Maak snelkoppelingen of sneltoetsen om snel een e-mail naar een ontvanger te sturen

Als je ooit echt naar je verzonden e-mailmap hebt gekeken, heb je waarschijnlijk een trend opgemerkt: je e-mailt steeds dezelfde mensen! Omdat we grote fans zijn van het automatiseren van repetitieve taken, gaan we vandaag kijken hoe snelkoppelingen kunnen worden gemaakt om automatisch bepaalde ontvangers te e-mailen.

Je kunt zelfs een sneltoets toewijzen om een ​​specifieke persoon op deze manier te e-mailen, of een lijst met mensen e-mailen als je zo geneigd bent.

Maak een snelle e-mailsnelkoppeling

Klik met de rechtermuisknop ergens op het bureaublad en kies Nieuw \ Snelkoppeling in het menu.

Voer in het locatievak het e-mailadres in waarvoor u de snelkoppeling wilt maken, met behulp van de volgende syntaxis:

mailto: [email protected]

Hiermee wordt een snelkoppeling gemaakt om een ​​e-mail te verzenden met de standaard e-mailclient. Op de volgende pagina kun je de snelkoppeling een naam geven, en ik raad aan om iets beschrijvends te gebruiken zoals de naam van de persoon.

Nu heb ik een snelkoppeling die ik kan gebruiken om snel een nieuwe e-mail voor mezelf te openen, met behulp van mijn standaard e-mailclient die toevallig Outlook 2007 is.

Als u met de rechtermuisknop op deze snelkoppeling klikt en Eigenschappen kiest, kunt u ook een sneltoets toevoegen.

Nu kan ik gewoon Ctrl + Alt + 6 gebruiken wanneer ik een e-mail naar mezelf wil sturen. Als ik een bestand wilde bijvoegen, kan ik het gewoon naar het venster slepen (erg handig om back-ups te maken van bepaalde belangrijke bestanden)

Je zou je kunnen afvragen: waarom zou ik mezelf zo vaak mailen dat ik een snelkoppeling nodig heb? Het antwoord is simpel: ik gebruik mijn e-mailclient om veel informatie op te slaan, zoals ideeën, notities of soms zelfs dingen die ik zelf moet onthouden.

Geavanceerde e-mailmailsyntaxis

Soms wil je meer automatiseren dan alleen maar een e-mail openen met het vak Aan dat al is ingevuld. Gelukkig accepteert de mailto-syntaxis veel meer parameters dan alleen het veld Aan ...

Elk van deze parameters kan worden toegevoegd na het eerste veld Aan, met de eerste parameter waarvoor een? karakter ervoor en de volgende vereisen een & karakter. Tip: als u meerdere e-mailadressen in de velden Aan, CC of BCC wilt gebruiken, kunt u ze scheiden met een komma.

Als ik bijvoorbeeld ook een onderwerp zou willen toevoegen, zou ik dit mailto-veld gebruiken:

mailto:? [email protected] subject = Subjectieve!

Zodra ik die eerste parameter heb toegevoegd met de? karakter, misschien wil ik ook een regel toevoegen aan de hoofdtekst van het bericht. In dat geval zou ik een & karakter gebruiken voor de tweede parameter (in dit geval de lichaamsparameter):

mailto: [email protected]? subject = Subjective! & body = Een tekst in het hoofdgedeelte van de e-mail

Hier is nog een voorbeeld voor een goede maatregel:

mailto: [email protected]? [email protected]&subject=Neato Ik kan het onderwerp kiezen & body = Dit is de kern van het bericht

Als u dat voorbeeld voor een snelkoppeling gebruikt, krijgt u het volgende als u op de snelkoppeling klikt:

Dit kan erg handig zijn om een ​​snelkoppeling te maken voor een e-mail die u de hele tijd naar dezelfde persoon stuurt, zoals 'Wilt u lunchen?' Of 'Waar is dat TPS-rapport?'

Een snelle verzendmap aan de taakbalk koppelen

Omdat ik deze snelkoppelingen zo vaak gebruik en ik er nogal wat van heb, heb ik een map gemaakt met de naam "Snel verzenden" om alle snelkoppelingen vast te houden.

Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de taakbalk en kies Werkbalken \ Nieuwe werkbalk en selecteer die map:

Nu heb ik een werkbalk voor snelle toegang die ik rechtstreeks vanuit mijn taakbalk kan gebruiken om snel een e-mail in te schakelen voor een van de mensen die ik vrij vaak e-mail.

Snelkoppeling voor Remember The Milk Quick Task

Voor extra punten: als je een fan bent van de online Todo-lijst Remember the Milk, kun je kijken onder Instellingen \ Info en het Postvak-e-mailadres vinden, waarmee je nieuw Todo-item kunt maken via een speciaal e-mailadres.

Dit is de enige snelkoppeling die ik zo vaak gebruik, dat ik er uiteindelijk ook een sneltoets aan heb toegewezen ...