The Gimmicks vergeten Hier is de beste manier om uw Gmail-inbox te organiseren
E-mail inbox gimmicks blijven opduiken. Eerst introduceerde Google Postvak Prioriteit, en nu gebruikt het categorietabs. Dropbox heeft Mailbox gekocht, waarmee je je inbox verandert in een to-do-lijst. Microsoft Outlook.com heeft een Sweep-functie waarmee uw inbox automatisch wordt gereinigd.
Dit zijn allemaal pogingen om uw e-mailinbox voor u te beheren. Deze gimmicks zijn nooit zo slim als uzelf, dus u kunt uw e-mail veel slimmer maken door een actievere rol te spelen.
We zullen hier Gmail gebruiken, maar de principes moeten vergelijkbaar zijn voor elke e-mailclient.
Gebruik een klassiek postvak IN
Ten eerste verwijderen we alle gimmicky inbox die Gmail vandaag gebruikt. Deze inboxen krijgen nooit de juiste categorieën en prioriteiten. Ze dwingen je om al je e-mail door te nemen om ervoor te zorgen dat je niets mist en moedigen je aan om steeds spamloze nutteloze e-mails te ontvangen door ze onder het tapijt te vegen.
Als je een meer klassieke inbox in Gmail wilt gebruiken, klik je op het tandwielpictogram en selecteer je Instellingen. Klik op het tabblad Inbox, klik op het vakje Inbox en selecteer eerst Ongelezen. Alle tabbladen en prioriteitsopties verdwijnen.
Afmelden voor e-mail die u niet interesseert
Als tabbladencategorieën en -prioriteiten zijn uitgeschakeld, wordt al uw e-mail in één grote stapel gesorteerd. Al die nutteloze e-mails over sociale netwerken en nieuwsbrieven die je niet interesseren, staan in je inbox, samen met je echte belangrijke e-mails.
Dit is goed - in plaats van alleen maar vegen e-mails die je niet onder het tapijt wilt zien, moet je voorkomen dat ze volledig aankomen.
Overweeg het type e-mails dat u niet wilt zien. Veelvoorkomende soorten nutteloze e-mails bevatten Facebook- en Google+ meldingen, promotionele e-mails en nieuwsbrieven die u mogelijk per ongeluk hebt aangemeld. Wanneer een e-mail die u niet wilt zien binnenkomt, opent u deze en gebruikt u de link Afmelden - u vindt deze meestal helemaal onderaan in de e-mail - om u af te melden voor de e-mail en te voorkomen dat deze in de toekomst aankomt.
(Houd er rekening mee dat u de link Afmelden niet moet gebruiken als een e-mail daadwerkelijk spam is, omdat de spammer dit als een teken neemt dat iemand de e-mail leest en nog meer spam op uw manier verzendt. Klik op de knop Spam als het een echte spam-e-mail is en klik op Afmelden als het een legitieme organisatie is.)
Natuurlijk, het afmelden is iets meer vooraf gedaan, maar het maakt uw e-mail op de lange termijn veel beter beheersbaar. Wanneer een e-mail die je niet interesseert, binnenkomt, gebruik dan de link Abonnement opzeggen en voorkom direct dat toekomstige e-mails binnenkomen.
Stuur nutteloze e-mails die u niet kunt uitschrijven voor de prullenbak
Volgens de Amerikaanse wetgeving (met name de CAN-SPAM-wet) is het eigenlijk illegaal voor een bedrijf om geen uitschrijflink in hun e-mails te verstrekken, zodat u zich kunt afmelden voor toekomstige e-mails. Sommige bedrijven hebben de notitie echter niet gekregen of geven er niet om. In plaats van gerechtelijke stappen te ondernemen om van hun e-maillijsten af te komen, kunt u eenvoudig een filter maken dat alle toekomstige e-mails van hen naar uw prullenbak stuurt, waar u ze niet hoeft te zien.
Als u met een dergelijke e-mail in Gmail te maken hebt, opent u deze, klikt u op de koppeling Meer en selecteert u Berichten filteren zoals deze. Stem uw filter af om e-mails te blokkeren - als u bijvoorbeeld niet geïnteresseerd bent in het ontvangen van andere e-mails van die afzender, kunt u filteren op basis van hun e-mailadres. Gebruik uw filter om al dergelijke e-mails naar de prullenbak te verzenden.
