Snel tekstblokken invoegen in Microsoft Word met AutoText

We hebben allemaal een paar grote stukjes tekst die we regelmatig moeten typen, zoals je adres, lange namen of woordgroepen, of zelfs tabellen en afbeeldingen die je vaak gebruikt. Met de AutoTekst-functie in Word kunt u deze stukjes tekst opslaan en snel invoegen met een paar toetsaanslagen, zodat u minder tijd kunt verspillen met typen.

De AutoTekst-functie maakt al lange tijd deel uit van Office, maar maakt nu deel uit van Quick Parts, die is toegevoegd aan Office 2007. Naast AutoTekst-fragmenten, biedt de functie Quick Parts u de mogelijkheid om documenteigenschappen (zoals titel en auteur) in te voegen ) en velden (zoals datums en paginanummers). Snelle onderdelen en AutoTekst-fragmenten zijn ook bekend als "Bouwstenen" en Word wordt geleverd met veel voorgedefinieerde bouwstenen. U kunt ook zoveel aangepaste bouwstenen toevoegen als u wilt.

OPMERKING: we hebben eerder geschreven over het verwijzen naar tekst uit andere documenten in Word, zodat u herbruikbare inhoud kunt invoegen in andere documenten die automatisch worden bijgewerkt. De truc die in dat artikel wordt besproken, lijkt op het gebruik van een AutoTekst-fragment. Zodra inhoud echter is ingevoegd met een AutoTekst-fragment, wordt die inhoud NIET automatisch bijgewerkt wanneer u het AutoTekst-fragment wijzigt.

Er is andere software beschikbaar, zoals de gratis PhraseExpress voor Windows, die een soortgelijke taak systeembreed uitvoert. Dat is geweldig, want het werkt in elke app, niet alleen in Word, maar AutoText heeft een aantal voordelen van zichzelf: het heeft meer opmaakopties (met name woordspecifieke) dan PhraseExpress en het is overal beschikbaar waar Word is. Dus als u geen programma's van derden op uw werkcomputer mag installeren, kunt u toch AutoTekst gebruiken.

U kunt AutoTekst-fragmenten alleen opslaan in sjablonen, niet in de documenten zelf. Standaard worden nieuwe AutoTekst-fragmenten opgeslagen in de sjabloon Normal.dotm. Dit beperkt de beschikbaarheid van uw AutoTekst-fragmenten alleen tot uw machine, tenzij u uw Normal.dotm-sjabloon deelt met andere machines. U kunt AutoTekst-fragmenten toevoegen aan aangepaste sjablonen, maar er zijn beperkingen die we verderop in dit artikel zullen bespreken.

Een nieuwe AutoTekst-invoer maken

Maak om te beginnen een nieuw Word-document en voer de inhoud (tekst, afbeeldingen, tabellen, enz.) In die u als AutoTekst-item wilt toevoegen. Markeer vervolgens de inhoud en klik op het tabblad "Invoegen".

Als u wilt dat uw AutoTekst-invoertekst wordt opgeslagen met de alinea-opmaak voor alle alinea's in het item, inclusief de laatste alinea, zorg dan dat het alineamerk aan het einde van de laatste alinea is opgenomen in uw selectie. Het alineamarkering slaat de opmaak voor de alinea op. Wanneer u de alineamarkering aan het einde van de alinea niet selecteert, neemt die alinea de alineastijl van de omringende tekst aan wanneer u deze invoegt. Als u het alineamarkering aan het einde van elke alinea niet ziet, kunt u ervoor kiezen ze in de opties weer te geven. Elke tekenopmaak die u op uw AutoTekst-inhoud hebt toegepast, wordt automatisch opgeslagen in het AutoTekst-fragment.

Klik in het gedeelte "Tekst" op de knop "Snelle delen verkennen" en beweeg uw muis over "AutoTekst" in het vervolgkeuzemenu. Selecteer vervolgens "Selectie opslaan in AutoTekstgalerij" in het submenu.

OPMERKING: Mogelijk ziet u de optie "Selectie opslaan in Quick Part Gallery" direct beschikbaar in het menu "Quick Parts". Met deze optie wordt de geselecteerde tekst toegevoegd als een "Snelle delen" -vermelding, niet als een "AutoTekst" -item. "Snelle delen" en "AutoTekst" -items zijn beide bouwstenen. U kunt het item op die manier toevoegen, maar we gaan het toevoegen ervan als een AutoTekst-vermelding bespreken.

Het dialoogvenster "Nieuw bouwblok maken" wordt weergegeven. Voer een naam in voor het AutoTekst-fragment in het invoervak ​​"Naam".

