Vermindering van tijd besteed aan het verzenden en ontvangen van e-mail

Foto door H is voor Thuis

E-mail kan de communicatie vergemakkelijken, maar het kan ook uw tijd verminderen. Leer hoe u inkomende e-mail verwerkt en uitgaande e-mail schrijft om tijd te besparen.

Volgens een enquête uit 2005 bleek uit werknemersgesprekken dat door de tijdverspilling bij e-mail een onderneming met 10.000 werknemers een geschatte $ 152 miljoen aan lonen per jaar verloor.

E-mail heeft duidelijk zijn nadelen. Onduidelijke e-mails leiden werknemers af van belangrijke werkgerelateerde taken, cloud-communicatiekanalen en creëren vaak extra werk. Vermijd de valkuilen van e-mail door de onderstaande suggesties te volgen.

Hoe inkomende e-mail uw tijd kan verspillen

Foto door Dvortygirl

Er zijn veel soorten e-mailberichten die uw tijd kunnen verspillen. Die dat:

Kan uit meerdere berichten worden gekort en tot een gecomprimeerde worden samengevoegd
Heeft geen directe betrekking op jou
Heb betrekking op u, maar niet op een directe manier, waardoor u niet zeker weet hoe of wanneer u moet reageren (en tijd opslokt)
Richt u niet om actie te ondernemen (wat niet productief is)
Leid en / of moedig u aan om tijd op internet te verspillen
Zijn niet geschikt voor de e-mail en zijn logischer via een dynamisch communicatiekanaal, zoals een zakelijke vergadering of een ander formaat dat beter geschikt is voor de inhoud (zoals een document met veel informatie)

Hoe inkomende e-mail efficiënt te verwerken

Om e-mails efficiënt te kunnen lezen en verwerken, moet u zich concentreren op twee dingen: het achterhalen van de e-mail (of het ontbreken van) en bepalen welke actie moet worden ondernomen.

Stap 1: Zoek het bericht (of gebrek) uit

Wanneer u een nieuwe e-mail leest, neem dan zo weinig mogelijk tijd om erachter te komen:

Of de spreker u direct of indirect aanspreekt
Of de spreker u heeft verteld wat zij van u verwachten
Of dat op een duidelijke manier gebeurt
Of het algemene bericht voor u relevant is
Of het algemene bericht geschikt lijkt, gezien de context van uw relatie met de afzender (of het ontbreken van, als ze bijvoorbeeld een zakelijke relatie proberen te starten)

Dit zal u helpen na te gaan wat de boodschap van de e-mail is en hoe u wilt reageren. Dat wil zeggen, als u van plan bent om in de eerste plaats te reageren.

Het is vooral belangrijk om op te merken of de spreker een of meer dingen doet die je kunnen verleiden kostbare tijd te verspillen, zoals:

Onduidelijk zijn over wat ze proberen te zeggen
Taal gebruiken op een verwarrende of eufemistische manier om te voorkomen dat er in concrete bewoordingen wordt gesproken (bijv. "Ik denk dat we op een bepaald moment een hart in ons hart moeten hebben" versus "Kun je me deze week bellen zodat we over iets belangrijks kunnen praten? “)
Wandelend of aflopend onderwerp
Informatie opnemen die niet van uw zaak is, ongepast, beledigend of onsamenhangend
Cc of bcc'ing u op berichten die niet relevant voor u zijn
Herhaal hetzelfde bericht via verschillende e-mails, of herhaal wat er al eerder is behandeld in eerdere berichten dan e-mail
Schrijven over iets dat je al hebt besproken en opgelost - op een vergeetachtige of onzorgvuldige manier

Wees in dit soort situaties bijzonder voorzichtig om op een effectieve manier te reageren, zodat u minder tijd kwijt bent aan de communicatie. Omdat het gemakkelijk is om de bovenstaande dubbelzinnige e-mailscenario's uw tijd te laten leegmaken.

