Hoe een Excel-werkblad in een Word-document te koppelen of in te sluiten

Soms wilt u de gegevens in een Excel-spreadsheet opnemen in uw Microsoft Word-document. Er zijn een aantal manieren om dit te doen, afhankelijk van het feit of u een verbinding met het Excel-bronblad wilt behouden. Laten we kijken.

Wat is het verschil tussen koppelen en insluiten?

Je hebt eigenlijk drie opties voor het opnemen van een spreadsheet in een Word-document. De eerste is door simpelweg die gegevens uit de spreadsheet te kopiëren en deze vervolgens in het doeldocument te plakken. Grotendeels werkt dit alleen met echt eenvoudige gegevens, omdat die gegevens gewoon een basistabel of een reeks kolommen in Word worden (afhankelijk van de geselecteerde plakoptie).

Hoewel dat soms handig kan zijn, zijn uw andere twee opties -koppeling en insluiting- veel krachtiger en laten we u zien hoe dit in dit artikel moet worden gedaan. Beide zijn ongeveer hetzelfde, in die zin dat je uiteindelijk een echte Excel-spreadsheet invoegt in je doeldocument. Het ziet eruit als een Excel-werkblad en u kunt de gereedschappen van Excel gebruiken om het te manipuleren. Het verschil zit hem in hoe deze twee opties hun verbinding met die originele Excel-spreadsheet behandelen:

• als jij link een Excel-werkblad in een document, het doeldocument en het originele Excel-blad onderhouden een verbinding. Als u het Excel-bestand bijwerkt, worden die updates automatisch weergegeven in het doeldocument.
• als jij embed een Excel-werkblad in een document, die verbinding is verbroken. Het bijwerken van het originele Excel-blad werkt niet automatisch de gegevens in het doeldocument bij.

Beide methoden hebben uiteraard voordelen. Een voordeel van het koppelen van een document (behalve het onderhouden van de verbinding) is dat het de bestandsgrootte van uw Word-document beperkt, omdat de gegevens meestal nog in het Excel-blad worden opgeslagen en alleen in Word worden weergegeven. Een nadeel is dat het originele spreadsheetbestand op dezelfde locatie moet blijven. Als dit niet het geval is, moet u het opnieuw koppelen. En omdat het afhankelijk is van de koppeling naar de originele spreadsheet, is het niet zo handig als u het document moet distribueren naar mensen die geen toegang hebben tot die locatie.

Als u een document insluit, neemt de grootte van uw Word-document toe, omdat al die Excel-gegevens daadwerkelijk in het Word-bestand zijn ingesloten. Er zitten echter een aantal duidelijke voordelen aan de inbedding. Als u bijvoorbeeld dat document distribueert naar mensen die mogelijk geen toegang hebben tot het originele Excel-werkblad, of als het document dat Excel-blad op een bepaald moment moet tonen (in plaats van dat het wordt bijgewerkt), wordt insluiten (en breken) de verbinding met het originele blad) is logischer.

Laten we daarom, met dat in ons achterhoofd, eens kijken hoe u een Excel-spreadsheet in Microsoft Word kunt koppelen en insluiten.

Hoe een Excel-werkblad in Microsoft Word te koppelen of in te sluiten

Het koppelen of insluiten van een Excel-werkblad in een Word is eigenlijk vrij eenvoudig en het proces om beide te doen is bijna identiek. Begin met het openen van zowel het Excel-werkblad als het Word-document dat u tegelijkertijd wilt bewerken.

Selecteer in Excel de cellen die u wilt koppelen of insluiten. Als u het volledige werkblad wilt koppelen of insluiten, klikt u op het vak op het kruispunt van de rijen en kolommen in de linkerbovenhoek om het hele blad te selecteren.

Kopieer die cellen door op CTRL + C te drukken in Windows of Command + C in macOS. U kunt ook met de rechtermuisknop op een geselecteerde cel klikken en vervolgens de optie "Kopiëren" in het contextmenu kiezen.

Ga nu naar uw Word-document en klik om het invoegpunt te plaatsen waar u het gekoppelde of ingesloten materiaal wilt laten gaan. Klik op het tabblad Start van het lint op de pijl-omlaag onder de knop "Plakken" en kies vervolgens de opdracht "Plakken speciaal" in het vervolgkeuzemenu.

Hiermee opent u het venster Plakken speciaal. En hier vindt u het enige functionele verschil in de processen voor het koppelen of insluiten van een bestand.

Als je wilt embed uw spreadsheet, kies links de optie "Plakken". Als je wilt link uw spreadsheet, kiest u in plaats daarvan de link "Link plakken". Serieus, dat is alles. Dit proces is overigens identiek.

Welke optie u ook kiest, u selecteert vervolgens het 'Microsoft Excel-werkbladobject' in het vak aan de rechterkant en klikt vervolgens op de knop 'OK'.

En u ziet uw Excel-blad (of de cellen die u hebt geselecteerd) in uw Word-document.

als jij gekoppelde de Excel-gegevens kunt u deze niet rechtstreeks in Word bewerken, maar u kunt erop dubbelklikken om het originele spreadsheetbestand te openen. En alle updates die u in die originele spreadsheet aanbrengt, worden vervolgens weergegeven in uw Word-document.

als jij ingebed de Excel-gegevens kunt u deze rechtstreeks in Word bewerken. Dubbelklik ergens in de spreadsheet en u blijft in hetzelfde Word-venster, maar het Word-lint wordt vervangen door het Excel-lint en u hebt toegang tot alle Excel-functies. Het is best cool.

En als u wilt stoppen met het bewerken van de spreadsheet en teruggaat naar uw Word-besturingselementen, klikt u gewoon ergens buiten de spreadsheet.

Opmerking: als u aan een Word-document werkt en een spreadsheet wilt toevoegen die u nog niet hebt gemaakt, kunt u dit doen. U kunt een Excel-werkblad daadwerkelijk invoegen vanuit het vervolgkeuzemenu Tabel op het lint.