Outlook-meldingen ophalen voor alleen belangrijke e-mails
Microsoft dacht dat ze behulpzaam waren bij het instellen van meldingen voor nieuwe e-mail. Een constant spervuur van meldingen kan echter ook uw gedachtegang verstoren. U kunt de meldingen volledig uitschakelen, of nog beter: u kunt Outlook instellen om u alleen op de hoogte te stellen van belangrijke e-mails.
Hoe een eenvoudige regel te maken
Als u moet reageren op bepaalde mensen, zoals klanten, uw baas of uw gezinsleden, kunt u Regels in Outlook gebruiken om alleen meldingen over bepaalde berichten te ontvangen. U kunt als volgt een regel instellen die alleen e-mailmeldingen van een bepaalde afzender weergeeft.
De eenvoudigste manier om deze regel in te stellen, is om een e-mail van die persoon te vinden. Voor dit voorbeeld zal ik een regel instellen om me op de hoogte te stellen wanneer ik een e-mail van mijn baas ontvang, omdat e-mails van je baas altijd belangrijk zijn, toch? Dus ik klikte met mijn rechtermuisknop op de e-mail van How-To Geeks hoofdredacteur, Whitson Gordon, en selecteer 'Regels' en vervolgens 'Regel maken' in het pop-upmenu..
Selecteer in het dialoogvenster "Regel maken" de voorwaarden waarop u meldingen over nieuwe e-mail wilt ontvangen. Ik wil onmiddellijk meldingen ontvangen over e-mails die ik van Whitson ontvang, dus ik selecteer het eerste selectievakje.
Ik selecteer ook het selectievakje 'Verzonden naar' en zorg ervoor dat mijn naam is geselecteerd in de vervolgkeuzelijst, dus ik ontvang meldingen voor e-mails die door Whitson rechtstreeks aan mij zijn verzonden. Als u geen e-mails wilt ontvangen waarin u CC'ed of een van meerdere ontvangers bent, selecteert u "ik alleen" in de vervolgkeuzelijst "Verzonden aan". Klik op "OK" zodra u uw keuzes hebt gemaakt.
Er verschijnt een dialoogvenster "Succes" met de optie "Voer nu deze regel uit voor berichten die zich al in de huidige map bevinden". Klik OK". Ik wil weten welke e-mails in mijn inbox van Whitson zijn, dus ik selecteer het selectievakje.
Het dialoogvenster "New Mail Alerts" verschijnt en eist onmiddellijke actie. Ik heb momenteel nog maar één e-mail van Whitson in mijn inbox, dus dat is de enige die in dit dialoogvenster wordt vermeld. Als er echter meer e-mails van Whitson waren, zouden ze hier allemaal worden vermeld. Als u rechtstreeks vanuit dit dialoogvenster een e-mail wilt bekijken, selecteert u de e-mail die u wilt bekijken en klikt u op 'Item openen'. Klik op "Sluiten" om het dialoogvenster te sluiten.
Het dialoogvenster "Nieuwe e-mailwaarschuwingen" blijft geopend totdat u op "Sluiten" klikt, zelfs wanneer u een e-mailbericht opent in het dialoogvenster en vervolgens het bericht sluit.
Meer geavanceerde regels maken
Wanneer u regels maakt, kunt u kiezen uit aanvullende, specifiekere opties dan beschikbaar zijn in het hoofdvenster "Regel maken". Open hiervoor het dialoogvenster "Regel maken", zoals eerder in dit artikel is beschreven. Klik vervolgens op "Geavanceerde opties".
Het eerste scherm van het dialoogvenster "Wizard Regels" toont een lijst met gedetailleerde voorwaarden om te controleren. Schakel de selectievakjes in voor de voorwaarden die u wilt controleren op e-mailmeldingen. Ik wil meldingen ontvangen wanneer ik e-mails van Whitson ontvang die alleen naar mij zijn verzonden, dus ik selecteer deze voorwaarden.
De blauwe onderstreepte tekst is een koppeling waarop u klikt om de waarde (n) op te geven die u wilt controleren in die toestand. Zodra u die voorwaarde hebt geselecteerd, klikt u op de blauwe link onder die voorwaarde in het vak "Stap 2" om de waarden te bewerken.
Nadat je de voorwaarden hebt geselecteerd die je wilt controleren, klik je op "Volgende".
Selecteer nu opties om aan te geven wat er moet gebeuren met een bericht dat u ontvangt dat overeenkomt met de geselecteerde voorwaarden. U kunt dingen doen zoals het bericht verplaatsen naar een specifieke map, doorsturen naar een of meer personen, antwoorden met behulp van een sjabloon of het markeren als gelezen. Ik wil een Desktop Alert ontvangen wanneer ik een e-mail ontvang van Whitson, dus ik selecteer de laatste optie in de lijst, "display a Desktop Alert". Nadat je hebt geselecteerd wat je met het bericht wilt doen, klik je op "Volgende".
Het volgende scherm biedt opties voor het instellen van uitzonderingen op de regel, bijvoorbeeld als u geen melding wilt ontvangen als het bericht een uitnodiging of update voor een vergadering is. Kies de uitzonderingen die u op uw regel wilt toepassen en klik op "Volgende". Ik wil geen uitzonderingen, dus ik klik gewoon op "Volgende" om dit scherm over te slaan.
