Hoe documenten en PDF's met een wachtwoord te beveiligen met Microsoft Office
Met Microsoft Office kunt u uw Office-documenten en PDF-bestanden coderen, zodat niemand het bestand zelfs maar kan bekijken tenzij ze het wachtwoord hebben. Moderne versies van Office gebruiken beveiligde codering waarop u kunt vertrouwen, ervan uitgaande dat u een sterk wachtwoord hebt ingesteld.
De onderstaande instructies zijn van toepassing op Microsoft Word, PowerPoint, Excel en Access 2016, maar het proces moet vergelijkbaar zijn in andere recente versies van Office.
Hoe veilig is de wachtwoordbeveiliging van Microsoft Office?
De wachtwoordbeveiligingsfuncties van Microsoft Office hebben in het verleden een slechte rap gekregen. Van Office 95 tot Office 2003 was het coderingsschema erg zwak. Als u een document hebt dat met een wachtwoord is beveiligd met Office 2003 of een eerdere versie, kan het wachtwoord eenvoudig en snel worden omzeild met algemeen beschikbare software voor wachtwoordscheuren..
Met Office 2007 werd Microsoft serieuzer over beveiliging. Office 2007 is overgeschakeld naar de Advanced Encryption Standard (AES) met een 128-bits sleutel. Dit wordt algemeen als veilig beschouwd en betekent dat Office nu echte, sterke codering gebruikt om uw documenten te beschermen wanneer u een wachtwoord instelt. We hebben de PDF-coderingsfunctie getest en hebben geconstateerd dat er ook op Office 2016 128-bits AES-codering wordt gebruikt.
Er zijn twee grote dingen waar je op moet letten. Ten eerste zijn alleen wachtwoorden die het document volledig versleutelen beveiligd. Met Office kunt u ook een wachtwoord instellen op 'Restrict Editing' van een bestand-in-theorie, zodat mensen een bestand kunnen bekijken zonder het wachtwoord te bewerken. Dit type wachtwoord kan eenvoudig worden gekraakt en verwijderd, waardoor mensen het bestand kunnen bewerken.
Bovendien werkt de versleuteling van Office alleen goed als u opslaat naar moderne documentindelingen zoals .docx. Als u opslaat naar oudere documentindelingen zoals .doc - die compatibel zijn met Office 2003 en vroeger - gebruikt Office de oudere, niet-beveiligde versie van de codering.
Maar, zolang u uw bestanden opslaat in moderne Office-indelingen en de optie "Versleutelen met wachtwoord" gebruikt in plaats van de optie "Restrict Editing", moeten uw documenten beveiligd zijn.
Hoe een Office-document met een wachtwoord te beveiligen
Om een Office-document met een wachtwoord te beveiligen, opent u het eerst in Word, Excel, PowerPoint of Access. Klik op het menu "Bestand" in de linkerbovenhoek van het scherm. Klik in het deelvenster Info op de knop "Document beschermen" en selecteer "Versleutelen met wachtwoord".
De knop heeft alleen de naam "Document beschermen" in Microsoft Word, maar de naam heeft iets gelijkaardigs in andere apps. Zoek naar "Protect Workbook" in Microsoft Excel en "Presentatie beschermen" in Microsoft PowerPoint. In Microsoft Access ziet u op het tabblad Info een "Coderen met wachtwoord" -knop. De stappen werken anders hetzelfde.
OPMERKING: Als u alleen de bewerking van het document wilt beperken, kunt u hier "Bewerken bewerken" kiezen, maar zoals we al zeiden, is dat niet erg veilig en kan het gemakkelijk worden omzeild. Je kunt beter het hele document versleutelen, als je kunt.
Voer het wachtwoord in waarmee u het document wilt versleutelen. Kies hier een goed wachtwoord. Zwakke wachtwoorden kunnen eenvoudig worden geraden door software te kraken als iemand toegang krijgt tot het document.
Waarschuwing: U verliest de toegang tot het document als u ooit uw wachtwoord bent vergeten, dus houd het veilig! Microsoft adviseert u de naam van het document en het bijbehorende wachtwoord op te schrijven en op een veilige plaats te bewaren.
Wanneer een document is gecodeerd, ziet u het bericht 'Een wachtwoord is vereist om dit document te openen' op het scherm Info.
De volgende keer dat u het document opent, wordt het selectievakje 'Wachtwoord invoeren om bestand te openen' weergegeven. Als u niet het juiste wachtwoord invoert, kunt u het document helemaal niet bekijken.
Om de wachtwoordbeveiliging van een document te verwijderen, klikt u op de knop "Document beschermen" en selecteert u opnieuw "Coderen met wachtwoord". Voer een leeg wachtwoord in en klik op "OK". Office verwijdert het wachtwoord uit het document.
Hoe een wachtwoord beveiligd PDF-bestand te maken
U kunt ook een Office-document exporteren naar een PDF-bestand en dat PDF-bestand met een wachtwoord beveiligen. Het PDF-document wordt gecodeerd met het wachtwoord dat u opgeeft. Dit werkt in Microsoft Word, Excel en PowerPoint.
Open hiervoor het document, klik op de menuknop "Bestand" en selecteer "Exporteren". Klik op de knop "PDF / XPS maken" om het document als PDF-bestand te exporteren..
Klik op de knop "Opties" onder aan het dialoogvenster dat wordt opgeslagen. Onderaan het optievenster schakelt u de optie "Codeer het document met een wachtwoord" in en klikt u op "OK".
Voer het wachtwoord in waarmee u het PDF-bestand wilt coderen en klik vervolgens op "OK".
Als u klaar bent, voert u een naam in voor het PDF-bestand en klikt u op de knop "Publiceren". Office exporteert het document naar een met een wachtwoord beveiligd PDF-bestand.
Waarschuwing: U kunt het PDF-bestand niet bekijken als u het wachtwoord bent vergeten. Zorg ervoor dat u het bijhoudt of dat u de toegang tot uw PDF-bestand verliest.
U moet het wachtwoord van het PDF-bestand invoeren wanneer u het opent. Als u bijvoorbeeld het PDF-bestand in de standaard PDF-viewer van Microsoft Edge-Windows 10 opent, wordt u gevraagd om het wachtwoord in te voeren voordat u het kunt bekijken. Dit werkt ook in andere PDF-lezers.
Deze functie kan bijzonder gevoelige documenten helpen beschermen, vooral wanneer u ze opslaat op een USB-station of in een online opslagdienst als Microsoft OneDrive.
Full-disk encryptie zoals Device Encryption en BitLocker op een Windows-pc of FileVault op een Mac is veiliger en pijnloos voor het beschermen van alle documenten op uw computer, met name als uw computer is gestolen.