Stap 2: Bepaal welke actie moet worden ondernomen

Nadat je weet waar het bericht over gaat, zoek je de meest productieve manier om te reageren. Hier zijn enkele typische antwoorden:

Het gesprek verplaatsen naar een beter communicatiemedium zoals telefoon- en conferentiegesprekken
Reageren op een terugkerende vraag van meerdere mensen - niet via e-mail - maar via een medium met meer informatie dat kan worden gedeeld, zoals een Google-document
Niet reageren op berichten die niet duidelijk maken wat de spreker van u verwacht (zelfs als het een beetje onbeleefd aanvoelt)
Onduidelijke berichten aanpakken met directe en korte concrete vragen, zoals: "Wanneer wilt u dat het rapport wordt voltooid?" Of "Hoe zou u willen dat ik een bijdrage leverde aan dit project?"
De telefoon opnemen en de persoon bellen wanneer er zich een drama of een communicatiestoring voordoet - het ophalen via e-mail duurt slechts langer en kan het conflict versterken

Stap 3: Ga terug naar de taak

Het belangrijkste is dat u, nadat u op een e-mail reageert (die kan bestaan uit niet reageren en in plaats daarvan het bericht verwijderen), weer op uw taak moet reageren. Ga naar de volgende e-mail die in je inbox wacht, of schakel over en ga terug naar daadwerkelijk werk in plaats van te reageren op de verzoeken van andere mensen.

Hoe het verzenden van e-mail uw tijd kan verspillen

Foto door Adikos

Bovendien zijn er vele soorten e-mailberichten jij stuurt dat kan je tijd verspillen. Die dat:

Worden onnodig ingepast in verschillende berichten, die elk tijd en gedachte vragen om op te maken, in plaats van een allesomvattende boodschap
Heeft geen directe relatie met de ontvanger, wat een verspilling van inspanning van uw kant is
Zijn niet duidelijk genoeg en putten uit lange e-mailconversaties en / of misverstanden of helemaal geen productieve actie (wat betekent dat u later tijd zult moeten besteden aan het opnieuw starten van het gesprek)
Richt de ontvanger niet op enige actie, wat onproductief is
Leid en moedig de ontvanger aan om tijd op het web te verspillen, wat betekent dat hij hetzelfde van u aanmoedigt
Zijn niet geschikt voor het e-mailformaat, maar kunnen beter worden gecommuniceerd via een realtime gesprek of via een document met instructies of informatie, zoals een handleiding, blogartikel, pagina met veelgestelde vragen, bedrijfsrapport of PowerPoint-presentatie

Efficiënt e-mail verzenden

Als u e-mails wilt schrijven die op de lange termijn uw tijd niet verspillen (om nog maar te zwijgen over de tijd van uw ontvanger), moet u zich concentreren op vijf dingen: een duidelijk bericht overbrengen, uw ontvanger vragen om stappen te ondernemen, een goede structuur te gebruiken, te bewerken voordat je op Verzenden drukt en effectief opvolgt.

Stap 1: Krijg duidelijk zicht op uw bericht

Voordat je een e-mail opstelt, moet je het bericht duidelijk maken. Bepalen:

Wat wil je communiceren?
Waarom je het wilt communiceren
Welke actie wilt u dat uw ontvanger neemt?
Hoe je hen het beste kunt overhalen om dergelijke actie te ondernemen

Hier zijn enkele veelvoorkomende redenen om e-mail te verzenden:

Om iemand aan een deadline te herinneren
Om iemand schriftelijke instructies te geven over een taak
Om een snelle vraag te stellen die adequaat kan worden beantwoord door te schrijven
Om een snelle vraag te beantwoorden die adequaat kan worden beantwoord door te schrijven
Tijdgevoelige informatie doorgeven
Beschikbare data aanbieden voor het plannen van een vergadering
Om na een vergadering op te volgen en waardering te tonen

In al deze voorbeelden, behalve de laatste, wilt u dat uw ontvanger actie onderneemt (zelfs als dat alleen maar op u reageert).