Archiveer automatisch e-mails die u niet wilt zien
Sommige e-mails zijn belangrijk om te hebben, maar je wilt ze misschien toch niet zien. Online winkels kunnen u bijvoorbeeld telkens een bevestiging sturen als u iets van hen koopt. Het is goed om dergelijke bonnen te hebben voor het geval je ze nodig hebt, maar als je vaak producten koopt en dergelijke e-mails nooit wilt zien, wil je misschien voorkomen dat ze je inbox in de eerste plaats bereiken.
Dit is van toepassing op veel verschillende soorten e-mail, bijvoorbeeld dat PayPal u elke keer dat u geld opneemt een e-mail stuurt van 'We transfereren geld naar uw bank'. Mogelijk wilt u deze e-mail voor uw administratie, maar wilt u deze misschien niet in uw inbox zien.
Als u dergelijke e-mails automatisch archiveert zodra ze binnenkomen, kunt u dit proces op de automatische piloot zetten. Open een dergelijke e-mail, klik op de knop Meer in Gmail en selecteer Berichten filteren zoals deze. Stem je filter af op de e-mails die je wilt vangen - waarschijnlijk op basis van het onderwerp, als het altijd hetzelfde is. Laat Gmail de e-mails automatisch archiveren en markeer ze als gelezen zodat ze je niet lastig vallen.
Je kunt Gmail ook automatisch een label laten toepassen, zoals 'Automatisch gearchiveerd' of een specifiek label. Zo kunt u de e-mails in de toekomst snel vinden als u ze echt nodig heeft.
Automatische labels instellen
Als je dit proces hebt gevolgd, had je het aantal inkomende e-mails moeten kunnen verminderen. Nu helpen we u de e-mails te sorteren die u belangrijk vindt.
Dit onderdeel is optioneel, maar het kan helpen als u veel e-mail ontvangt, met name voor verschillende doeleinden. U hebt bijvoorbeeld meerdere Gmail-accounts in één postvak IN gecombineerd en ontvangt al uw persoonlijke en zakelijke e-mails op dezelfde plaats.
Probeer filters te maken die automatisch uw inkomende e-mail in specifieke labels sorteren. U kunt bijvoorbeeld e-mails van uw bank automatisch een "Bank" -label krijgen. U kunt persoonlijke e-mails krijgen met een 'persoonlijk' label en werk-e-mails krijgen een label 'Werk'. Ontvangsten voor gekochte producten kunnen een label 'Inkomsten' krijgen. Het is niet nodig om dit onderdeel handmatig te doen - stel gewoon Gmail in, zodat het uw e-mail automatisch in categorieën voor u zal sorteren.
Kleur al deze labels in kleur en u kunt uw e-mailclient automatisch uw e-mails laten categoriseren en in één oogopslag laten zien waar ze vandaan komen. Als u een label in Gmail een kleurcode wilt geven, klikt u op het kleurvak in het linkerdeelvenster en selecteert u een nieuwe kleur.
Met een dergelijk labelsysteem kun je zelfs de Gmail-app op Android en e-mailmeldingen op andere platforms alleen laten weten wanneer nieuwe berichten op belangrijke labels aankomen, waardoor een overload aan meldingen wordt voorkomen.
Als er bepaalde e-mails zijn die u wilt markeren - misschien e-mails van uw baas of echtgenoot - kunt u een filter instellen om berichten van die afzender automatisch ster te laten zien wanneer ze arriveren. Je kunt een Postvaktype met het label 'Met ster' selecteren in je Gmail-instellingen voor het Postvak IN, zodat dergelijke belangrijke e-mails automatisch boven in je Postvak IN terechtkomen. Dit zou precies gebeuren volgens de manier waarop je Gmail configureert - je zou niet moeten vechten met het prioriteitssysteem van het postvak IN en proberen Gmail te leren wat echt belangrijk is.
Dit is geen set-it-and-forget-it-proces. Natuurlijk, na het afmelden van e-mail of het instellen van een filter, zal uw e-mailclient actie ondernemen tegen alle inkomende e-mail, maar er zullen altijd nieuwe typen e-mails arriveren. U moet actie ondernemen om uw abonnement op te zeggen en ze correct te filteren, zodat uw e-mailinbox niet opnieuw ongeorganiseerd wordt.
E-mailgimmicks proberen dit proces te automatiseren - ze proberen automatisch e-mails te verbergen die u niet wilt zien, markeren wat belangrijk is en categoriseren uw e-mail voor u. Maar met een beetje meer up-front werk, kunt u uw e-mailinbox zo instellen dat het precies werkt zoals u het wilt, waardoor deze gimmicks niet meer nodig zijn.
