Een vervaldatum instellen bij het delen van bestanden op Google Drive

Een bestand delen via Google Drive is een geweldige manier om clients en contractanten toegang te geven tot documenten zonder ze te hoeven downloaden. Als u alleen wilt dat mensen tijdelijke toegang tot bestanden hebben, kunt u een automatische vervaldatum instellen wanneer u ze deelt. Hier is hoe.

Notitie: Als u deze functie wilt gebruiken als eigenaar van het document, moet u een betaald G Suite-account hebben. Mensen met wie je het document deelt, doen het niet een betaald account nodig om de documenten te bekijken.

Een vervaldatum instellen voor Google Drive-bestanden

Start de Google Drive op die is gelinkt aan uw G Suite-account, klik met de rechtermuisknop op het bestand dat u wilt delen en klik vervolgens op 'Delen' in het snelmenu.

Voeg de e-mailadressen toe van alle mensen met wie u het bestand wilt delen en klik vervolgens op de knop "Verzenden". Als u de uitnodiging naar een Gmail-account verzendt, worden die personen automatisch toegevoegd aan de lijst met mensen die toegang hebben tot het bestand. Als u naar een ander type adres verzendt, ontvangt elke persoon een e-mail met een koppeling naar het bestand.

Klik nu met de rechtermuisknop op het bestand en klik nogmaals op de opdracht "Delen".

Deze keer met de beschikbare aandelenopties, klik je op de link "Geavanceerd".

Naast de contactgegevens van elke persoon, ziet u een timerpictogram. Klik erop om een ​​vervaldatum in te stellen.

Klik vanaf hier op het vervolgkeuzemenu 'Toegang verloopt' om 7 dagen of 30 dagen te kiezen of om een ​​aangepaste vervaldatum in te stellen.

Als u de optie "Aangepaste datum" kiest, wordt een kalender geopend waarin u een preciezere datum kunt selecteren.

Als u een vervaldatum voor iemand anders wilt instellen, klikt u op de timer naast hun naam. U moet een vervaldatum voor elke persoon instellen.

Klik ten slotte op 'Wijzigingen opslaan' om de bewerkingen die u aan alle gebruikers hebt uitgevoerd, definitief te maken.

Er is hier een voorbehoud, waarvan u op de hoogte moet zijn. Mensen met wie je deelt, kunnen standaard het bestand downloaden, afdrukken of kopiëren. Als ze dit doen, hebben ze toegang tot die exemplaren na elke vervaldatum die je hebt ingesteld. U kunt hun toestemming instellen om alleen de opties 'Uitschakelen om te downloaden, afdrukken en kopiëren voor commentatoren en kijkers' weer te geven om dit te voorkomen, maar deze mensen kunnen het document niet bewerken.

Toch, als je mensen hebt die alleen tijdelijke toegang nodig hebben om een ​​document te bekijken of erop te reageren, werkt deze functie prima.