We raden aan de namen van uw AutoTekst-vermeldingen anders genoeg te maken, zodat u slechts een paar tekens van de naam hoeft te typen om elke invoer in een document in te voegen. Als meerdere AutoTekst-fragmenten namen hebben die erg op elkaar lijken, moet u genoeg van de naam typen, zodat Word weet welk item u wilt invoegen.

U kunt ook de categorie voor dit item wijzigen. De vervolgkeuzelijst "Categorie" biedt de optie "Nieuwe categorie maken" waarmee u dit AutoTekst-item aan een aangepaste categorie kunt toevoegen. U kunt ook de "Galerij" wijzigen waarin het item is aangemaakt.

Met de vervolgkeuzelijst "Opties" kunt u opgeven hoe het item in het document wordt ingevoegd. Als u een klein stukje tekst invoert, zoals een bedrijfsnaam, selecteert u "Alleen inhoud invoegen", die de inhoud van het item inline invoegt bij de cursor. U kunt de inhoud ook als zijn eigen alinea of ​​op zijn eigen pagina invoegen (perfect voor het maken van standaard omslagpagina's).

Accepteer de standaardinstelling voor de vervolgkeuzelijst 'Opslaan in'. Hiermee wordt het AutoTekst-item opgeslagen in uw sjabloon Normaal.

Nadat u uw nieuwe AutoTekst-fragment heeft ingesteld, klikt u op "OK".

Wanneer u het laatste Word-document afsluit dat u hebt geopend, wordt mogelijk het volgende dialoogvenster weergegeven met de vraag of u de wijzigingen in de sjabloon Normal.dotm wilt opslaan, als u de optie hebt ingeschakeld om de Normale sjabloon op te slaan. Om uw AutoTekst-vermelding in de sjabloon "Normal.dotm" op te slaan, klikt u op "Opslaan".

Hoe een AutoTekst-invoer in een document in te voegen

Nu we een nieuw AutoTekst-fragment hebben gemaakt, kunnen we dit in een document invoegen. Maak een nieuw Word-document of open een bestaand document. Klik nogmaals op het tabblad "Invoegen" en beweeg uw muis over "AutoTekst" in het vervolgkeuzemenu. U zult opmerken dat het AutoTekst-item dat u hebt toegevoegd direct beschikbaar is in het submenu "AutoTekst". Selecteer het om de inhoud in dat item in te voegen.

U kunt ook een AutoTekst-fragment invoegen door simpelweg te beginnen met het typen van de naam van het AutoTekst-fragment. Er verschijnt een kleine pop-up met de naam van het overeenkomende AutoTekst-fragment en instructies die aangeven dat u op 'Enter' moet drukken om in te voegen. Druk op "Enter" om het volledige AutoTekst-fragment in uw document in te voegen. U kunt ook op "F3" drukken.

De inhoud van het AutoTekst-fragment wordt ingevoegd, compleet met de oorspronkelijke regeleinden en opmaak.

Om het maken van AutoTekst-fragmenten sneller en eenvoudiger te maken, kunt u de knop "AutoTekst" toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang.

Hoe "Suggesties voor automatisch aanvullen weergeven" in te schakelen

Als u de AutoComplete-suggestie niet ziet wanneer u uw AutoTekst-naam invoert, moet u mogelijk de optie 'Suggesties automatisch aanvullen weergeven' inschakelen.

Als u "Suggesties voor automatisch aanvullen weergeven" wilt inschakelen, opent u een bestaand Word-document of maakt u een nieuw Word-document en klikt u op het tabblad "Bestand".

Klik in het backstage-scherm op 'Opties' in de lijst met opties aan de linkerkant.

Klik op 'Geavanceerd' in de lijst met items aan de linkerkant van het dialoogvenster 'Word-opties'.

Klik in het gedeelte "Bewerkingsopties" op het selectievakje "Suggesties automatisch aanvullen weergeven", zodat er een vinkje in het vakje staat.

Nu kunt u nu op "Enter" drukken nadat u een deel van de naam van een AutoTekst-fragment hebt getypt om deze in te voegen.

Hoe de inhoud van een bestaande AutoTekst-invoer te bewerken

Stel dat u naar een nieuw huis bent verhuisd en dat u uw adres in uw AutoTekst-vermelding moet wijzigen. Dat is gemakkelijk te doen. Typ gewoon het item zoals u het wilt in een nieuw Word-document, selecteer het en open vervolgens het submenu "AutoText" zoals we eerder hebben besproken. Selecteer de optie "Selectie opslaan in AutoTekstgalerij" in het submenu onder bestaande AutoTekst-fragmenten.

