E-mail opstellen en verzenden in Outlook 2013
Outlook is vrij synoniem met e-mail. Daarom wilt u, naast alle andere functies, ervoor zorgen dat u weet hoe u deze zo efficiënt mogelijk met e-mail kunt gebruiken.
We behandelen al een tijdje aspecten van Outlook en grijze dierenartsen zullen dit allemaal al weten, maar nieuwe gebruikers, zoals gebruikers die moeten weten hoe Outlook in een kantooromgeving moet worden gebruikt, moeten wellicht weten hoe ze Outlook moeten gebruiken dagelijks. Dat gezegd hebbende, het is een veelzijdige en volwassen e-mailtoepassing die Windows-gebruikers in hun toolbox zouden moeten hebben.
Omdat er zoveel te leren valt, hebben we weinig tijd te verliezen, dus laten we meteen beginnen met het opstellen en verzenden van berichten, evenals een overzicht van alle opties die u kunt aanpassen om Outlook een nuttiger en aangenamere ervaring te maken.
Snel een bericht opstellen en verzenden
Als je de basisprincipes van Outlook wilt of moet begrijpen, hebben we daar een handige handleiding voor beginners voor geschreven. We raden u aan het te lezen als Outlook geheel nieuw voor u is.
Anders kunt u vanuit het Postvak IN van Outlook op de knop "Nieuwe e-mail" klikken of "CTRL + N" gebruiken.
Het resulterende nieuwe berichtenvenster zou vrij eenvoudig moeten zijn. Als u ooit Microsoft Word of een vergelijkbaar tekstbewerkingsprogramma hebt gebruikt, zullen de Basic Text-functies u ongetwijfeld bekend voorkomen.
Op dit punt geeft u aan naar wie u uw bericht verzendt, stelt u uw bericht samen en klikt u op de knop 'Verzenden'. Dat is allemaal goed en wel als je gewoon een eenmalig bericht componeert en dan ben je er klaar mee, maar er is meer aan de hand dan dat.
Een opfriscursus voor contactpersonen
Wanneer u een nieuwe e-mail opstelt, is het eerste dat u waarschijnlijk doet, uw ontvanger of ontvangers in te voeren. U kunt dit doen door simpelweg hun e-mailadres (sen) in te typen of u kunt klikken op "Naar ..." en namen kiezen uit uw adresboek.
Onthoud dat als u snel twee of meer adressen tegelijk wilt kiezen, houd CTRL ingedrukt en klik op elke naam die u wilt selecteren, en kies vervolgens uw adresopties: To en Cc (of Bcc). Als u al uw ontvangers hebt geselecteerd, klikt u op 'OK'.
Als je nog geen adresboek hebt, hebben we je gedekt. U kunt uw contactpersonen importeren in Outlook vanuit uw Gmail- of vergelijkbare e-mailservice.
Het antwoordadres wijzigen
Stel dat u meer dan één e-mailaccount hebt gekoppeld aan Outlook. Hoe verzendt u e-mail van uw andere accounts?
U zult opmerken dat er op de "From" -knop een klein pijltje staat. Klik op die knop en u ziet uw andere accounts in een vervolgkeuzelijst, zodat u een ander e-mailaccount kunt kiezen.
U kunt ook een e-mailaccount gebruiken die niet is gekoppeld aan Outlook, bijvoorbeeld als u de computer van iemand anders gebruikt of als u uw computer op het werk gebruikt en antwoorden wilt routeren naar uw persoonlijke account..
Als je dit doet, houd dan een paar dingen in gedachten. Ten eerste, welk bericht u ook verzendt, wordt gekopieerd naar de map Verzonden berichten, dus u mag niets persoonlijks verzenden, tenzij u van plan bent het te verwijderen en de prullenmand te legen. Ook als u een bericht van uw werk verstuurt, zullen ze het waarschijnlijk op hun mailserver opslaan.
Handtekeningen en Stationair
U bent misschien al bekend met het concept van handtekeningen, of u kunt ze zelfs zelf gebruiken. In feite zijn handtekeningen speciale voorgecompositeerde stukjes tekst die u aan elk bericht kunt toevoegen. Dit kunnen uw contactgegevens zijn, essentiële informatie over een product of evenement dat u promoot, of alleen een diepgaande quote die u echt leuk vindt.
In dit voorbeeld gaan we een handtekening toevoegen waarin toekomstige vakantieplannen worden beschreven. We voegen deze handtekening toe aan alle e-mails die afkomstig zijn van ons werkaccount, maar niet aan antwoorden en doorsturen.
Vanaf hier, totdat u de handtekening met behulp van deze instellingen verwijdert, verschijnt uw vakantiewaarschuwing telkens wanneer u een nieuw e-mailbericht opstelt.
Stationair?
