijst te maken.

Het CSV-bestand valt onder de categorie "Ander programma of bestand" in Outlook.

ACT-bestand, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST-bestanden, zijn enkele van de programmabestanden die Outlook ondersteunt - voor ons hebben we het bestandstype Comma Separated Values (Windows) gekozen.

Zoek nu het CSV-bestand dat we zojuist hebben geëxporteerd uit het adresboek van Gmail.

Uit al deze mappen is de contactmap de beste optie voor ons samenvoegingsdoel.

Outlook heeft enkele minuten nodig om uw contact te importeren, afhankelijk van het aantal e-mailadressen dat u importeert.

We moeten deze contactmap kunnen gebruiken, nadat Outlook al uw contacten heeft geïmporteerd, voor de samenvoeging.

Afdrukassistent

Begin met een leeg document en open het lint "Mailings" om onze samenvoegbewerking te starten.

De wizard is de beste manier voor beginners om aan de slag te gaan met hun eerste samenvoegingsoefening.

Bericht ontvangers selecteren

De wizard zal ons vragen om het documenttype te kiezen voor onze samenvoegbewerking. E-mailberichten zijn het juiste documenttype voor de samenvoegingsoefening van vandaag.

We kunnen beginnen met het schrijven van ons e-mailbericht vanuit een leeg document, een sjabloon of een bestaand document.

Kies onze Outlook-contactmap als onze mail-samenvoegdistributielijst in stap 3.

We hebben de mogelijkheid om elk e-mailprofiel te gebruiken dat we in ons systeem hebben ingesteld.

Uw contactentelling moet meer dan nul zijn als Outlook uw Gmail-adres met succes heeft geïmporteerd.

Kies de mensen die u in uw e-mailverdeling wilt opnemen door de juiste selectievakjes in te schakelen.

Het e-mailbericht opstellen

Begin met het schrijven van uw e-mailbericht en voeg samenvoegvelden in waar u gepersonaliseerde berichten - zoals titel of achternaam op de juiste plaats op uw document wilt plaatsen.

Elk samenvoegveld wordt ingesloten in een dubbele chevron; ze worden vervangen door de gegevens van uw contactkaart wanneer u de wizard Afdruk samenvoegen voltooit.

Bekijk een voorbeeld van uw e-mailbericht om te zien hoe Word de samenvoegvelden verwerkt door te klikken op de koppeling "Volgende: een voorbeeld van uw e-mailberichten bekijken".

Als u tevreden bent met het voorbeeld, klikt u op de koppeling "Volgende: voltooi de samenvoeging" en verzendt Word de samengevoegde e-mail naar al uw ontvangers met een gemeenschappelijke onderwerpregel.

De onderwerpregel aanpassen

De wizard breekt het samenvoegproces in deze stappen: het juiste documenttype en -sjabloon kiezen, een distributielijst maken, het voorbeeld van de samen voeg bewerking evalueren en e-mails verzenden naar al uw ontvangers.

Op dit punt merkt u mogelijk twee veelvoorkomende e-mailschrijfactiviteiten op die de wizard niet ondersteunt, waarbij persoonlijke onderwerpregels worden geschreven en verschillende bijlagen worden ingesteld. We moeten de macro gebruiken om ze in de samenvoegfunctie te doen, bij voorkeur voordat we de wizard voltooien.

Druk met je brief open op "Alt + F11" en dubbelklik "ThisDocument" in je werkende Word-venster om de Macro-editor te openen.

Plak deze macrocode, geschreven door een expert macro-coder hutchinsfairy, in het lege deelvenster en sla deze op.

Dim WithEvents wdapp als applicatie Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD Als Boolean
Particulier Sub Document_Open () Stel wdapp = Toepassing in ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 End Sub Private Sub Document_Close () Stel wdapp in = niets End Sub Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc As Document, Cancel Boolean) Dim i As Integer Met ActiveDocument.MailMerge Als FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = False Anders .MailSubject = EMAIL_SUBJECT Stop als i = .DataSource.DataFields.Count Do While i> 0 .MailSubject = Replace (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Lus Eindigt met End Sub Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean) FIRST_RECORD = Waar End Sub Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub

Ga terug naar uw document en klik op de link "Volgende: voltooi de samenvoeging" om uw e-mail te verzenden.

Klik op de link "Elektronische post ..." om uw bericht te verzenden.

Plaats de juiste samengevoegde velden, omgeven door een vaandel, in de onderwerpregel.

De macro zal het samenvoegveld parseren en vervangen door de achternaam van de ontvanger wanneer Word het document e-mailt.

Verschillende items aan uw e-mail toevoegen

Tot nu toe hebben we geleerd hoe we de samenvoegingsassistent kunnen gebruiken en hoe we de onderwerpvelden kunnen personaliseren - en om de zelfstudie van vandaag af te maken, laten we je een externe invoegtoepassing zien die ons in staat stelt om voor elke e-mail een ander bestand aan te maken..

Download de invoegtoepassing, pak deze uit en u ziet dat de invoegtoepassing wordt geleverd als Word-documentsjablonen. Gebruik "CreateEMailData Word 2007 Ver02", als u Word 2007 of 2010 gebruikt en "CreateEMailData Word 2003 Ver02", als u Word 2003 gebruikt.

Kopieer de juiste documentsjabloon naar de map "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP" waar "% appdata%" uw Microsoft-opstartmap is - in dit geval is dit "C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming".

Start uw Word opnieuw op nadat u het bestand naar de opstartmap van Microsoft hebt gekopieerd en u ziet twee nieuwe invoegtoepassingen: Gegevensbestand maken en samenvoegen naar e-mail, onder het lintmenu "Verzenden".

Bereid een gegevensbestand voor met een tabel met twee kolommen - het e-mailadres van de ontvanger in de linkerkolom en het volledige pad naar uw bijlagebestand in de rechterkolom en sla het vervolgens op onder dezelfde map als uw e-mailamenvoegdocument als "MergeAttachmentsData". We moeten benadrukken dat u het bestand moet opslaan als "MergeAttachmentsData", anders kan de invoegtoepassing het bestand niet vinden om naar bijlagen te zoeken.

Ga terug naar je samenvoegdocument en deel documenten in afzonderlijke bestanden.

Er zou een nieuw Word-documentvenster moeten verschijnen en klik op de invoegtoepassing "Merge to Email". Klik eenvoudig op de knop 'OK' in het gele dialoogvenster, omdat we het gegevensbestand al hebben voorbereid.

Plaats een goed onderwerp voor uw e-mail, klik op OK en Outlook verzendt uw e-mail met de bijlage die u opgeeft in het gegevensbestand.

Word, met zijn vele handige functies, is echt een geweldige productiviteitstool. We kijken ernaar uit meer Word-artikelen te schrijven voor onze lezers. Bekijk intussen de andere Words-artikelen op onze site.

We hopen dat u hebt geleerd hoe u Word-samenvoegingen uit het artikel van vandaag kunt gebruiken. Voel je vrij om andere mail merge-tips te bespreken met de andere medelezers in de comments-sectie.