Voer dezelfde naam in als het bestaande AutoTekst-fragment in het invoervak ​​"Naam" en klik op "OK".

Er verschijnt een bevestigingsvenster. Klik op "Ja" om het vorige AutoTekst-fragment door het nieuwe exemplaar te vervangen.

Nu kunt u het bijgewerkte AutoTekst-item invoegen in een nieuw of bestaand Word-document zoals u eerder deed.

OPMERKING: Vergeet niet dat het wijzigen van een AutoTekst-fragment de inhoud van dat item NIET verandert in bestaande documenten waar u het al hebt ingevoegd. De herziene inhoud van het AutoTekst-fragment wordt alleen gebruikt wanneer u het item op elk gewenst moment invoegt nadat u het hebt gewijzigd.

Hoe de eigenschappen van een bestaande AutoTekst-invoer bewerken

Naast het bewerken van de inhoud van een AutoTekst-fragment, kunt u ook de eigenschappen van het item wijzigen, zoals de sjabloon waarin het is opgeslagen, de categorie enzovoort.

Hiertoe maakt u een nieuw Word-document of opent u een bestaand document. Klik op het tabblad "Invoegen" en klik vervolgens op de knop "Snelle delen verkennen" in het gedeelte "Tekst". Selecteer "Building Blocks Organizer" in het vervolgkeuzemenu.

Het dialoogvenster "Building Blocks Organizer" wordt weergegeven. Een lijst met alle "bouwstenen" wordt weergegeven, met de "naam" van elk en met "galerij", "categorie" en "sjabloon" waarin ze zich bevinden. Ze staan ​​in alfabetische volgorde volgens de "galerij". Ons nieuwe "Adres" -item staat bovenaan, omdat het in de "AutoTekst" -galerij staat. Klik op het item om het te selecteren. Een voorbeeld van het item verschijnt aan de rechterkant van het dialoogvenster.

Nadat u het item "Adres" hebt geselecteerd, klikt u op "Eigenschappen bewerken" onder de lijst met "Bouwstenen".

Hetzelfde dialoogvenster wordt weergegeven als toen u het AutoTekst-fragment maakte; echter, nu heet het "Modify Building Block". We gaan de "Optie" wijzigen naar "Inhoud invoegen in zijn eigen alinea, dus het adres wordt altijd ingevoegd vanaf een aparte regel, zelfs als de cursor aan het einde van een andere regel staat. Klik op "OK" zodra u de wijziging hebt doorgevoerd.

Er verschijnt opnieuw een bevestigingsvenster om te bevestigen dat u het AutoTekst-item wilt vervangen door het gereviseerde exemplaar. Klik op "Ja".

Hoe een AutoTekst-invoer verwijderen

Als u ontdekt dat u geen AutoTekst-item meer nodig heeft, kunt u het verwijderen uit de verzameling met bouwstenen. Om een ​​AutoTekst-fragment te verwijderen, opent u het dialoogvenster "Organisator bouwstenen", zoals beschreven in de laatste sectie. Selecteer het AutoTekst-fragment dat u wilt verwijderen en klik op "Verwijderen" onder de lijst met "Bouwstenen".

Er verschijnt een bevestigingsvenster met de vraag of u zeker weet dat u het geselecteerde bouwblok, in dit geval een AutoTekst-fragment, wilt verwijderen. Klik op "Ja" om het item te verwijderen. U keert terug naar het dialoogvenster "Building Blocks Organizer". Klik op "Sluiten" om het te sluiten en terug te keren naar uw document.

AutoTekst lijkt één probleem te hebben wanneer een aangepaste sjabloon wordt gebruikt. We hebben getest of we AutoTekst-items kunnen toevoegen aan een aangepaste sjabloon, maar toen we een nieuw document op basis van die sjabloon maakten, was het AutoTekst-item niet beschikbaar. Wanneer we echter een nieuw document hebben gemaakt op basis van de sjabloon Normaal en vervolgens de aangepaste sjabloon aan dat document hebben gekoppeld, was het AutoTekst-item beschikbaar. Dus als u AutoTekst-fragmenten in uw eigen aangepaste sjabloon wilt opslaan, moet u de sjabloon aan uw documenten toevoegen nadat u ze hebt gemaakt, anders zijn uw AutoTekst-fragmenten niet beschikbaar. Als u iets anders ontdekt, laat het ons dan weten in de comments.

Oudere versies van Word (2003 en ouder) hebben u toegestaan ​​om AutoTekst-fragmenten van het ene sjabloon naar het andere te kopiëren. Vanaf Word 2007 is die functionaliteit echter verwijderd.