Hoe u uw Outlook-agenda deelt
Het delen van uw Outlook-agenda is eenvoudig, maar hoe u het ook doet, het maakt uit of u niet wilt dat de mensen met wie u het deelt, moeite hebben om het te openen. Laten we eens kijken hoe een Outlook-agenda te delen, of de ontvanger zich nu in dezelfde organisatie bevindt of niet.
Of u uw Outlook-agenda deelt met iemand in uw organisatie (dat wil zeggen mensen met hetzelfde e-maildomein als uzelf) buiten uw organisatie, het proces voor delen is vergelijkbaar. De manier waarop de ontvanger toegang heeft tot uw gedeelde agenda is echter een beetje anders, vooral als de persoon buiten uw organisatie Outlook niet gebruikt. Het is echter nog steeds vrij eenvoudig en we bespreken hoe het werkt, zodat u mensen hier kunt wijzen als ze moeite hebben om toegang te krijgen tot uw gedeelde agenda.
Uw agenda delen met een collega
Als u een agenda wilt delen met iemand die voor dezelfde organisatie werkt, is het proces vrij eenvoudig. Open de agenda in Outlook en klik vervolgens op Start> Agenda delen> Agenda.
Als u Outlook voor meer dan één account gebruikt, moet u ervoor zorgen dat u de agenda selecteert voor het account dat u wilt delen.
Het venster "Kalendereigenschappen" wordt geopend op het tabblad "Rechten" en toont wie momenteel toegang tot uw agenda heeft. Outlook is standaard zo ingesteld dat iedereen in uw organisatie kan zien wanneer u het druk heeft, maar verder niets. Uw IT-medewerkers hebben dit mogelijk op verschillende manieren veranderd, dus we zullen ons richten op het delen van uw agenda met een persoon in uw organisatie.
Als u uw agenda met iemand wilt delen, klikt u op de knop 'Toevoegen'.
Hiermee wordt uw adresboek geopend en worden standaard de personen in uw organisatie weergegeven. Voeg de persoon toe waarmee u uw agenda wilt delen en klik vervolgens op 'OK'.
De persoon die je hebt gekozen, verschijnt in het venster Machtigingen. Standaard hebben ze een machtigingsniveau van 'Kan alle details bekijken', die je kunt wijzigen als je wilt.
Als je klaar bent, klik je op "OK" om je agenda te delen.
Als u een agenda wilt bekijken die iemand met u heeft gedeeld, klikt u op Start> Agenda toevoegen> Gedeelde agenda openen.
Typ in het geopende venster de naam van de persoon die een agenda met u heeft gedeeld en klik vervolgens op OK.
De kalender verschijnt nu om te bekijken onder de "Gedeelde agenda's" lijst aan de linkerkant.
Uw agenda delen met iemand extern
Als u een agenda wilt delen met iemand die buiten uw organisatie werkt, is het proces vergelijkbaar. Open de agenda in Outlook en klik vervolgens op Start> Agenda delen> Agenda.
Als u Outlook voor meer dan één account gebruikt, zorg er dan voor dat u de agenda selecteert voor het account dat u wilt delen.
Het venster "Kalendereigenschappen" wordt geopend op het tabblad "Rechten" en toont wie momenteel toegang tot uw agenda heeft.
Als u uw agenda met iemand wilt delen, klikt u op de knop 'Toevoegen'.
Dit zal je adresboek openen. Klik in het dropdown-menu "Adresboek" op "Contacten".
Hiermee worden alle externe contacten in uw adresboek weergegeven. Als je je agenda wilt delen met een externe persoon en deze hier niet wordt weergegeven, moet je deze eerst als contactpersoon toevoegen.
Voeg de persoon toe waarmee u uw agenda wilt delen en klik vervolgens op 'OK'.
De persoon die je hebt gekozen, wordt toegevoegd aan het venster Machtigingen. Ze hebben standaard het machtigingsniveau 'Kan alle details bekijken', die u kunt wijzigen als u dat wilt. In tegenstelling tot het delen met mensen in uw organisatie, kunt u geen externe personen "Kan bewerken" of "Gedelegeerd" rechten geven.
Als je klaar bent, klik je op "OK" om je agenda te delen.
Hoe de ontvanger uw uitnodiging om een agenda te bekijken accepteert, is waar het proces nogal verschilt van delen met iemand in uw organisatie.
De persoon met wie je je agenda hebt gedeeld, ontvangt een e-mail.
Als ze op 'Agenda accepteren' klikken, worden ze naar Outlook.com gebracht om in te loggen bij een Microsoft-account, waar de gedeelde agenda beschikbaar wordt gemaakt.
Dat proces is vrij naadloos, maar niet veel hulp als uw ontvanger een niet-Microsoft-product gebruikt. We laten u zien hoe u de gedeelde agenda aan een Google-agenda kunt toevoegen, omdat dit de populairste agenda-app is, maar u kunt een gedeelde agenda toevoegen aan vrijwel elke fatsoenlijke kalender-app die u wilt vermelden.
Onderaan de e-mail staat een link 'deze URL'.
Klik met de rechtermuisknop op deze URL en klik op "Koppelingslocatie kopiëren" (of de equivalente opdracht, afhankelijk van het programma dat u gebruikt om de e-mail te bekijken).
Open uw Google-agenda, klik op de drie puntjes naast 'Agenda toevoegen' en kies 'Van URL'.
Plak de URL die u vanuit de e-mail hebt gekopieerd en klik vervolgens op 'Agenda toevoegen'.
De agenda verschijnt in de lijst 'Andere agenda's' aan de linkerkant.
Dit is echter geen erg vriendelijk formaat, vooral als er meer dan één gedeelde agenda is om te tonen. U kunt de naam ervan wijzigen door de muisaanwijzer op de naam te plaatsen, op de drie puntjes aan het einde te klikken en vervolgens op 'Instellingen' te klikken.
Wijzig het veld Naam naar wat u maar wilt en klik vervolgens op de pijl-terug naast 'Instellingen'.
Je hebt nu een veel vriendelijkere kalendernaam.
De URL die u vanuit de e-mail hebt gekopieerd is een URL naar de gedeelde agenda in iCalendar (.ics) -indeling, die ondanks gelijkenis met naam niets met Apple te maken heeft. In plaats daarvan is het een open indeling voor agendagegevens die al meer dan 20 jaar bestaat. Elke agenda-app die u waarschijnlijk zult gebruiken, accepteert een .ics-indelingsagenda, dus terwijl we het proces van het toevoegen van dit aan een Google-agenda hebben doorlopen, zou de koppeling moeten werken in Apple Agenda, Yahoo! Agenda, Lightning voor Thunderbird of een andere agenda-app die u gebruikt.
