Hoe u sequentiële gegevens automatisch opvult in Excel met de vulhendel
Met de vulhendel in Excel kunt u automatisch een lijst met gegevens (getallen of tekst) in een rij of kolom invullen door de hendel te verslepen. Dit kan u veel tijd besparen bij het invoeren van opeenvolgende gegevens in grote werkbladen en u productiever maken.
In plaats van het handmatig opnieuw invoeren van getallen, tijden of zelfs dagen van de week, kunt u de functies voor automatisch aanvullen (de vulgreep of de opdracht Vullen op het lint) gebruiken om cellen in te vullen als uw gegevens een patroon volgen of zijn gebaseerd op gegevens in andere cellen. We laten u zien hoe u verschillende typen gegevensreeksen kunt vullen met de functies voor Automatisch Aanvullen.
Vul een lineaire reeks in aangrenzende cellen
Een manier om de vulgreep te gebruiken, is door een reeks lineaire gegevens in te voeren in een rij of kolom van aangrenzende cellen. Een lineaire reeks bestaat uit getallen waarbij het volgende getal wordt verkregen door een "stapwaarde" toe te voegen aan het nummer ervoor. Het eenvoudigste voorbeeld van een lineaire reeks is 1, 2, 3, 4, 5. Een lineaire reeks kan echter ook een reeks decimale getallen zijn (1,5, 2,5, 3,5 ...), waarbij de getallen met twee afnemen (100, 98, 96). ...), of zelfs negatieve getallen (-1, -2, -3). In elke lineaire reeks voegt u dezelfde stapwaarde toe (of trekt deze af).
Laten we zeggen dat we een kolom met opeenvolgende nummers willen maken, met een oplopende volgorde in elke cel. U kunt het eerste nummer typen, op Enter drukken om naar de volgende rij in die kolom te gaan en het volgende nummer in te voeren, enzovoort. Zeer vervelend en tijdrovend, vooral voor grote hoeveelheden gegevens. We besparen onszelf enige tijd (en verveling) door de vulgreep te gebruiken om de kolom te vullen met de lineaire cijferreeks. Hiertoe typt u een 1 in de eerste cel in de kolom en selecteert u die cel. Let op het groene vierkant in de rechterbenedenhoek van de geselecteerde cel? Dat is de vulgreep.
Wanneer u met uw muis over de vulgreep beweegt, verandert deze in een zwart plusteken, zoals hieronder weergegeven.
Met het zwarte plusteken boven de vulgreep, klikt en sleept u de hendel omlaag in de kolom (of recht over de rij) totdat u het aantal cellen bereikt dat u wilt vullen.
Wanneer u de muisknop loslaat, ziet u dat de waarde is gekopieerd naar de cellen waarover u de vulgreep hebt gesleept.
Waarom vulde het niet de lineaire reeks (1, 2, 3, 4, 5 in ons voorbeeld)? Wanneer u standaard één getal invoert en vervolgens de vulgreep gebruikt, wordt dat nummer gekopieerd naar de aangrenzende cellen, niet verhoogd.
OPMERKING: als u snel de inhoud van een cel boven de momenteel geselecteerde cel wilt kopiëren, drukt u op Ctrl + D of typt u de inhoud van een cel links van een geselecteerde cel door op Ctrl + R te drukken. Wees gewaarschuwd dat het kopiëren van gegevens uit een aangrenzende cel gegevens vervangt die zich momenteel in de geselecteerde cel bevinden.
Als u de kopieën wilt vervangen door de lineaire serie, klikt u op de knop 'Opties voor automatisch vullen' die wordt weergegeven wanneer u klaar bent met het slepen van de vulgreep.
De eerste optie, Cellen kopiëren, is de standaardoptie. Dat is waarom we eindigden met vijf 1s en niet met de lineaire reeks van 1-5. Om de lineaire reeks te vullen, selecteren we "Fill Series" in het pop-upmenu.
De andere vier 1s zijn vervangen door 2-5 en onze lineaire reeks is gevuld.
U kunt dit echter doen zonder de Fill-reeks te selecteren in het menu Auto Fill Options. In plaats van slechts één cijfer in te voeren, voert u de eerste twee cijfers in de eerste twee cellen in. Selecteer vervolgens die twee cellen en sleep de vulgreep totdat u alle cellen hebt geselecteerd die u wilt vullen.
Omdat u twee stukjes gegevens hebt gegeven, weet deze de stapwaarde die u wilt gebruiken en vult u de resterende cellen dienovereenkomstig in.
U kunt ook op de vulgreep klikken en slepen met de knop rechts muisknop in plaats van links. Je moet nog steeds "Fill Series" selecteren in een pop-upmenu, maar dat menu wordt automatisch weergegeven als je stopt met slepen en laat de rechtermuisknop los, dus dit kan een handige snelkoppeling zijn.
