Hoe tekst van andere documenten in Microsoft Word te verwijzen

Waarschijnlijk hebt u wat tekst die u vaak typt in uw Word-documenten, zoals adressen. In plaats van deze tekst elke keer opnieuw in te voeren, kunt u deze algemene tekst in één Word-document plaatsen en ernaar verwijzen in andere documenten. Deze tekst wordt zelfs automatisch bijgewerkt in al uw documenten als u deze wijzigt.

Stel dat u uw adres in de voettekst van uw documenten wilt plaatsen, maar het adres verandert van tijd tot tijd. U kunt het adres opslaan in een afzonderlijk, gemeenschappelijk Word-document en een veld in uw rapport gebruiken om de tekst uit het algemene document te halen en bij te werken wanneer het verandert. We laten je zien hoe je dit doet.

Maak om te beginnen een nieuw Word-document dat zal dienen als uw repository voor het adres dat u in andere Word-documenten wilt invoegen. Sla het op een locatie op die toegankelijk is voor andere documenten. Bewaar het bijvoorbeeld niet op een netwerkschijf waartoe u niet altijd toegang hebt.

We gaan bladwijzers gebruiken om naar het adres te verwijzen in ons gemeenschappelijke document. Typ de tekenreeks die u in andere documenten wilt invoegen (in ons geval het adres). Maak een bladwijzer door de naam te markeren en naar Invoegen> Bladwijzer te gaan en deze een naam te geven, zoals "Adres". Raadpleeg onze handleiding voor bladwijzers in Word voor informatie over het maken van deze bladwijzers.

Merk op dat bladwijzernamen geen spaties kunnen hebben. We raden aan de naam van de bladwijzer boven elk item in uw algemene informatiebestand te plaatsen, zodat u gemakkelijk weet welke naam u voor welk item wilt gebruiken. Dit is vooral handig als u van plan bent veel herbruikbare items in dit algemene document te hebben. In ons voorbeeld hebben we ons adres toegevoegd aan het algemene informatiedocument en de bladwijzernaam "Adres" boven het item geplaatst.

Nadat u het item aan uw gewone document hebt toegevoegd, kunt u het opslaan en sluiten. Open het document waarin u het adres wilt invoegen en plaats de cursor op de plaats waar u de tekst wilt laten komen. Voor ons voorbeeld gaan we een voettekst toevoegen en het adres daar invoegen.

We gaan de INCLUDETEXT-veldcode gebruiken om te verwijzen naar de bladwijzer die we in het gemeenschappelijke document hebben gemaakt. Om dit te doen, drukt u op "Ctrl + F9" om de haakjes voor de veldcode in te voegen.

OPMERKING: u kunt niet gewoon normale haakjes typen rond veldcodes. U moet "Ctrl + F9" gebruiken om het juiste type haakjes in te voegen.

De cursor wordt automatisch tussen de haakjes geplaatst. Typ de volgende tekst tussen de haakjes en vervang de "" door het volledige pad naar uw gewone woord dat de naam bevat die u wilt invoegen. Vervang "" door de bladwijzernaam die u hebt toegewezen aan het item in het gewone document.

INCLUDETEXT "" 

OPMERKING: Voer de haakjes in de veldcode niet in.

We typtten bijvoorbeeld het volgende tussen de veldcodebundels:

INCLUDETEXT "C: \\ Users \\ Lori \\ Documents \\ Common Information \\ CommonInformation.docx" Adres

OPMERKING: u moet dubbele backslashes in het pad gebruiken, zoals we deden. Zorg er ook voor dat u rechte aanhalingstekens gebruikt, geen slimme aanhalingstekens, wanneer u de bovenstaande code in het veld typt.

Om het adres uit het gewone document te halen en dit in de veldcode die u zojuist hebt ingevoerd in te voeren, klikt u met de rechtermuisknop op de veldcode en selecteert u 'Veld bijwerken' in het pop-upmenu.

Het adres wordt weergegeven in het document. Haakjes worden nog steeds rond het adres weergegeven als u de optie 'Bladwijzers weergeven' heeft ingeschakeld. Nogmaals, lees ons artikel over bladwijzers om te leren hoe u deze optie kunt uitschakelen. De veldcode kan ook grijs zijn. U kunt dit echter ook uitschakelen.

Als u de veldcode wilt wijzigen, kunt u de code opnieuw weergeven in plaats van het resultaat. Om dit te doen, klikt u met de rechtermuisknop op het resulterende item en selecteert u "Veldcodes wisselen" in het pop-upmenu. De tekst die u in de veldcode hebt ingevoerd, wordt opnieuw weergegeven en u kunt deze bewerken. Werk eenvoudigweg het veld bij om het nieuwe resultaat weer te geven.

Nadat u uw gewone document hebt gemaakt, kunt u dit gebruiken om andere items op te slaan die u vaak typt in uw Word-documenten. Gebruik eenvoudig een afzonderlijk INCLUDETEXT-veld in uw Word-documenten voor elk stuk informatie dat u automatisch uit uw gewone document wilt invoegen.