Soms lijkt de actie geen actie. Misschien wil je:

Geef een fooi mee voor je collega
Laat je vrienden weten dat je veilig bent geland op je reisbestemming
Geef een korte update over hoe het met u gaat op uw nieuwe bestemming en hoe u in de komende weken kunt worden bereikt

In elk van deze situaties vertel je je ontvanger niet om een bepaalde actie te ondernemen. Het is echter impliciet dat van hen wordt verwacht dat ze geen actie ondernemen, zolang u de e-mail correct sluit, of op zijn minst door uw naam te ondertekenen. Ze begrijpen dat de communicatie eenvoudig kan eindigen met uw e-mail; dat ze niet hoeven te reageren.

Stap 2: vraag uw ontvanger om actie te ondernemen

Om effectieve e-mails te schrijven die u tijd besparen, moet u ze actiegericht maken. En u moet ervoor zorgen dat uw ontvanger duidelijk is over welke actie van hem wordt verwacht.

Als je hier niet op mikt, maar je levensverhaal probeert te spellen of uitlegt waarom je voor het volgende iPhone-model kiest in plaats van de nieuwste iPhone-versie, kun je tijd besparen omdat het schrijven van pennen een veel denkwerk en tijd.

Richt u op het volgende wanneer u e-mail actiegericht maakt:

Termijnen vaststellen
Schema's voor onvoorziene gebeurtenissen schetsen
Het aanbieden van potentiële opties voor de volgende actie (bijvoorbeeld tijden waarop u beschikbaar bent voor een persoonlijke vergadering, locaties waar u beschikbaar bent om te ontmoeten)
Een mening geven wanneer erom wordt gevraagd
Een verzoek doen dat geschikt is om te schrijven en dat eigenlijk handiger is dan het gebruik van een andere communicatiemethode
Een reeks aanwijzingen geven voor een taak die uw ontvanger heeft afgesproken

Wees proactief en assertief bij het uitzetten van uitvoerbare stappen. Stel geen vragen met een open einde tenzij er geen andere optie is. Omdat open vragen het tegenovergestelde zijn van bruikbare inhoud.

Hier zijn enkele voorbeelden:

In plaats van uw ontvanger te vragen om u hun schema te geven (en daarbij een e-mail te verspillen) - begin met het verzenden van uw beschikbare vergadertijden.
In plaats van uw ontvanger te vragen wat zij van een bepaalde zakelijke beslissing vinden, schetst u de mogelijke beslissing en vraagt u om feedback over het ontwerp; op die manier hoeven ze zelf niet iets te bedenken en hebben ze in plaats daarvan iets om mee te werken

U houdt e-mail actiegericht door duidelijke instructies aan de lezer te geven en de inhoud actiegericht in plaats van open te houden.

Het belangrijkste is dat u ervoor zorgt dat elke actie die u van uw lezer verwacht, duidelijk wordt gecommuniceerd. Ga er niet van uit dat ze weten dat je deze week een vergadering wilt opzetten, alleen bied je je beschikbare tijden aan. Ga er niet vanuit dat ze weten voor welke taakopdracht uw instructies gelden. Geef dit expliciet weer en laat hen weten wat je wilt dat ze doen.

Stap 3: Maak een goede structuur

Als je je boodschap duidelijk hebt gedefinieerd en je het actiegericht hebt gemaakt, is het tijd om het zo te organiseren dat die duidelijkheid en je bruikbare verzoeken worden overgebracht.

De leden: Een algemene regel die moet worden gevolgd, is om de leden onder vijf zinnen te houden. Het is niet alleen moeilijk om je te concentreren op lange paragrafen terwijl het lezen van het web, maar onhandige paragrafen geven de ontvanger de kans om focus te verliezen en misschien missen de belangrijkste punten. Dit leidt vervolgens tot slordige of redundante reacties, waardoor het communicatiekanaal wordt vertroebeld.

Zinnen: Gebruik de actieve stem bij het schrijven van zinnen. Houd de zinnen kort en to the point. Vermijd af te gaan op raaklijnen of onnodig uw redenering of gevoelens over dingen uit te leggen. Blijf in plaats daarvan bij de feiten en welke actie u van uw ontvanger vraagt.

