Hoe u uw Outlook-account aan iemand kunt delegeren

Het is vaak genoeg om uw agenda in Outlook te delen en in veel bedrijven zijn alle Outlook-agenda's standaard zichtbaar voor het hele kantoor. Maar u kunt iemand een veel hoger niveau van zichtbaarheid en controle geven door uw account te delegeren, zodat zij vergaderingen en e-mails voor u kunnen maken en erop kunnen reageren. Laten we kijken hoe het werkt.

Om uw mailbox aan iemand te delegeren, klikt u op Bestand> Accountinstellingen en vervolgens op de opdracht "Toegang delegeren".

Dit opent het venster Deelnemers, dat de eerste keer dat u het opent leeg is. Klik op de knop "Toevoegen" om een ​​gedelegeerde in te stellen.

Hiermee wordt de algemene adreslijst (de lijst van alle mensen in uw bedrijf) geopend, zodat u een afgevaardigde kunt kiezen. (U kunt uw account niet delegeren aan iemand buiten uw e-maildomein, wat betekent dat als uw e-mailadres [email protected] is, u uw postvak alleen kunt delegeren aan iemand met een e-mailadres dat eindigt op "@ mijnbedrijf.com. “)

Selecteer de persoon aan wie u delegeert en klik vervolgens op "OK" om de gemachtigde rechten te openen.

De standaardmachtigingen geven de gemachtigde Editor-rechten aan uw agenda en takenlijst, maar staan ​​geen toegang toe tot uw postvak IN, contactpersonen of notities. U kunt echter de standaardmachtiging voor een van deze categorieën wijzigen. De opties zijn:

• Geen: De afgevaardigde heeft geen toegang.
• Recensent: De gedelegeerde kan items lezen, maar deze niet bewerken.
• Schrijver: De gedelegeerde kan items lezen en maken en items die ze maken wijzigen en verwijderen (zoals vergaderverzoeken of taken).
• Editor: De gedelegeerde kan alles doen wat een auteur kan doen en kan ook de items wijzigen en verwijderen die u hebt gemaakt.

Als u alleen wilt dat uw afgevaardigde uw agenda beheert (en taken, die aan andere mensen kunnen worden toegewezen), werken de standaardmachtigingen prima. De optie 'Gedelegeerde ontvangt kopieën van aan vergaderingsgerelateerde berichten die naar mij zijn verzonden' is ingeschakeld, dus de gedelegeerde heeft geen toegang tot uw Postvak IN nodig. Vergaderverzoeken en antwoorden worden automatisch naar hen verzonden wanneer deze is ingeschakeld.

Uw afgevaardigde ziet geen vergaderingen of afspraken die u hebt gemaakt en gemarkeerd als privé; ze zullen gewoon zien dat er een privéafspraak is. Als u wilt dat ze uw privéafspraken zien (en bewerken), schakelt u de optie 'Gedelegeerde kan mijn privéitems bekijken' in.

Ten slotte is het meestal een goed idee om de optie 'Een bericht automatisch verzenden om deze rechten samenvatten te delegeren' in te schakelen, zodat de gemachtigde weet dat ze toegang hebben tot uw postvak.

Klik op OK om terug te keren naar het deelvenster Deelnemers. De drie opties aan de onderkant die grijs werden weergegeven voordat u een deelnemer hebt toegevoegd, zijn nu beschikbaar.

De standaardoptie-vergaderverzoeken worden verzonden naar uw afgevaardigden, en een kopie wordt naar u verzonden voor naslagwerken voor de meeste mensen, maar ga naar een van de andere opties als u dat wilt.

Zodra u op "OK" klikt, wordt uw gemachtigde toegevoegd. Ze kunnen nu uw mailbox toevoegen aan hun Outlook-profiel en toegang krijgen tot alles wat u hen toegang heeft verleend.