Hoe de gegevensinvoer in Excel te beperken met gegevensvalidatie

Als u Excel-spreadsheets gebruikt om gegevens van andere mensen te verzamelen, maar vindt dat ze uw zorgvuldig geplande cellen vaak vullen met de verkeerde soort informatie, kan gegevensvalidatie helpen.

Met dit hulpmiddel kunt u specifieke cellen beperken om alleen correct opgemaakte gegevens toe te staan. Als iemand iets binnengaat dat daar niet hoort te zijn - zoals 'lunch op de luchthaven' in plaats van '$ 15,68' op een onkostendeclaratie - weigert Excel de invoer totdat ze het goed hebben gedaan. Zie het als een passief-agressieve manier om ervoor te zorgen dat mensen je tijd niet verspillen.

Dit is bijvoorbeeld het werkblad met de belangrijkste onkostennota voor How-To Geek. Laten we zeggen dat we ervoor willen zorgen dat mensen alleen numerieke waarden invoeren die zijn opgemaakt als valuta (d.w.z. sommige cijfers, gevolgd door een decimale punt, gevolgd door twee cijfers) in bepaalde cellen.

Selecteer eerst alle cellen die u wilt beperken.

Schakel over naar het tabblad "Gegevens" op het lint en klik vervolgens op de knop "Gegevensvalidatie". Als uw venster niet op ware grootte is en u de labels niet kunt zien, is dit het pictogram met twee horizontale vakken, een groen vinkje en een rode gekruiste cirkel.

Klik in het venster Gegevensvalidatie op het tabblad "Instellingen" op het vervolgkeuzemenu "Toestaan". Hier kunt u een specifiek type invoer instellen om uw geselecteerde cellen toe te staan. Voor onze onkostendeclaratie gaan we erop staan ​​dat gebruikers een getal met twee decimale waarden invoeren, zodat we de optie 'Decimaal' selecteren. U kunt ook andere criteria selecteren, zoals ervoor zorgen dat een cel tekst, een tijd of datum, tekst van een specifieke lengte of zelfs uw eigen aangepaste validatie bevat.

Welk type gegevens u ook selecteert in de vervolgkeuzelijst "Toestaan", wijzigt de opties die voor u beschikbaar zijn op de rest van het tabblad "Instellingen". Omdat we een numerieke waarde willen die overeenkomt met de valuta, stellen we de vervolgkeuzelijst 'Gegevens' in op de instelling 'tussen'. Vervolgens configureren we een minimumwaarde van 0.00 en een maximale waarde van 10000.00, wat meer dan voldoende is om aan onze behoeften te voldoen.

Om het te testen, klikt u op "OK" om de validatie-instellingen toe te passen en probeert u vervolgens een ongeldige waarde in te voegen. Als we bijvoorbeeld 'pannenkoeken' typen voor de ontbijtwaarde in plaats van de kosten van de maaltijd, krijgen we een foutmelding.

Hoewel dat mensen beperkt tot het invoeren van alleen het juiste type gegevens, geeft het hen geen feedback over welk type gegevens vereist is. Dus laten we dat ook regelen.

Ga terug naar het venster Gegevensvalidatie (Gegevens> Gegevensvalidatie op het lint). Je hebt hier twee opties (en je kunt ze allebei gebruiken als je wilt). U kunt het tabblad "Invoerbericht" gebruiken om een ​​pop-up tooltip mensen het gewenste type gegevens te laten zien wanneer zij een cel selecteren waarvoor gegevensvalidatie is ingeschakeld. U kunt ook het tabblad "Foutwaarschuwing" gebruiken om de fout aan te passen die zij zien wanneer zij het verkeerde type gegevens invoeren.

Laten we eerst naar het tabblad "Invoerbericht" overschakelen. Zorg er hier voor dat de optie 'Toon bericht wanneer cel is geselecteerd' is ingeschakeld. Geef vervolgens uw invoer-tooltip een titel en wat tekst. Zoals je hieronder kunt zien, verschijnt er een bericht in een van de cellen waarin het bericht wordt weergegeven, zodat mensen weten wat er wordt verwacht.

Op het tabblad 'Foutwaarschuwing' kunt u het foutbericht aanpassen dat mensen te zien krijgen wanneer ze het verkeerde type gegevens invoeren. Zorg ervoor dat de optie 'Foutmelding weergeven nadat ongeldige gegevens zijn ingevoerd' is ingeschakeld. Kies een stijl voor uw foutmelding in de vervolgkeuzelijst "Stijl". Je kunt gaan met een stop (de rode cirkel met de X), Warning (gele driehoek met een uitroepteken) of Information (blauwe cirkel met een kleine "i"), afhankelijk van hoe sterk je wilt dat de boodschap overkomt.

Typ een titel voor uw bericht, de tekst van het bericht zelf en druk op "OK" om het te voltooien.

Nu, als iemand onjuiste gegevens probeert in te voeren, is die foutmelding iets nuttiger (of sarcastisch, als je dat liever hebt).

Het is een beetje extra legwerk om gegevensvalidatie in te stellen, maar het kan u later veel tijd besparen als u spreadsheets gebruikt voor het verzamelen van gegevens van andere mensen. Het is zelfs handig om je eigen fouten te voorkomen. En dit is dubbel waar als u formules of automatiseringstaken hebt ingesteld die op die gegevens zijn gebaseerd.