Hoe maak je een Vacation Away-bericht voor (bijna) elke e-mailaccount
Als je de stad uitgaat, wil je misschien een notitie plaatsen in je e-mail om mensen te laten weten dat je niet beschikbaar bent, of om iemand anders te contacteren terwijl je weg bent.
De meeste e-maildiensten bieden een manier om een automatisch antwoord te sturen op inkomende berichten wanneer u niet beschikbaar bent om uw e-mail te controleren. Hier leest u hoe u een autoresponder voor de meest populaire e-maildiensten instelt.
Als het aankomt op het instellen van een vakantie-responder, zit u in een van een paar boten:
- Je hebt een Gmail-account, een Microsoft (outlook.com, live.com of hotmail.com) account of een Yahoo-account dat responders ondersteunt.
- U bent verbonden met een Microsoft Exchange Server en kunt de Out Of Office-assistent gebruiken.
- U hebt een POP3 / IMAP-e-mailaccount dat responders niet ondersteunt, bijvoorbeeld van uw internetprovider of een andere service.
We laten u zien hoe u een vakantie-responder kunt instellen in Gmail, Yahoo, Windows 10 Mail (voor Microsoft-accounts), Outlook.com, Outlook voor Windows (voor IMAP- en POP3-accounts), Exchange en zelfs in Apple Mail voor Mac (voor IMAP- en POP3-accounts).
Een afwezigheidsresponder instellen in Gmail
Voor degenen onder u die een Gmail-adres hebben of zelfs een klein bedrijf hebben dat Google Apps gebruikt, is het instellen van een afwezigheidsbericht in Gmail eenvoudig. Meld u aan bij uw Gmail-account, klik op het menu Instellingen in de rechterbovenhoek van uw scherm en selecteer Instellingen. Wanneer de pagina Instellingen wordt geopend op een nieuw tabblad, scrolt u omlaag totdat u een gedeelte met de naam Vakantie-antwoordapparaat ziet. De opties zijn erg intuïtief. Zet gewoon de Vacation responder aan, selecteer de eerste dag en de laatste dag (indien van toepassing) en voer een onderwerp en een bericht in. Als u niet wilt dat het antwoord van de vakantie uitgaat naar iemand die u een e-mail stuurt, vinkt u het selectievakje 'Alleen een antwoord verzenden naar mensen in mijn contacten' aan om alleen het vakantiereactie toe te staan aan mensen in uw lijst met Google-contactpersonen.
Een Yahoo Vacation-responder instellen
Om een vakantiereactie in Yahoo Mail in te stellen, opent u een browser en logt u in op uw Yahoo Mail-account. Klik vervolgens op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van het browservenster en klik op 'Instellingen' in de vervolgkeuzelijst. Klik in het dialoogvenster Instellingen op "Vakantie-antwoord" in de lijst met opties aan de linkerkant en vink het selectievakje "Automatische reactie tijdens deze datums inschakelen (inclusief)" aan. Kies de datums Van en Tot en voer het automatische antwoord in dat u wilt verzenden. Als u wilt dat een ander antwoord wordt verzonden naar een of meer specifieke domeinen, vinkt u het selectievakje "Andere reactie op e-mails van een specifiek domein" aan, voert u de domeinen in en voert u het bericht in dat moet worden verzonden naar e-mails van die domeinen..
Met Yahoo kun je ook verschillende e-mailreacties hebben op basis van wie het gaat doen. Vink het selectievakje 'Verschillende antwoorden op e-mails van een specifiek domein' aan en voeg e-maildomeinen toe waarvoor u een ander antwoord wilt.
Klik op "Opslaan" onder aan het dialoogvenster Instellingen als u klaar bent. Uw vakantierespons wordt automatisch verzonden tijdens de opgegeven data.
Automatische antwoorden instellen in Windows 10 Mail voor Microsoft e-mailaccounts
Met Windows 10 Mail kunt u alleen vakantiereacties instellen voor Microsoft-e-mailaccounts, waaronder Outlook, Live, Com, Hotmail.com en Office 365-accounts. Om een vakantiereactie in te stellen in Windows 10 Mail, opent u de app en klikt u op het tandwielpictogram in de linkerbenedenhoek van het venster. Klik vervolgens op 'Automatische antwoorden' in het paneel 'Instellingen' rechts en selecteer het account waarvoor u automatische antwoorden wilt verzenden via de vervolgkeuzelijst 'Selecteer een account'. Klik op de schuifknop 'Automatische antwoorden verzenden' zodat deze donkergrijs wordt en Aan wordt weergegeven. Voer het bericht in dat u als automatisch antwoord wilt verzenden in het vak onder de schuifregelaar. Als u wilt dat het antwoord alleen wordt verzonden naar mensen in uw lijst met contactpersonen, vinkt u het vakje "Alleen antwoorden op mijn contacten verzenden" aan. U kunt automatische antwoorden instellen voor alle ondersteunde accounts in Mail, maar u moet dit voor elk afzonderlijk doen.
Een automatisch antwoord instellen op Outlook.com
Als u een automatisch antwoord wilt instellen op Outlook.com, gaat u naar http://www.outlook.com in uw favoriete browser en meldt u zich aan bij het Microsoft-e-mailaccount waarvan u een automatisch antwoord wilt verzenden. Klik vervolgens op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van de Outlook.com-pagina en selecteer 'Automatische antwoorden' in de vervolgkeuzelijst. Klik op 'Automatische antwoorden verzenden' in het deelvenster dat aan de rechterkant van het venster wordt weergegeven. Stel de starttijd en eindtijd in en voer het bericht in dat u automatisch wilt verzenden. Selecteer eventuele andere opties die u wilt, bijvoorbeeld of u automatische antwoorden wilt laten verzenden die alleen naar mensen in uw lijst met contactpersonen worden verzonden of naar iedereen die u een e-mail stuurt.