Handtekeningen zijn eenvoudig genoeg om erachter te komen, maar hoe zit het met stationair? Zolang het daar is, laten we het bespreken. Zoals met handtekeningen, hebt u waarschijnlijk een of andere vorm van e-mail gezien, maar in feite werkt het als volgt: aangezien u e-mail verzendt als HTML, kunt u met stationair alleen achtergronden, verschillende lettertypestijlen en kleuren toewijzen aan uw berichten.
Je ziet hier hoe dit werkt. We hebben het thema "Beren" uit de lijst geselecteerd, wat ons een achtergrond geeft met teddyberen die hem versieren.
Als je op je werk bent, kun je natuurlijk afzien van berichten met teddyberen en dergelijke, maar als je wilt dat je berichten echt opvallen, kun je de stationaire functie gebruiken om een aantal zeer aantrekkelijke resultaten te creëren..
Berichten beantwoorden en doorsturen
Berichten beantwoorden en doorsturen is eenvoudig en je hebt waarschijnlijk al de antwoordtools op het lint opgemerkt.
Je ziet het antwoord, antwoordt alles (gebruik voorzichtigheid) en stuurt opties door, die redelijk vanzelfsprekend zijn, maar hoe zit het met de andere opties?
Als u op "Vergadering" klikt, kunt u een vergadering aanvragen wanneer u antwoordt; bekijk alle opties die je krijgt als je dit doet.
We gaan de bijeenkomsten in meer detail bespreken in een artikel waar we de kalenders van Outlook bespreken.
Opties voor beantwoorden en doorsturen instellen
Laten we de opties voor beantwoorden en doorsturen openen voor een snelle blik. Er zijn verschillende manieren waarop je kunt veranderen hoe originele berichten eruit zien wanneer je antwoordt of doorstuurt, of dat het als bijlage wordt toegevoegd of helemaal niet.
U kunt ook instellen hoe antwoorden en forwards worden geopend en of uw opmerkingen vooraf zijn gegaan met uw naam.
Rest van de Outlook-e-mailopties
Er zijn nog veel andere dingen gaande in de e-mailopties, dus voordat we je vandaag verlaten, willen we wat tijd besteden om erover te praten.
Hier zijn enkele basisdingen, zoals editoropties voor het wijzigen van de manier waarop u berichten, spelling en autocorrectie-opties en handtekening- en stationaire opties samenstelt, die we al hebben aangeroerd.
Veel van deze opties openen voor subopties. Als u bijvoorbeeld op 'Editoropties ...' klikt, ontdekt u een hele reeks verdere selectievakjes (opgesplitst in twee categorieën, Proofing en Advanced) om door te bladeren.
Als u omlaag scrolt, zijn er aankomstopties voor berichten om te selecteren hoe Outlook u waarschuwt wanneer berichten in uw inbox aankomen.
Evenals hoe Outlook items markeert als gelezen wanneer u het leesvenster gebruikt.
U kunt zelf bepalen hoe vaak berichten automatisch worden opgeslagen, waar ze worden opgeslagen, enzovoort.
Wanneer u berichten verzendt, wat gebeurt er dan? Selecteer met de opties "Verzend berichten" de standaard belangrijkheids- en gevoeligheidsniveaus, automatische naamcontrole en een flink aantal andere kleine maar duidelijke aanpassingen die u kunt aanbrengen in uw gebruikerservaring..
Als u geïnteresseerd bent in het volgen van berichten, zijn er manieren om dat ook aan te passen. U kunt hier bijvoorbeeld leesbevestigingen inschakelen, die u een melding sturen wanneer iemand uw e-mail leest.
Ten slotte vinden we enkele opties om uw berichtenindeling te wijzigen, die u waarschijnlijk nooit zult gebruiken.
De andere opties hebben enkele handige functies, zoals het tonen van plakopties (mogelijk irritant) en of de volgende en vorige links in berichtkoppen moeten worden getoond bij het lezen van meerdere berichten in uw inbox (waarschijnlijk nuttig).
Er zijn ook opties om in te stellen hoe het programma het opruimen van gesprekken uitvoert, maar we zullen dat en andere aspecten van het beheren van Outlook-mail in een volgend artikel behandelen.
E-mail is zo'n integraal onderdeel van Outlook, het is geen wonder dat er veel manieren zijn om het te configureren. Onnodig om te zeggen, terwijl u leert om Outlook te gebruiken, zult u merken dat u af en toe terugkeert naar de opties om bepaalde aspecten van hoe e-mail wordt geformatteerd en zich gedraagt te wijzigen.
We zijn nog niet klaar met het verkennen van Outlook, we hebben nog steeds veel te bieden, zoals de manier waarop u zult omgaan met het verzenden en ontvangen van bijlagen, agenda's, taken en nog veel, veel meer. Voorlopig willen we graag meer van je horen, dus neem even de tijd om ons een kort berichtje te sturen op ons discussieforum.
