Hoe macro's opnemen en automatiseren van vermoeiende taken in Microsoft Word

Macro's zijn basisbits van programmeren waarmee u op een sneltoets of sneltoets kunt drukken om een ​​vooraf opgenomen actie te activeren. Hier leest u hoe u eenvoudige kunt maken in Word.

Wat is een macro?

Een macro is eigenlijk gewoon een opname van een reeks knoppen, klikken en typen. Wanneer u een macro opneemt, drukt u gewoon op de record, voert u de stappen uit die u wilt automatiseren, stopt u de opname, laat Word de programmering voor u maken en wijst u de macro toe aan een knop of sneltoets. Wanneer u in de toekomst die reeks acties wilt uitvoeren, activeert u gewoon de macro.

Je kunt macro's gebruiken voor allerlei dingen. Eerlijk gezegd zijn de mogelijkheden vrijwel onbegrensd. U kunt bijvoorbeeld een macro instellen die een nieuwe voettekst maakt met uw bedrijfsinformatie, de tekst opmaken zoals u maar wilt en zelfs paginanummers invoegen. Dus waarom zou u dit niet gewoon doen met een sjabloon met wat standaardtekst? Nou, dat kan. Maar wat gebeurt er als je een bestaand document hebt waaraan je dat wilt toevoegen??

U kunt ook macro's maken om reeds opgemaakte tabellen met een specifieke grootte in te voegen, naar een specifieke alineastijl te zoeken of alleen wat tekst in te voegen.

We gaan het meest eenvoudige voorbeeld van het invoegen van tekst gebruiken om u te helpen bij het opnemen van een macro. Maar gebruik je fantasie en experimenteer. Je zult verrast zijn hoeveel je ermee kunt doen.

Hoe een macro op te nemen

Maak eerst een nieuw leeg Word-document om in te werken. U kunt uw macro's opslaan in een systeembrede database, zodat u geen nieuwe hoeft te maken voor elk document waar u aan werkt. Ga in het lege document naar het tabblad "Weergave" op het lint, klik op het vervolgkeuzemenu "Macro's" en klik vervolgens op de opdracht "Macro opnemen".

Geef vervolgens je macro een toepasselijke naam en typ een korte beschrijving. Het is een belangrijke stap, vooral als u van plan bent veel macro's te maken. Voor ons voorbeeld gaan we een soort van jokey tekstinvoeging maken die de naam typt: "Lwaxana Troi, dochter van het vijfde huis, houder van de heilige kelk van Rixx, erfgenaam van de heilige ringen van Betazed" - iets dat we zou niet opnieuw willen typen als het onze volledige titel was.

Kies of u uw macro wilt toewijzen aan een knop of sneltoets. En ten slotte, kies waar je je macro wilt opslaan. De standaard is om het op te slaan in de hoofdsjabloon van Word (een bestand met de naam Normal.dotm), zodat u het in al uw documenten kunt gebruiken. Maar u kunt het ook alleen in het huidige document opslaan als u dat wilt. Klik op de knop "OK" als u klaar bent.

Ter wille van deze uitleg geven we je het creatieproces voor zowel de knop als het toetsenbord. En houd er rekening mee dat u altijd op de menuknop "Macro's" kunt klikken en deze instellingen later kunt bewerken als u deze wilt wijzigen.

Als u de optie "Knop" kiest, krijgt u een scherm te zien waarin u kunt kiezen waar u de nieuwe knop wilt opslaan. De standaardinstelling is om deze op de werkbalk Snelle toegang te plaatsen. Klik op de naam van de macro in de linkerkolom en klik vervolgens op de knop "Toevoegen" om de macro toe te voegen aan de lijst met knoppen voor de werkbalk rechts. Als u klaar bent, klikt u op de knop "OK".

Als u uw macro toewijst aan een sneltoets, ziet u het onderstaande scherm. Zorg ervoor dat de naam van de macro is geselecteerd in het deelvenster "Opdrachten", klik in het vak "Druk op nieuwe sneltoets" en druk vervolgens op de toetsenbordcombinatie die u wilt gebruiken. U kunt bijna elke combinatie van Ctrl, Alt, Shift en een andere primaire sleutel kiezen, maar onthoud dat u er een nodig hebt die nog niet is toegewezen aan een Word- of Windows / macOS-snelkoppeling.

Voor onze jokey Star Trek-macro houden we Ctrl vast, drukken dan op L, laten de L los en dan druk op T-all zonder Ctrl los te laten. De resulterende snelkoppeling wordt uitgedrukt als "Ctrl + L, T." Die uitbreiding met meerdere letters is een manier om conflicten met veelgebruikte standaardsnelkoppelingen te voorkomen. Wanneer u klaar bent, klikt u op de knop "Toewijzen" en vervolgens op de knop "Sluiten".

Nu bent u weer terug in de hoofdschrijfinterface van Word. Het programma bevindt zich in de opnamemodus, dus voer de gewenste acties uit. Je kunt op knoppen klikken, menu's openen, objecten invoegen, noem maar op. Word bewaakt en registreert alles wat u doet als een macro. En maak je geen zorgen over het nemen van je tijd. Word dupliceert deze acties niet echt met de snelheid waarmee u ze uitvoert. In plaats daarvan neemt het de daadwerkelijke acties die u maakt en maakt het een script om ze uit te voeren.

Voor ons voorbeeld herhalen we gewoon onze nogal nerdy naam en titel:

Terwijl u uw macro maakt, kunt u op de knop "Opname pauzeren" klikken als u iets wilt aanpassen of een paar snelle opmerkingen wilt maken. Klik op de knop "Resume recorder" om verder te werken aan uw macro.

Wanneer u klaar bent, opent u het vervolgkeuzemenu "Macro's" opnieuw en klikt u vervolgens op de opdracht "Opname stoppen".

Dat is het. Word maakt een macro van je opname en slaat deze op als een knop of sneltoets (wat je ook hebt besloten).

Als u de macro wilt uitvoeren, klikt u op de knop die u hebt toegewezen of drukt u op de sneltoets die u hebt gedefinieerd. Als u de knopoptie hebt gekozen, ziet u uw macroknop in de werkbalk voor snelle toegang helemaal boven aan het venster.

Het is duidelijk dat dit een heel eenvoudig voorbeeld is dat we je hebben gegeven. U kunt Word gebruiken om een ​​aantal behoorlijk geavanceerde macro's te maken. Gevorderde gebruikers kunnen zelfs hun eigen programma handmatig programmeren (of handmatig hun opgenomen macro's aanpassen). Maar deze gids zou je op zijn minst moeten helpen een aantal basismacro's te maken.

Beeldtegoed: Mopic / Shutterstock