Hoe u uw werktijden aan anderen in Outlook kunt tonen

Wat is erger dan niet in staat zijn om een ​​ontmoeting met iemand te krijgen? Een vergaderverzoek ontvangen voor een tijd dat u niet werkt. Daar kunnen we niet stoppen, maar we kunnen u helpen Outlook in te stellen, zodat mensen op z'n minst uw werktijden kennen.

Wanneer u een vergaderverzoek in Outlook maakt, helpt de Vergadering> Scheduling Assistant u een tijdstip te vinden waarop u en de ontvangers van de vergaderingsverzoeken allebei gratis zijn.

Wanneer u de Scheduling Assistant opent, zijn de uren die voor elke dag worden weergegeven niet van middernacht tot middernacht; ze zijn van 8 tot 17 uur.

Dit is Outlook's standaard werkdag, die je kunt veranderen naar de uren die je werkt. Klik op Bestand> Opties> Agenda en zoek het gedeelte "Werktijd". U kunt hier uw werktijden wijzigen.

We veranderen bijvoorbeeld onze werktijden van 10.00 uur tot 16.00 uur en klikken vervolgens op 'OK'. Als we een nieuw vergaderverzoek openen en op de planningsassistent klikken, zijn onze werktijden aangepast aan de nieuwe uren.

In Outlook worden deze uren weergegeven aan iedereen met toegang tot uw agenda wanneer ze een vergadering met u proberen te boeken.

Stel dat u een nachtbraker bent die op afstand werkt en uw eigen uren kan instellen. Je moet 's middags beschikbaar zijn, zodat er wat overlap is met je collega's van je vroege vogels, maar je geeft de voorkeur aan een latere start, dus je werkt van 12.00 uur tot 20.00 uur. Wanneer u een vergaderverzoek maakt en een collega toevoegt, geeft Outlook uw werktijden weer als van 12:00 uur tot 20:00 uur en de uren die ze in deze periode niet werken, worden weergegeven als een lichtgrijze balk.

Wanneer ze een vergadering met u proberen te boeken, worden alle uren tot 12 uur op dezelfde manier weergegeven als een lichtgrijze balk voor hen.

U kunt ook uw werkdagen instellen, dus als u in deeltijd werkt of in het weekend werkt, kunt u dit wijzigen in Bestand> Opties> Kalender> Werkweek.

We zullen de onze veranderen om aan te tonen dat vrijdag een niet-werkdag is. Wanneer we een nieuw vergaderverzoek maken en de Scheduling Assistant bekijken, wordt de hele dag weergegeven als een lichtgrijze balk. Dit geeft aan dat dit geen werkuren voor ons zijn.

Misschien moet je je collega op de hoogte stellen van wat de grijze balk betekent - en hen aanmoedigen om hun eigen werkdagen en uren in te stellen - maar als iedereen weet wat dit betekent, hebben mensen in ieder geval alleen de schuld als ze een vergadering boeken bij jou werk je een tijdje niet.