Color Code Outlook voor eenvoudiger beheer
Het organiseren en bijhouden van talloze e-mails op kantoor kan een taak op zich zijn. Vandaag bekijken we het gebruik van kleurcodes om het gemakkelijker te maken om berichtonderwerpen te identificeren en wie ze verzendt.
Deze functie was vanaf het begin beschikbaar in Office 2007. Maar we hebben het nog nooit besproken en ik heb dit over het hoofd gezien. Na er een tijdje mee gespeeld te hebben, merkte ik dat het een goede manier was om de vele e-mails te beheren die ik elke dag ontvang. Hier gaan we door inkleurende contactpersonen die berichten verzenden zodat ze gemakkelijker te herkennen zijn. Ook het categoriseren van het onderwerp in verschillende kleurgroepen lijkt te helpen het ding recht te houden.
Kleurcode-afzenders
Open Outlook en klik om het bericht te markeren waarvoor u de kleurcode wilt gebruiken.
Ga naar Tools en vervolgens Organiseren.
Manieren om Inbox te organiseren worden geopend en u wilt klikken op Kleuren gebruiken. Nu kunt u de kleur selecteren die u aan die contactpersoon wilt koppelen. U kunt ook een specifieke kleur kiezen voor berichten die alleen naar u zijn verzonden, wat handig is als een manier om onderscheid te maken tussen groeps- en persoonlijke berichten.
Hier is een voorbeeld van wat er met de kleuren kan worden gedaan. Je wilt misschien alleen een paar kleuren maken voor de belangrijkste afzender, ik ben een beetje overboord gegaan met dit voorbeeld.
Kleurcategorieën
Een andere handige manier om uw berichten visueel te ordenen, is door er kleurcategorieën aan toe te voegen. U kunt aanpassen welke e-mailonderwerpen gerelateerd zijn aan elke kleurcategorie.
Het bericht heeft de kleurenbalk van de categorie aan de bovenkant en u kunt met de rechtermuisknop op de balk klikken om de kleur te wijzigen.
U kunt ook met de rechtermuisknop op een bericht klikken onder het gedeelte Categorieën om de categorie te wijzigen.
U kunt elke categorie hernoemen tot wat voor u dan ook logisch is.
Misschien wil je een nieuwe categorie maken voor verschillende mails. Ga naar Actions \ Categorize en All Categories.
Klik in het scherm Kleurcategorieën op Nieuw en geef de categorie een naam en kleur, je kunt er ook een sneltoets aan toewijzen.
Nu kunt u uw e-mailberichten sorteren op basis van het type categorie waarin ze zich bevinden.
Als u snel een blik wilt werpen op uw e-mail om een idee te krijgen van wat er is, kan het nuttig zijn om kleurcategorieën te gebruiken. Hopelijk kan dit je aan de slag helpen met het organiseren van je e-mails, zodat je weet wat de baasjes met puntige haren willen dat je effectiever doet.
