Hoe te filteren welke items Outlook-downloads van Exchange

Als u beperkte schijfruimte of een langzame internetverbinding hebt, wilt u misschien beperken wat Outlook downloadt. We hebben u laten zien hoe u de items beheert die Outlook downloadt op basis van de leeftijden van de items, maar dat is niet erg flexibel. Het werkt ook alleen voor e-mails in uw postvak (en, voor Outlook 2016 en later, voor het delegeren van postvakken), dus als u toegang hebt tot openbare of gedeelde mappen of als u veel agenda-evenementen en -taken hebt, hebt u andere optie. Stap naar voren mapsynchronisatie, waarmee u de dingen die Outlook downloadt, filtert op map-voor-mapbasis.

Notitie: Mapsynchronisatie werkt met alle ondersteunde versies van de Outlook-client wanneer u bent verbonden met een Microsoft Exchange Server, waaronder Hotmail of Outlook.com. Als u verbinding maakt met een andere service, zoals Gmail of een persoonlijke e-mailserver, kunt u deze opties configureren, maar Outlook negeert deze.

U kunt de synchronisatie-opties voor een map openen door op Map> Mapeigenschappen te klikken.

U kunt ook met de rechtermuisknop op de map in het navigatievenster klikken en vervolgens op de opdracht "Eigenschappen" klikken.

Ga in het eigenschappenvenster van de map naar het tabblad "Synchronisatie".

Het goede nieuws is dat er maar één ding te doen is op dit tabblad: maak je filter aan. Klik op de knop "Filter" om het filtervenster te openen en aan de slag te gaan.

In het venster Filter kunt u de voorwaarde (of voorwaarden) kiezen waaraan een bericht moet voldoen om in Outlook voor deze map te downloaden. Elke e-mail die niet aan deze voorwaarden voldoet, bestaat nog steeds op de server en u kunt deze e-mails openen via de web-app Outlook of Outlook online.

Elke map kan verschillende synchronisatiefilters hebben, dus als u een filter in uw Inbox maakt, heeft dat geen gevolgen voor een andere map. U moet voor elke map een afzonderlijk filter maken, dus het is alleen zinvol om dit in mappen met veel items te gebruiken.

Op dit moment zit mijn inbox vol e-mails waarin ik ben gekrikt over dingen die niet zo belangrijk zijn, dus we gaan een filter maken dat alleen e-mails synchroniseert die naar mij zijn verzonden en waar ik de enige persoon ben die op de post is " Naar "regel.

Hiertoe voegt u een naam toe aan het vak 'Verzonden aan', schakelt u het selectievakje 'Waar ik ben' in en selecteert u 'de enige persoon op de regel' in het vervolgkeuzemenu aan de rechterkant.

Klik op de knop "OK" en er verschijnt een waarschuwingsbericht.

Dit bericht betekent dat alle e-mails die overeenkomen met uw filter worden gedownload naar de map en dat e-mails die niet overeenkomen met uw filter worden verwijderd uit de lokale map. De e-mails die niet overeenkomen, worden niet verwijderd. Ze zijn nog steeds beschikbaar in de Outlook-webapp en als u uw filter wijzigt of verwijdert, kan Outlook ze opnieuw downloaden.

Klik op "OK" in het bericht en vervolgens op "OK" in het eigenschappenvenster. Start Outlook opnieuw en het filter moet onmiddellijk worden toegepast, hoewel het in mappen met duizenden e-mails enige tijd kan duren om opnieuw te synchroniseren. Nadat uw e-mailfilter is gesynchroniseerd, kunt u uw postvak verdichten om de ruimterespons te maximaliseren.

Om het filter te verwijderen, gaat u terug naar het filtervenster en klikt u op de knop "Alles wissen". Sluit de geopende vensters en start Outlook opnieuw om de wijzigingen toe te passen.

Deze synchronisatietool is ideaal voor gedeelde postvakken waarin u alleen e-mail wilt zien die naar u of uw team is verzonden. Je kunt het ook gebruiken om te stoppen met het weergeven van e-mails of agenda-evenementen die ouder zijn dan een bepaalde leeftijd, grote bijlagen wegfilteren, stoppen met het synchroniseren van e-mails van bepaalde adressen en nog veel meer. De filtercriteria zijn veel en gevarieerd, dus als u bepaalde e-mails wilt filteren, zou u een combinatie van filtercriteria moeten kunnen vinden waarmee u het kunt doen.