Hoe de verborgen persoonlijke gegevens te verwijderen Microsoft Office voegt toe aan uw documenten

Microsoft Office bewaart verborgen metadata in uw Office-documenten, inclusief hoe lang u eraan heeft gewerkt, de naam van iedereen die aan het document heeft gewerkt, wanneer het document is gemaakt en zelfs eerdere versies van het document.

Voordat u Office-documenten openbaar publiceert of naar iemand verzendt, moet u waarschijnlijk controleren welke verborgen informatie het document bevat en de gevoelige gegevens verwijderen. Deze metadata kunnen inbreuk maken op uw privacy of mogelijk gênant zijn.

Verborgen gegevens bekijken en verwijderen

Klik op Office 2013 of Office 2010 op het menu Bestand, klik op Info en het hulpmiddel Document inspecteren zal zich in de eerste plaats richten op informatie over de mogelijk gevoelige informatie in het document. Deze informatie is meer voor de hand liggend dan in oudere versies van Office, maar het is nog steeds gemakkelijk te missen als u niet op de hoogte bent Office voegt deze gevoelige gegevens aan uw documenten toe.

Klik in Office 2007 op de Office-bolknop op het lint, wijs Voorbereiden aan en klik op Document inspecteren.

Als u de verborgen metagegevens in het document wilt bekijken, klikt u op de knop Controleren op problemen, klikt u op Document inspecteren en kiest u de typen metagegevens waarvoor u het document wilt onderzoeken. U kunt alle geselecteerde opties gewoon verlaten om het document voor alle typen metagegevens te bekijken.

Klik op Inspecteren en Office onderzoekt het document op metadata. Klik op de knop Alles verwijderen naast een type metagegevens om deze te verwijderen.

Merk op dat u de meeste van deze metadata niet kunt herstellen na het verwijderen ervan. Om deze reden raadt Microsoft aan een nieuw exemplaar van het document te maken (gebruik de functie Opslaan als) voordat de metagegevens worden verwijderd en het document wordt gepubliceerd. Je hebt dan een kopie van het document met de metadata. Als u deze metadata helemaal niet wilt, kunt u deze eenvoudig verwijderen zonder u zorgen te maken over het behoud van een kopie.

Welk type metagegevens doet Office opslaan?

Office slaat documenteigenschappen op, waaronder details zoals de auteur, onderwerp, titel, de datum waarop u een document hebt gemaakt, wanneer u het voor het laatst hebt gewijzigd en hoe lang u aan het document hebt gewerkt. Deze eigenschappen bevatten ook de naam van elke sjabloon die u gebruikte tijdens het maken van het document, e-mailheaders en andere gerelateerde informatie. Dit kan mogelijk gênant zijn. Je kunt bijvoorbeeld een TPS-rapport sturen naar je baas en zeggen dat je de hele dag alleen aan het werk bent geweest. Maar de metagegevens kunnen onthullen dat je maar een paar minuten aan het TPS-rapport hebt gewerkt, hebt samengewerkt met andere mensen en dat je een sjabloon hebt gebruikt met de naam "Nutteloze TPS-rapportsjabloon" bij het maken ervan. Erger nog, er zijn nog andere implicaties voor de privacy - misschien wilt u een document publiceren op het web zonder dat uw naam hieraan is gekoppeld, maar uw naam zal standaard in de eigenschappen van het document verschijnen.

Kop-, voetteksten, watermerk en tekst die is opgemaakt als verborgen tekst kunnen ook worden opgenomen, maar verschijnen niet als u een korte samenvatting van het document maakt. De tool vertelt u of uw document deze informatie bevat.

Als je met anderen hebt samengewerkt tijdens het schrijven van het document, bevat het nog meer gegevens. De metagegevens tonen de namen van iedereen die aan het document heeft gewerkt, evenals eventuele opmerkingen, revisiemarkeringen, inktannotaties en eerdere versies van het document. Als u een document publiceert waaraan u hebt gewerkt, wilt u waarschijnlijk al deze gegevens verwijderen in plaats van deze te delen.

Hoe Office te stoppen met het opslaan van metadata

Helaas moet u het hulpprogramma Documentinspector gebruiken om gevoelige gegevens uit elk afzonderlijk document te verwijderen voordat u het publiceert of met iemand deelt. Er is geen ingebouwde manier om deze informatie uit meerdere documenten tegelijk te verwijderen, en er is ook geen instelling voor Office om te voorkomen dat Office deze gegevens op documenten toepast.

U kunt Office echter altijd automatisch de metagegevens laten verwijderen telkens wanneer u een bestand opslaat. U moet deze instelling toepassen op elk document dat u gebruikt. Het is een documentspecifieke instelling en geen systeembrede instelling.

Als u wilt voorkomen dat Office samen met uw documenten metagegevens opslaat, klikt u op het menu Bestand, kiest u Opties en selecteert u de categorie Vertrouwenscentrum. Klik op de knop Instellingen van het Vertrouwenscentrum en selecteer Privacyopties. Schakel de optie 'Persoonlijke gegevens verwijderen uit bestandseigenschappen bij opslaan' in. Als het grijs wordt weergegeven, klikt u op de knop Documentinspectie hieronder, voert u de Documentinspector uit en verwijdert u alle persoonlijke gegevens van het document. U moet dan in staat zijn om het selectievakje aan te vinken.

Vergeet niet dat u deze optie voor elk document afzonderlijk moet wijzigen.

Deze informatie kan nuttig zijn en een deel ervan is zelfs cruciaal voor samenwerking of voor bedrijven om bij te houden wie aan een document heeft gewerkt. Maar wanneer het tijd is om het document te publiceren, wilt u deze metadata waarschijnlijk verwijderen.