Hoe u kunt kiezen hoeveel e-mail Outlook-downloads naar uw computer downloaden

U zou kunnen denken dat Outlook al uw e-mail zal weergeven (tenslotte, waarom zou het niet) maar standaard bewaart de Outlook-client het laatste jaar van e-mail op uw computer. Al uw e-mail bestaat nog steeds op de Microsoft Exchange-server, maar is niet zichtbaar in Outlook. Dit is waarom Microsoft deze standaard instelt en hoe u deze kunt wijzigen als u dat wilt.

Notitie: De volgende informatie heeft betrekking op alle versies van Outlook van 2013-2019, inclusief Outlook 365. Het is ook alleen van toepassing als u verbinding maakt met een Microsoft Exchange-server en als u verbinding maakt met Hotmail of Outlook.com. Als u verbinding maakt met een andere service, zoals Gmail of een persoonlijke mailserver, kunt u deze opties configureren, maar Outlook negeert deze.

Waarom geeft Outlook niet al mijn mail weer?

Wanneer u Microsoft Office installeert, wordt uw schijfgrootte gecontroleerd om ervoor te zorgen dat u voldoende ruimte hebt om alle toepassingen te installeren. Het gebruikt die controle ook om een ​​parameter in Outlook in te stellen die bepaalt hoeveel e-mail wordt gedownload naar uw lokale computer, op basis van de volgende schijfformaten:

• Minder dan of gelijk aan 32 GB: Outlook bewaart één maand e-mail op uw systeem.
• Tussen 32 en 64 GB (niet inbegrepen): Outlook behoudt drie maanden e-mail.
• Gelijk aan of groter dan 64 GB: Outlook behoudt 12 maanden e-mail.

Microsoft doet dit omdat e-mail ruimte opneemt op uw harde schijf en als u slechts een kleine harde schijf hebt, wilt u waarschijnlijk niet dat er veel van in beslag wordt genomen door een paar grote bestanden die iemand u twee jaar geleden per e-mail heeft gestuurd. Outlook downloadt nog steeds al uw agenda-afspraken, contacten, taken en al het andere. Deze limiet heeft alleen betrekking op uw e-mail (en uw RSS-feeds).

Als uw e-mailaccount gebruikmaakt van een Microsoft Exchange-server (zoals Hotmail, Microsoft Live, O365 of een groot aantal zakelijke e-mailsystemen), bepaalt deze parameter hoeveel e-mail naar uw computer wordt gedownload. Als u een andere e-mailprovider gebruikt, zoals Google of Yahoo, negeert Outlook deze parameter en wordt al uw e-mail gedownload.

Waar is mijn e-mail en hoe krijg ik er toegang tot?

Het goede nieuws is dat je mail nergens heen is gegaan; het staat nog steeds op je e-mailserver. (Als u niet zeker weet wat een e-mailserver is, is het korte antwoord dat het een krachtige computer is met een grote harde schijf waarop uw e-mailprovider al uw e-mail opslaat. We hebben een langer antwoord geschreven dat de moeite van het lezen waard is .) U hebt op elk gewenst moment toegang tot uw e-mail (zolang u internettoegang hebt) via Outlook of, afhankelijk van uw versie van Outlook, via een webinterface.

Als u uw e-mail in Outlook wilt bekijken, scrolt u omlaag naar de onderkant van de map. Als er meer e-mails op de e-mailserver staan, wordt er een bericht weergegeven dat je dit laat weten.

Druk op "Klik hier om meer te bekijken over Microsoft Exchange" en Outlook zal de rest van uw e-mails naar uw computer downloaden. Zorg dat je voldoende schijfruimte hebt om ze allemaal te downloaden!

Als u Office 365 hebt, kunt u uw e-mails ook openen via de Outlook-webapp. Omdat de web-app in essentie slechts een venster is op de Exchange Server, worden al uw e-mails weergegeven. Als u Outlook op het werk gebruikt, moeten uw IT-ondersteuningsmedewerkers u kunnen helpen toegang te krijgen tot de Outlook-webapp. Als je thuis bent, ga je naar Office.com en log je daar in. U hebt toegang tot Outlook en andere web-apps waartoe u toegang hebt nadat u bent ingelogd.

Kan ik de standaardwaarde wijzigen??

Ja, dat kan. Ga in Outlook naar Bestand> Accountinstellingen en selecteer vervolgens "Accountinstellingen" in het vervolgkeuzemenu.

Selecteer in het venster Accountinstellingen het account waarvoor u de standaard wilt wijzigen (u hebt waarschijnlijk maar één account) en klik vervolgens op de knop 'Wijzigen'.

In het venster Account wijzigen dat wordt geopend, ziet u dat de "Exchange-modus met cache gebruiken" is ingeschakeld. U moet laat dit ingeschakeld, anders wordt er geen e-mail naar uw computer gedownload. Verplaats de schuifregelaar 'E-mail om offline te blijven' naar de gewenste periode.

De opties zijn:

• Drie dagen
• Een week
• Drie weken
• Een maand
• Drie maanden
• Zes maanden
• Een jaar
• Twee jaar
• Vijf jaar
• Allemaal

Opmerking: de opties drie dagen, één week en twee weken zijn niet beschikbaar in Office 2013, maar in latere versies.

Kies "Alles" als u wilt dat Outlook al uw e-mail naar uw computer downloadt, of kies welke waarde voor u werkt. (Als u de schuifregelaar niet kunt wijzigen, heeft uw beheerder deze waarde mogelijk opzettelijk ingesteld en heeft u deze niet meer kunnen wijzigen.)

Nadat u uw keuze hebt gemaakt, klikt u op "Volgende" en Outlook waarschuwt u dat het opnieuw moet worden opgestart.

Klik op "OK", sluit het venster Accountinstellingen en start Outlook opnieuw. Afhankelijk van de hoeveelheid mail die het moet downloaden, kan het een tijdje duren voordat Outlook elke map bijwerkt. U ziet een bericht onder aan Outlook omdat het e-mail naar elke map downloadt.

En dat is het; u bent klaar. Outlook downloadt nu al uw e-mail (of hoeveel u ook hebt geselecteerd) vanaf nu.