Hoe e-mailadressen te verbergen bij het verzenden naar meerdere ontvangers in Outlook 2013

Wanneer u e-mail verzendt naar meerdere ontvangers (waarvan sommige voor elkaar onbekend zijn), is het beter om niet ieders e-mailadres weer te geven. Hier leest u hoe u dat in Outlook kunt doen.

Wanneer u e-mail naar meerdere ontvangers verzendt, heeft u enkele opties om hun e-mailadressen in te voeren. U kunt meerdere adressen in de velden "Aan" of "Cc" (Carbon Copy) plaatsen, maar deze adressen zijn dan zichtbaar voor iedereen die de e-mail ontvangt. Dit is prima als het een kleine groep is waar iedereen elkaar kent, maar als je een bericht naar een grotere groep stuurt, of eentje waar mensen elkaar niet kennen, is het niet zo'n goed idee. Sommigen raken misschien boos als hun e-mailadres wordt gedeeld met mensen die ze niet kennen. Dit is waar het veld "Bcc" (Blind Carbon Copy) en een contact met de naam "Undisclosed Recipients" verschijnen.

Het Bcc-veld gebruiken

Wanneer u een adres in het veld 'Bcc' plaatst, kan geen ontvanger van het bericht dat adres zien. Het veld "Bcc" is handig in verschillende omstandigheden:

• Als u een blanco exemplaar van een bericht naar iemand wilt sturen, zoals een manager of administratief medewerker, zonder dat de hoofdontvanger hiervan op de hoogte is.
• Als je een bericht naar veel mensen stuurt. Op deze manier zit de e-mailheader niet vol met heel veel adressen.
• Als u een bericht verzendt naar meerdere mensen die elkaar niet al kennen, of in ieder geval de e-mailadressen van een ander.

Het probleem is dat het veld 'Bcc' standaard verborgen is in Outlook. Het is gemakkelijk genoeg om aan te zetten.

Wanneer u een bericht maakt, klikt u in het berichtvenster op het tabblad "Opties". Klik in het gedeelte "Velden weergeven" op de optie "Bcc".

Het veld "Bcc" is nu toegevoegd aan het berichtvenster en u kunt beginnen met het toevoegen van adressen op dezelfde manier als in de velden "Aan" of "Cc". Sterker nog, het veld "Bcc" verschijnt standaard op alle nieuwe berichten. U kunt het weer uitschakelen door op diezelfde "Bcc" -knop op het tabblad "Opties" te klikken.

Je kunt elk gewenst adres in de velden "Aan" of "Cc" plaatsen, samen met het veld "Bcc". Onthoud dat alleen de adressen in het veld 'Bcc' voor ontvangers verborgen zijn. U kunt ook de velden "Aan" of "Cc" leeg laten en het bericht zojuist naar de adressen in het veld "Bcc" sturen.

Notitie: Als u vaak berichten naar dezelfde grote groep mensen verzendt, kunt u overwegen een distributielijst te maken om het u gemakkelijker te maken. Het is ook bekend dat sommige internetproviders grenzen stellen aan het aantal mensen aan wie u een e-mail kunt sturen. Als je problemen tegenkomt, probeer dan je bericht uit te zenden naar een batch van ongeveer 20 ontvangers tegelijk.

Er is echter een probleem dat mogelijk opduikt. Als u het veld "Aan" leeg laat, interpreteren veel spambestemmingen het bericht als spam en zullen uw ontvangers het waarschijnlijk nooit zien. U kunt dat probleem op twee manieren vermijden. De eerste is om eenvoudig je eigen adres in het veld "Aan" te zetten. Ontvangers hebben sowieso uw adres, aangezien u degene bent die het bericht verzendt. Een andere manier is door een contactpersoon 'Niet-openbaar gemaakte ontvangers' te maken.

Contact opnemen met niet-geadresseerde ontvangers

Als u een contactpersoon "Niet-openbaar gemaakte ontvangers" maakt, kunt u iets in het veld "Aan" plaatsen dat de ontvangers duidelijk maakt dat andere mensen ook hetzelfde bericht ontvangen en dat namen verborgen zijn. Je kunt het beschouwen als een beleefdheid. Iedereen die het bericht ontvangt, ziet eenvoudigweg "Niet-opgenomen ontvangers" als de hoofdontvanger van het bericht.

De contactpersoon "Niet-opgenomen ontvangers" is geen speciale entiteit in Outlook. In plaats daarvan is het gewoon een ander contact met uw eigen e-mailadres bijgevoegd. Je kunt het contact een naam geven die je maar wilt, maar "Undisclosed Recipients" is een soort geaccepteerde traditie geworden.

Klik in het hoofdvenster van Outlook op de knop "Mensen" op de navigatiebalk. Als uw navigatiebalk in een compacte weergave is, ziet u alleen een pictogram (aan de linkerkant, hieronder). U ziet het woord 'Mensen' als de balk niet in een compacte weergave staat (aan de rechterkant, hieronder).

In het venster "Contact" schakelt u naar het tabblad "Home". Klik in het gedeelte "Nieuw" van het lint op de knop "Nieuw contact".

Typ in het vak "Volledige naam" de naam voor de nieuwe contactpersoon. Zoals we al zeiden, je kunt het alles noemen wat je wilt, maar "Undisclosed Recipients" is iets waar mensen waarschijnlijk aan gewend zijn. Typ uw eigen e-mailadres in het vak "E-mail" en klik vervolgens op de knop "Opslaan & Sluiten".

Wanneer u nu een nieuw bericht maakt, kunt u het contact "Niet-openbaar gemaakte ontvangers" in het veld "Aan" gebruiken en vervolgens de adressen invoeren van alle ontvangers in het veld "Bcc".