Hoe iemand te stoppen met het doorsturen van een vergaderverzoek in Outlook

Als je ooit een probleem hebt gehad met potentiële deelnemers aan de vergadering die verzoeken doorsturen naar anderen, hebben we goed nieuws. Als u de nieuwste versie van Outlook (2016 of 365) hebt of als u een Office 365-abonnee bent die de Outlook-webapp gebruikt, kunt u voorkomen dat mensen vergaderverzoeken doorsturen.

Een ontmoeting samen met de juiste aanwezigen kan frustrerend zijn. Je moet een tijd vinden dat iedereen beschikbaar is. Dan moet je een vrije kamer vinden. Hoop dan dat de aanwezigen het vergaderverzoek niet doorsturen naar iemand die niet aanwezig hoeft te zijn, of, erger nog, de vergadering doorsturen naar een ondergeschikte om in plaats daarvan deel te nemen. We kunnen mensen niet dwingen om vrij te zijn, en we kunnen je niet in een vergaderruimte toveren, maar als je Outlook gebruikt, kunnen we je laten zien hoe je kunt voorkomen dat mensen je vergaderverzoek doorsturen. Laten we kijken.

Bijwerken: Een van onze lezers heeft ons erop gewezen dat deze techniek alleen beschikbaar is in de Windows-versie van Outlook en niet de macOS-versie. Bedankt voor het wijzen, Floris!

Stop een verzoek van doorsturen in Outlook of de Outlook Web App

Het stoppen van een vergaderverzoek voor doorsturen is net zo eenvoudig als het omdraaien van een enkele instelling voordat u de aanvraag verzendt.

In de volledige Outlook-client, met een open vergaderverzoek, schakelt u naar het tabblad 'Vergadering'. Klik op de knop "Antwoordoptie" en klik vervolgens op de schakelaar "Doorsturen toestaan" in de vervolgkeuzelijst om deze uit te schakelen (standaard is deze ingeschakeld).

Zorg ervoor dat in de Outlook-webtoepassing een vergaderverzoek is geopend en dat minimaal één deelnemer is toegevoegd. Klik op de tandarts "Deelnemers" en klik vervolgens op de schakelaar "Doorsturen toestaan" om deze uit te schakelen voor deze vergadering.

Helaas is er geen mogelijkheid om de optie "Doorzenden toestaan" standaard uit te schakelen. U moet het uitschakelen telkens wanneer u een nieuw verzoek aanmaakt.

Dus wat gebeurt er als iemand probeert mijn vergaderverzoek door te sturen??

Er kunnen drie dingen gebeuren wanneer iemand probeert een bericht door te sturen waarop u de optie 'Doorzenden toestaan' hebt uitgeschakeld:

• Als uw deelnemer dezelfde versie van Outlook gebruikt als u (en als ze voor hetzelfde bedrijf werken, is dit zeer waarschijnlijk), krijgen ze niet de mogelijkheid om het vergaderverzoek door te sturen.
• Als ze zich in een oudere versie van Outlook bevinden, kunnen ze het vergaderverzoek doorsturen, maar Microsoft Exchange blokkeert de bezorging en stuurt uw deelnemer een bericht "niet af te leveren"..
• Als ze een e-mailsysteem van niet-Microsoft gebruiken, zoals Gmail, kunnen ze het vergaderverzoek zonder enige beperking doorsturen. Dit komt omdat systemen van derden geen enkele verplichting hebben om de "do not forward" -markering van Microsoft te respecteren. In de toekomst is het mogelijk dat ze het gaan respecteren (dit is vaak een situatie waarbij iemand als Google wil dat Outlook een Gmail-specifieke vlag respecteert, dus er is een deal gesloten ), maar het is ook heel goed mogelijk dat geen enkel systeem behalve Outlook de vlag ooit zal respecteren.

Maar zolang je vergaderingen met mensen in je organisatie opzet, zou dit prima moeten werken.