Vul een lineaire reeks in naast elkaar liggende cellen met behulp van het vulcommando
Als u problemen ondervindt bij het gebruik van de vulgreep of als u liever de opdrachten op het lint gebruikt, kunt u de opdracht Vullen op het tabblad Start gebruiken om een reeks in aangrenzende cellen te vullen. De opdracht Vullen is ook handig als u een groot aantal cellen vult, zoals u later zult zien.
Als u de opdracht Opvullen op het lint wilt gebruiken, voert u de eerste waarde in een cel in en selecteert u die cel en alle aangrenzende cellen die u wilt vullen (naar beneden of naar boven in de kolom of naar links of rechts over de rij). Klik vervolgens op de knop "Vullen" in het gedeelte Bewerken van het tabblad Start.
Selecteer "Series" in het vervolgkeuzemenu.
Selecteer in het dialoogvenster Serie of u de reeks in rijen of kolommen wilt. Selecteer voor nu in het vak Type "Lineair". We bespreken de opties voor groei en datum later en de optie Automatisch aanvullen kopieert de waarde eenvoudigweg naar de andere geselecteerde cellen. Voer de "Stapwaarde" of de stap voor de lineaire reeks in. Voor ons voorbeeld verhogen we de nummers in onze reeks met 1. Klik op "OK".
De lineaire reeks wordt ingevuld in de geselecteerde cellen.
Als u een heel lange kolom of rij hebt die u met een lineaire reeks wilt vullen, kunt u de waarde Stop in het dialoogvenster Serie gebruiken. Hiertoe voert u de eerste waarde in de eerste cel in die u voor de reeks in de rij of kolom wilt gebruiken en klikt u nogmaals op "Vullen" op het tabblad Start. Naast de opties die we hierboven hebben besproken, geeft u de waarde op in het vak "Stopwaarde" dat u wilt als de laatste waarde in de reeks. Klik vervolgens op "OK".
In het volgende voorbeeld plaatsen we een 1 in de eerste cel van de eerste kolom en worden de nummers 2 tot 20 automatisch ingevoerd in de volgende 19 cellen.
Vul een lineaire reeks terwijl je rijen overslaat
Om een volledig werkblad leesbaarder te maken, slaan we soms rijen over en plaatsen lege rijen tussen de rijen met gegevens. Hoewel er lege rijen zijn, kunt u de vulgreep nog steeds gebruiken om een lineaire reeks met lege rijen te vullen.
Als u een rij wilt overslaan bij het invullen van een lineaire reeks, voert u het eerste getal in de eerste cel in en selecteert u vervolgens die cel en een aangrenzende cel (bijvoorbeeld de volgende cel beneden in de kolom).
Sleep de vulhendel vervolgens naar beneden (of over) totdat u het gewenste aantal cellen hebt ingevuld.
Als u klaar bent met het slepen van de vulgreep, ziet u dat uw lineaire reeks om de andere rij wordt gevuld.
Als u meer dan één rij wilt overslaan, selecteert u eenvoudig de cel met de eerste waarde en selecteert u vervolgens het aantal rijen dat u direct na die cel wilt overslaan. Sleep vervolgens de vulgreep over de cellen die u wilt vullen.
U kunt ook kolommen overslaan wanneer u rijen vult.
Vul formules in aangrenzende cellen
U kunt ook de vulgreep gebruiken om formules door te geven aan aangrenzende cellen. Selecteer eenvoudig de cel met de formule die u in aangrenzende cellen wilt vullen en sleep de vulgreep naar beneden in de cellen in de kolom of langs de cellen in de rij die u wilt vullen. De formule wordt gekopieerd naar de andere cellen. Als u relatieve celverwijzingen hebt gebruikt, zullen deze overeenkomstig worden gewijzigd om naar de cellen in hun respectieve rijen (of kolommen) te verwijzen.
U kunt ook formules invullen met de opdracht Vullen op het lint. Selecteer eenvoudig de cel met de formule en de cellen die u met die formule wilt vullen. Klik vervolgens op "Invullen" in het gedeelte Bewerken van het tabblad Start en selecteer Omlaag, Rechts, Omhoog of Links, afhankelijk van de richting waarin u de cellen wilt vullen.
OPMERKING: de gekopieerde formules zullen niet opnieuw worden berekend, tenzij u automatische berekening van de werkmappen hebt ingeschakeld.
U kunt ook de sneltoetsen Ctrl + D en Ctrl + R gebruiken, zoals eerder besproken, om formules naar aangrenzende cellen te kopiëren.