Woorden: Probeer geen grote woorden of jargon te gebruiken, tenzij u weet dat uw publiek ze zal begrijpen. Vermijd moppen en culturele verwijzingen die verkeerd kunnen worden begrepen, omdat alles dat gemakkelijk kan worden geïnterpreteerd een potentiële belemmering vormt voor effectieve communicatie.

Vermijd extra woorden en kwalificerende zinnen. "Gezien de huidige situatie waarin dit momenteel gebeurt, denk ik dat het misschien verstandig is om ..." is een kwalificerende verklaring die niet alleen woorden en tijd verspilt, maar ook afleidt van de echte boodschap. Geef in plaats daarvan gewoon uw aanbeveling aan zonder deze te moeten kwalificeren.

Nog een voorbeeld: "Ik vroeg me af of ik je kon vragen ..." Snijd deze zin uit en stel gewoon de vraag. Het verhoogt ook je zelfvertrouwen, omdat je niet onbewust toestemming zult vragen om proactief te communiceren.

Interpunctie: Houd interpunctie eenvoudig. Kwalificerende woorden en zinsdelen zijn alleen efficiënt wanneer ze worden gebruikt om beleefdheid te betrachten na het initiëren van communicatie met iemand met wie je een zakelijke of persoonlijke relatie wilt hebben. In dergelijke gevallen wil je niet noodzakelijkerwijs aanstaande zijn, maar gebruik je beleefde zinnen om respect voor hun tijd te tonen.

Minimaliseer het gebruik van komma's - dit helpt je natuurlijk om de zinnen kort te houden. Voorkom lui op tekst geïnspireerd spreken, met overmatig gebruik van punt-stip-puntjes en opeenvolgende komma's. Gebruik in plaats daarvan je zinnen met correct Engels en gebruik contracties als het zinvol is, omdat ze het lezen beter laten verlopen.

Houd daarnaast rekening met punctuatielijsten met opsommingstekens en een streepjeslijn om hoofdsecties (waaronder een of meer alinea's) op te splitsen..

Kogelpunten en sectie-einden verbeteren de webleesbaarheid en helpen u uw boodschap duidelijker te organiseren.

Stap 4: Bewerken vóór verzending

Neem voordat u een e-mail verzendt 1-2 minuten de tijd om het voor te lezen. Dit zal je helpen om fouten te maken of ongemakkelijke delen op te merken die je normaal gesproken niet persoonlijk zou zeggen. Verwijder die extra woorden en vereenvoudig interpunctie. Maak een opsomming van lijsten en verminder uw alinea's.

Wanneer u de volgende vragen met een "ja" kunt beantwoorden, bent u klaar om op "verzenden" te klikken:

Is het bericht duidelijk??
Zijn verwachtingen uitvoerbaar en duidelijk vermeld?
Kan mijn ontvanger mijn bericht ontvangen? Succes betekent dat zij weten welke reactie van hen verwacht wordt.
Als de rollen zijn omgekeerd, zou ik dit bericht met succes kunnen ontvangen?

Stap 5: Effectief opvolgen

Bovendien, wees proactief in het opvolgen van uw e-mails. Als iemand niet reageert op een rechtstreeks verzoek, verspil dan geen tijd met afvragen wat er is gebeurd. Stuur in plaats daarvan een beleefde maar directe follow-up e-mail om met hen in te checken. Pas de hierboven genoemde principes toe. En verspil niet teveel tijd aan het proberen om een reactie te krijgen; als de ontvanger niet met u communiceert, weet dan wanneer u verder moet gaan of in persoon in de persoon moet komen.

Gebruik e-mail om tijd te besparen

E-mail kan u veel tijd besparen als u weet hoe u het efficiënt moet gebruiken. En dit geldt zowel voor het verzenden als voor het ontvangen van berichten.

E-mail kan het best worden gebruikt om bruikbare berichten af te leveren die voldoende worden gecommuniceerd via schrijven. Als u profiteert van de voordelen van e-mail en de vele tijdverspillende valkuilen vermijdt, dient dit als een krachtig hulpmiddel.