In het laatste scherm kunt u een naam voor de regel opgeven en enkele regelopties instellen, waaronder een regel om deze regel onmiddellijk in te schakelen. Als u de regel direct wilt uitvoeren op berichten die al in de inbox staan, selecteert u de regel "Voer deze regel nu uit voor berichten die al in 'Inbox' staan".
Controleer de regelbeschrijving onder "Stap 3" en klik op "Voltooien" als u klaar bent.
Als ik nu een e-mail van Whitson ontvang, verschijnt er een waarschuwing op het Windows-bureaublad. Merk op dat dit verschilt van het dialoogvenster "New Mail Alerts", in plaats daarvan is het een native Windows-melding. Als u deze notificatiestijl verkiest, moet u "Geavanceerde opties" doorlopen voor elke regel die u maakt ".
Hoe uw regels te bewerken
Het aanpassen, verwijderen of zelfs tijdelijk uitschakelen van uw regels is eenvoudig. Ik wil mijn regel wijzigen om het dialoogvenster "New Mail Alerts" weer te geven in plaats van een "Desktop Alert". Om dit te doen, klik ik op het tabblad "Home".
Klik op de knop "Regels" in het gedeelte "Verplaatsen" en selecteer "Regels en waarschuwingen beheren" in het vervolgkeuzemenu.
Het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen" wordt weergegeven. Klik op het tabblad "E-mailregels" op "Regel wijzigen" en selecteer "Regelinstellingen bewerken" in het vervolgkeuzemenu.
Zoals eerder besproken, geeft het eerste scherm van de "wizard Regels" een lijst met voorwaarden weer die u kunt controleren op binnenkomende e-mailberichten. De selecties die ik maakte toen ik de regelweergave bovenaan de lijst instelde en de beschrijving met de huidige instellingen worden weergegeven in het vak onder "Stap 2". Ik wil de voorwaarden niet veranderen, dus ik klik op "Volgende". Als u de voorwaarden van uw regel wilt wijzigen, brengt u uw wijzigingen aan en klikt u vervolgens op "Volgende".
Op het scherm met de acties die moeten worden uitgevoerd op inkomende e-mailberichten (afhankelijk van de voorwaarden), schakel ik de optie 'een waarschuwing voor het bureaublad weergeven' uit, die bovenaan de lijst wordt weergegeven en klik vervolgens op 'Volgende'.
Stel dat u in plaats daarvan het meer in-your-face dialoogvenster "Nieuwe e-mailwaarschuwingen" wilt weergeven. Blader omlaag naar de onderzijde van de lijst met acties en selecteer "een specifiek bericht weergeven in het venster Nieuw artikelwaarschuwing". Om het bericht aan te passen dat wordt weergegeven in het dialoogvenster "New Mail Alerts", klikt u op de koppeling "een specifiek bericht" in het vak onder "Stap 2".
Voer in het dialoogvenster "Waarschuwingsbericht" een bericht in dat moet worden weergegeven in het dialoogvenster "New Mail Alerts" en klik op "OK".
Als u uitzonderingen wilt toevoegen of verwijderen, klikt u op "Volgende" om de lijst met uitzonderingen te openen en uw wijzigingen aan te brengen. Als u de naam van de regel wilt wijzigen of andere opties wilt wijzigen in het laatste scherm van de "wizard Regels", klikt u opnieuw op "Volgende" op het scherm met uitzonderingen. Ik wil niets anders veranderen, dus ik klik op "Voltooien" in het actiescherm om mijn wijzigingen te accepteren en de "Regels Wizard" te sluiten.
U keert terug naar het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen". Klik op "OK" om het te sluiten. Als u de regel onmiddellijk wilt uitvoeren, klikt u op 'Nu regels uitvoeren' boven aan het tabblad 'E-mailregels'.
Schakel in het dialoogvenster "Nu regels uitvoeren" in het vak "Selecteer regels om uit te voeren" het selectievakje in voor de regel die u wilt uitvoeren en klik op "Nu uitvoeren".
OPMERKING: Nadat u de regel hebt uitgevoerd, wordt het dialoogvenster "Nu regels uitvoeren" niet automatisch gesloten. U moet op "Sluiten" klikken om het te sluiten. Het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen" wordt ook niet automatisch gesloten. Klik daarom op "OK" om het te sluiten.
Het dialoogvenster "New Mail Alerts" wordt weergegeven met uw aangepaste bericht bovenaan.
De functie Regels in Outlook biedt veel opties voor het automatisch verwerken van uw e-mailberichten. U kunt specifieke berichten naar specifieke mappen laten verplaatsen, acties uitvoeren op e-mailberichten met bepaalde tekst in de onderwerpregel of zelfs berichten automatisch verwijderen op basis van bepaalde voorwaarden. Outlook-regels lijken in eerste instantie overweldigend vanwege alle beschikbare opties. Als u echter weet hoe u bepaalde e-mailberichten wilt beheren, is het niet zo moeilijk om uw eigen regels te maken en te beheren.