Vul een lineaire reeks door te dubbelklikken op het vulhandvat
U kunt snel een lineaire gegevensreeks in een kolom vullen door te dubbelklikken op de vulgreep. Wanneer u deze methode gebruikt, vult Excel alleen de cellen in de kolom op basis van de langste aangrenzende kolom met gegevens op uw werkblad. Een aangrenzende kolom in deze context is elke kolom die Excel tegen de rechter- of linkerkant van de kolom aan het vullen is, totdat een lege kolom is bereikt. Als de kolommen direct aan beide zijden van de geselecteerde kolom leeg zijn, kunt u de methode met de dubbele klik niet gebruiken om de cellen in de kolom te vullen. Als standaard ook enkele cellen in het bereik van cellen die u vult al gegevens hebben, worden alleen de lege cellen boven de eerste cel met gegevens gevuld. In de onderstaande afbeelding is er bijvoorbeeld een waarde in cel G7, dus wanneer u dubbelklikt op de vulgreep in cel G2, wordt de formule alleen naar beneden gekopieerd via cel G6.
Vul een groeiserie (geometrisch patroon)
Tot nu toe hebben we het hebben over het vullen van lineaire reeksen besproken, waarbij elk getal in de reeks wordt berekend door de stapwaarde toe te voegen aan het vorige getal. In een groeireeks of een geometrisch patroon wordt het volgende getal berekend met vermenigvuldigen het vorige nummer met de stapwaarde.
Er zijn twee manieren om een groeiserie te vullen, door de eerste twee getallen in te voeren en door het eerste getal en de stapwaarde in te voeren.
Methode één: Voer de eerste twee getallen in de groeiserie in
Als u een groeiserie wilt vullen met de eerste twee getallen, geeft u de twee getallen op in de eerste twee cellen van de rij of kolom die u wilt vullen. Klik met de rechtermuisknop en sleep de vulgreep over zoveel cellen als u wilt vullen. Als u klaar bent met het slepen van de vulgreep over de cellen die u wilt vullen, selecteert u 'Groeistrend' in het pop-upmenu dat automatisch wordt weergegeven.
OPMERKING: voor deze methode moet u twee cijfers invoeren. Als u dat niet doet, wordt de optie Groeitrend grijs weergegeven.
Excel weet dat de stapwaarde 2 is uit de twee getallen die we in de eerste twee cellen hebben ingevoerd. Dus elk volgend nummer wordt berekend door het vorige nummer met 2 te vermenigvuldigen.
Wat als u met deze methode wilt beginnen met een ander nummer dan 1? Als u bijvoorbeeld de bovenstaande reeks op 2 wilt starten, voert u in de eerste twee cellen 2 en 4 in (omdat 2 × 2 = 4). Excel zou uitzoeken dat de stapwaarde 2 is en de groeiserie voortzetten vanaf 4 vermenigvuldigend elk volgend aantal met 2 om de volgende in lijn te krijgen.
Methode twee: Voer het eerste getal in de groeiserie in en geef de stapwaarde op
Als u een groeireeks wilt vullen op basis van één getal en een stapwaarde, voert u het eerste getal in (het hoeft niet 1 te zijn) in de eerste cel en sleept u de vulgreep over de cellen die u wilt vullen. Selecteer vervolgens "Series" in het pop-upmenu dat automatisch wordt weergegeven.
Selecteer in het dialoogvenster Reeks of u de reeks in rijen of kolommen vult. Onder Type, selecteer: "Groei". Voer in het vak "Stapwaarde" de waarde in waarmee u elk getal wilt vermenigvuldigen om de volgende waarde te krijgen. In ons voorbeeld willen we elk nummer vermenigvuldigen met 3. Klik op "OK".
De groeiserie wordt ingevuld in de geselecteerde cellen, waarbij elk volgend nummer drie keer het vorige getal is.
Vul een reeks met behulp van ingebouwde items
Tot dusverre hebben we besproken hoe een reeks getallen, zowel lineair als groei, moet worden ingevuld. Je kunt series ook invullen met items zoals datums, dagen van de week, weekdagen, maanden of jaren met behulp van de vulgreep. Excel heeft verschillende ingebouwde reeksen die het automatisch kan vullen.
De volgende afbeelding toont enkele van de series die zijn ingebouwd in Excel, uitgebreid over de rijen. De items in vet en rood zijn de beginwaarden die we hebben ingevoerd en de rest van de items in elke rij zijn de uitgebreide reekswaarden. Deze ingebouwde serie kan worden gevuld met behulp van de vulgreep, zoals we eerder hebben beschreven voor lineaire en groeireeksen. Voer eenvoudig de beginwaarden in en selecteer ze. Sleep vervolgens de vulgreep over de gewenste cellen die u wilt vullen.
Vul een reeks data met behulp van de Fill Command
Wanneer u een reeks datums vult, kunt u de opdracht Vullen op het lint gebruiken om de te gebruiken verhoging op te geven. Voer de eerste datum in uw reeks in een cel in en selecteer die cel en de cellen die u wilt vullen. Klik in het gedeelte Bewerken van het tabblad Start op "Invullen" en selecteer vervolgens "Reeks".
