Go Paperless Stop met afdrukken van alles en geniet van het digitale leven

Het "papierloze kantoor" dat ons werd beloofd, lijkt nooit voor veel mensen te zijn aangekomen. De realiteit is echter dat er vandaag een papierloos kantoor is, als u er gebruik van wilt maken.

Als u nog steeds iemand bent die e-mails, webpagina's en andere documenten afdrukt, kunt u nu stoppen. Er zijn betere manieren om uw informatie bij te houden en deze sneller te raadplegen - u kunt niet zoeken naar woorden op fysieke stukjes papier, tenslotte.

De zaak tegen afdrukken

Afdrukken is kostbaar en onhandig, en vereist vaak dure inktpatronen, printerpapier en nieuwe printers wanneer die goedkope inkjetprinter onvermijdelijk faalt. Al dat papier wordt rommel dat goed moet worden georganiseerd, anders kun je nooit vinden waar je naar op zoek bent. Je hebt er geen toegang toe als je niet op kantoor bent, je kunt er niet doorheen zoeken en je hebt maar één exemplaar zodat je in de problemen bent als er ooit iets mee gebeurt.

Afdrukken was nodig toen computers zware stenen waren die aan een bureau hingen. We lopen nu rond met computers in onze zakken, tablets die de grootte van een stuk papier kunnen benaderen, en cloudservices die een back-up kunnen maken van al uw documenten op al uw apparaten. U kunt zoeken naar documenten die u hebt opgeslagen met de woorden die ze bevatten, zodat u een ingewikkeld bestandssysteem niet hoeft in te stellen en te beheersen.

Hoe niet te printen

Wij geeks zijn misschien al lang gestopt met afdrukken, maar er zijn veel mensen die nog steeds regelmatig e-mails en webpagina's afdrukken. We zullen proberen enkele tips te geven die u wegwijs maken bij de printer en een nieuwe manier bieden om informatie op te slaan en te organiseren die logisch is.

Maak een digitale archiefkast: Ten eerste wilt u bepalen waar u dingen wilt opslaan in plaats van ze af te drukken. Het helpt om één consistente locatie te hebben waarin u alles kunt opslaan. We raden een soort cloudservice aan die op al uw apparaten wordt gesynchroniseerd, zodat u ze zowel op smartphones en tablets als op uw pc kunt gebruiken. Veel mensen gebruiken Evernote als hun archief voor al hun notities en documenten, maar u kunt er ook voor kiezen om op te slaan naar een cloudopslagdienst zoals Dropbox, Google Drive of Microsoft OneDrive. Als u echt de voorkeur geeft aan lokale opslag, kunt u uw bestanden opslaan in een enkele map op uw pc - maar maak er een back-up van. Dit zal minder handig zijn omdat je bestanden handmatig naar je andere apparaten moet kopiëren als je ze elders wilt bekijken.
Afdrukken naar PDF: Alles wat u wilt afdrukken - of het nu een bon, document, e-mail of webpagina is - kan worden afgedrukt naar een PDF-bestand. Eerst moet u een PDF-printer op uw Windows-computer installeren. U kunt vervolgens het afdrukproces gewoon doorlopen en de virtuele PDF-printer selecteren. Je krijgt een bestand dat je kunt opslaan in bijvoorbeeld Evernote of Dropbox.

E-mails afdrukken: E-mails kunnen op dezelfde manier naar PDF worden afgedrukt. Je kunt ook proberen ze in de hoofdrol te zetten (als je Gmail gebruikt) of door ze toe te voegen aan een speciale map of label waar je ze later kunt raadplegen. Je kunt deze e-mails later openen vanaf elk apparaat met een e-mailclient - printen is niet nodig.
Webpagina's afdrukken: Als u webpagina's afdrukt om later naar te verwijzen, kunt u deze in plaats daarvan naar PDF afdrukken. U kunt ze ook als bladwijzer instellen om ze later te bekijken (uw bladwijzers kunnen op al uw apparaten worden gesynchroniseerd). Als u de webpagina later wilt lezen, gebruikt u een service zoals Pocket of Instapaper om een lijst met dingen te maken die u wilt lezen. Dergelijke services nemen een webpagina, zetten deze om naar een leesbaar artikel met alleen tekst en slaan deze zelfs offline op mobiele apparaten op, zodat u de webpagina later kunt lezen zonder dat u hoeft af te drukken.
Kaarten afdrukken: U hoeft geen kaarten af te drukken als u een smartphone met gps heeft. Als u Google Maps gebruikt, kunt u zich aanmelden bij de Google Maps-app en een lijst met zoekopdrachten bekijken die u op de Google Maps-website op uw pc hebt gemaakt. Je zou de kaart natuurlijk ook gewoon naar PDF kunnen afdrukken.
Documenten faxen: Sommige verkalkte oude bedrijven vragen nog steeds om faxen. U kunt een service zoals HelloFax gebruiken om faxen via internet te verzenden. HelloFax biedt vijf gratis faxen per maand - dit zou meer dan genoeg moeten zijn voor thuisgebruikers die slechts af en toe een bedrijf moeten faxen.
Wanneer iemand aandringt op afgedrukte documenten: Helaas staan sommige organisaties nog steeds op afgedrukte documenten. Er is gewoon geen mogelijkheid om dit te omzeilen. Als ze geen PDF per e-mail willen opnemen, moet u wellicht afdrukken.
Wat te doen met uw oude papieren documenten: Het is gemakkelijker om op papierloze wijze vooruit te gaan in plaats van te besluiten al uw oude papieren documenten methodisch te converteren naar digitale versies - dat kan veel werk zijn. Niettemin kunt u uw oude documenten scannen naar PDF-bestanden met een scanner.

Uw digitale bestanden gebruiken

Uw digitale werkruimte heeft nu een aantal voordelen die papier niet heeft:

backup: Van uw bestanden wordt een back-up gemaakt als u ze hebt opgeslagen met een service zoals Evernote, Dropbox, Google Drive of SkyDrive. Als uw huis afbrandt, verliest u uw belangrijke documenten niet.
Zoeken: U kunt gemakkelijk door al uw elektronische documenten zoeken om de documenten te vinden die u nodig hebt, zonder door bergen papier te zoeken. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive en zelfs Windows - ze hebben allemaal functies voor zoeken in volledige tekst.
Overal toegang: Uw papieren zijn overal toegankelijk vanaf een pc, smartphone of tablet. Als je niet thuis bent en iets wilt opzoeken, kun je dat doen via je smartphone in plaats van naar huis te gaan en je papieren te doorzoeken.
Geen rommel: U hoeft zich geen zorgen te maken over het opslaan, organiseren, ruimte maken voor en het decoderen van uw documenten.
Geen afdrukkosten: Als u geen dure inkt, goedkope printers en stapels printerpapier hoeft te kopen, bespaart u geld.

Natuurlijk kunnen sommige documenten te gevoelig zijn om online te worden opgeslagen. In dergelijke situaties kunt u altijd codering gebruiken: maak een gecodeerde container en sla deze op in een service zoals Dropbox, Google Drive of SkyDrive. Mensen hebben het wachtwoord nodig voordat zij toegang hebben tot uw documenten.

Image Credit: Sarah Kolb-Williams op Flickr, cellanr op Flickr, jeremyfoo op Flickr