Wanneer u klaar bent met het instellen van uw automatische antwoord, klikt u op 'OK' boven in het deelvenster. Uw aangepaste bericht wordt nu automatisch uitgeschakeld tijdens de periode die u instelt als reactie op ontvangen e-mails die voldoen aan de vereisten die u stelt.
OPMERKING: U kunt Outlook.com alleen gebruiken met Microsoft e-mailaccounts-live.com, outlook.com, hotmail.com en msn.com.
Een Vacationrea-antwoordapparaat voor Microsoft Exchange Server instellen in Outlook
Als u verbonden bent met een Microsoft Exchange Server (meestal op uw werk), kunt u gebruikmaken van de Out Of Office-assistent, wat hetzelfde is als een vrijetijdsreponder. Om dit in te stellen, klik je op het tabblad "Bestand" om de backstage-weergave te openen en klik je op de knop "Automatische antwoorden".
Vanaf hier is het opzetten van een vakantie-responder vrij eenvoudig. Klik eenvoudig op de optie "Stuur automatische antwoorden" en vink het selectievakje "Alleen verzenden tijdens dit tijdsbereik" aan als u de automatische antwoorden op een specifiek tijdsbestek wilt beperken. Selecteer de data en tijden voor "Starttijd" en "Eindtijd". Vervolgens kunt u een bericht invoeren om 'Inside My Organization' of 'Outside My Organization' of beide te verzenden.
Een Vacation Responder instellen voor IMAP- of POP3-accounts in Outlook voor Windows
Als u niet verbonden bent met een Exchange-server op uw werk, maar misschien Outlook thuis gebruikt, kunt u een vakantieresponder opzetten via Outlook. Dit werkt echter alleen als uw pc actief blijft terwijl u weg bent, dus u kunt het beste controleren of uw e-mailaccount de respondenten op hun webmailservice ondersteunt. Zo niet, dan doet Outlook het goed.
Voor het instellen van een afwezigheidsreactie in Outlook voor Windows, moet u eerst een e-mailsjabloon instellen met het bericht dat u wilt verzenden. Als u een e-mailsjabloon wilt maken, maakt u in feite een nieuw e-mailbericht, voert u het bericht in dat u wilt opslaan (zonder Aan, Cc, Bcc of Onderwerp) en slaat u het bericht vervolgens op als een Outlook-sjabloon. Nadat u uw e-mailsjabloon hebt gemaakt, maakt u een regel waarmee die e-mailsjabloon automatisch wordt verzonden naar e-mails die binnen een bepaald datumbereik worden ontvangen.
Wanneer iemand u nu een e-mail stuurt, wordt de sjabloon die u hebt geselecteerd automatisch naar hem verzonden tijdens het door u opgegeven tijdsbestek.
Een afwezigheidsantwoord instellen in Apple Mail voor Mac (IMAP of POP3)
Apple Mail heeft geen ingebouwde functie voor afwezigheidsreacties, maar u kunt een of meer regels instellen om automatisch aangepaste antwoorden naar inkomende e-mails te sturen voor IMAP- of POP3-accounts die u aan de app hebt toegevoegd. Om een afwezigheidsantwoord in te stellen voor een e-mailaccount in Apple Mail, stelt u een regel in op het scherm Regels in het dialoogvenster Voorkeuren (ga naar Mail> Voorkeuren en klik vervolgens op de knop "Regels"), met voorwaarden die u moet doorlopen worden voldaan (het account waarvoor u automatische antwoorden wilt verzenden) en de uit te voeren actie (beantwoord het bericht met een specifieke berichttekst). U kunt ook andere voorwaarden toevoegen, zoals controleren of de afzender in uw contacten staat of niet, of controleren of het veld Aan een specifiek e-mailadres heeft.
De afwezigheidsreactieregel die u maakt, kan actief of inactief worden gemaakt op het scherm Regels door het vakje naast de regel in of uit te schakelen. Omdat u geen datumbereik voor een regel kunt instellen, moet u de regel handmatig inschakelen wanneer u deze wilt uitvoeren en vervolgens uitschakelen wanneer u niet meer wilt dat deze wordt uitgevoerd. Dus zorg ervoor dat u het selectievakje voor de regel in het dialoogvenster Voorkeuren uitschakelt wanneer u terugkeert van uw vakantie of zakenreis.
Zolang de regel actief is, wordt elke e-mail die wordt ontvangen die aan de geselecteerde voorwaarden voldoet, beantwoord met het aangepaste bericht dat u hebt ingesteld. Elke afzender ontvangt het automatische antwoord telkens wanneer hij u een e-mail stuurt.
OPMERKING: u moet Apple Mail geopend laten op uw Mac zodat de regel kan worden uitgevoerd. Als u Apple Mail sluit, worden de automatische antwoorden niet verzonden, maar wel zodra u Apple Mail opnieuw opent en e-mailberichten ontvangt in uw inbox voor het account dat in de regel is geselecteerd. Het zou beter zijn om een vacation responder op te zetten in de webmailinstellingen van uw e-mailservice, indien beschikbaar, zodat u uw computer niet hoeft aan te zetten.