In het dialoogvenster Serie wordt de optie Reeks in automatisch geselecteerd om overeen te komen met de reeks cellen die u hebt geselecteerd. Het Type wordt ook automatisch ingesteld op Datum. Als u de toename wilt opgeven die u wilt gebruiken bij het vullen van de serie, selecteert u de eenheid Datum (Dag, Dag van de week, Maand of Jaar). Geef de stapwaarde op. We willen de reeks vullen met elke werkdagdatum, dus we voeren 1 in als de stapwaarde. Klik OK".
De reeks bevat dagen die alleen doordeweeks zijn.
Vul een reeks met aangepaste items
Je kunt ook een serie vullen met je eigen items. Stel dat uw bedrijf kantoren heeft in zes verschillende steden en u gebruikt die stadsnamen vaak in uw Excel-werkbladen. U kunt die lijst met steden toevoegen als een aangepaste lijst waarmee u de vulgreep kunt gebruiken om de reeks te vullen zodra u het eerste item hebt ingevoerd. Om een aangepaste lijst te maken, klikt u op het tabblad "Bestand".
Klik in het backstage-scherm op "Opties" in de lijst met items aan de linkerkant.
Klik op "Geavanceerd" in de lijst met items aan de linkerkant van het dialoogvenster Excel-opties.
Blader in het rechterdeelvenster omlaag naar het gedeelte Algemeen en klik op de knop "Aangepaste lijsten bewerken".
Zodra u in het dialoogvenster Aangepaste lijsten staat, zijn er twee manieren om een reeks aangepaste items te vullen. U kunt de serie baseren op een nieuwe lijst met items die u rechtstreeks in het dialoogvenster Aangepaste lijsten maakt, of op een bestaande lijst die zich al in een werkblad in uw huidige werkmap bevindt. We zullen je beide methoden laten zien.
Methode één: een aangepaste reeks vullen op basis van een nieuwe lijst met items
Zorg ervoor dat in het dialoogvenster Aangepaste lijsten NIEUWE LIJST is geselecteerd in het vak Aangepaste lijsten. Klik in het vak "Lijstvermeldingen" en voer de items in uw aangepaste lijsten in, één artikel op een regel. Zorg ervoor dat u de items invoert in de volgorde waarin u ze in cellen wilt laten invullen. Klik vervolgens op "Toevoegen".
De aangepaste lijst wordt toegevoegd aan het vak Aangepaste lijsten, waar u deze kunt selecteren, zodat u deze kunt bewerken door items toe te voegen aan of te verwijderen uit het lijstitem en nogmaals op "Toevoegen" kunt klikken. U kunt ook de lijst verwijderen door op "Verwijderen" te klikken. Klik OK".
Klik op "OK" in het dialoogvenster Excel-opties.
Nu kunt u het eerste item in uw aangepaste lijst typen, de cel selecteren die het item bevat en de vulgreep over de cellen slepen die u wilt vullen met de lijst. Uw aangepaste lijst wordt automatisch in de cellen ingevuld.
Methode twee: een aangepaste reeks invullen op basis van een bestaande lijst met items
Misschien slaat u uw aangepaste lijst op in een afzonderlijk werkblad in uw werkmap. U kunt uw lijst uit het werkblad importeren in het dialoogvenster Aangepaste lijsten. Als u een aangepaste lijst wilt maken op basis van een bestaande lijst in een werkblad, opent u het dialoogvenster Aangepaste lijsten en zorgt u ervoor dat NIEUWE LIJST is geselecteerd in het vak Aangepaste lijsten, net als bij de eerste methode. Klik voor deze methode echter op de celbereikknop rechts van het vak "Lijst importeren uit cellen".
Selecteer het tabblad voor het werkblad met uw aangepaste lijst onder in het Excel-venster. Selecteer vervolgens de cellen die de items in uw lijst bevatten. De naam van het werkblad en het celbereik worden automatisch ingevoerd in het invoervak Aangepaste lijsten. Klik nogmaals op de celbereikknop om terug te keren naar het volledige dialoogvenster.
Klik nu op "Importeren".
De aangepaste lijst wordt toegevoegd aan het vak Aangepaste lijsten en u kunt deze selecteren en de lijst bewerken in het vak Lijstitems, als u dat wilt. Klik OK". U kunt cellen vullen met uw aangepaste lijst met behulp van de vulgreep, net als bij de eerste methode hierboven.
De opvulling in Excel is een zeer nuttige functie als u grote werkbladen maakt die veel opeenvolgende gegevens bevatten. U kunt uzelf veel tijd en verveling besparen. Gelukkig vullen!
