Hoe de leesbaarheid van uw schrijven in Microsoft Word of Outlook te testen

Microsoft Word en Outlook hebben lang de mogelijkheid gehad om "leesbaarheids" -statistieken te bekijken voor wat u schrijft, zodat u weet hoe eenvoudig of ingewikkeld u schrijft. Dit kan ertoe bijdragen dat uw schrijven leesbaar genoeg is voor uw beoogde doelgroep.

In oudere versies van Word was de functie slechts één klik verwijderd van uw statusbalk. In versies die met 2013 beginnen, moet u de functie eerst inschakelen en vervolgens toegang krijgen door een spelling- en grammaticacontrole uit te voeren.

Het controleren van spelling en grammatica in Word en Outlook gebeurt in het Proofing Panel en biedt een redelijk solide manier om documenten te proeflezen. Er zijn enkele betere invoegtoepassingen voor grammatica-controle voor Office, maar zelfs als u deze hebt ingeschakeld, moet u nog steeds de ingebouwde grammaticacontrole inschakelen om de leesbaarheidsstatistieken te kunnen gebruiken. Of dat de moeite waard is, is helemaal aan jou. En als u het niet erg vindt dat grammaticacontrole actief is, maar u liever niet laat afleiden door de kronkelende onderstrepingen terwijl u werkt, kunt u de spelling- en grammaticacontrole altijd uitschakelen terwijl u typt.

Hoe leesbaarheidsstatistieken in te schakelen

Voor toegang tot leesbaarheidsstatistieken in Word moet u de functie eerst inschakelen. Klik in Word op het tabblad Bestand en klik vervolgens op Opties. Selecteer het tabblad Proefen in het venster Opties. Schakel de selectievakjes 'Grammatica controleren met spelling' en 'Leesbaarheidsstatistieken weergeven' in. Klik op OK als u klaar bent.

Het proces is vergelijkbaar in Outlook. Klik op het tabblad Bestand en klik vervolgens op Opties. Selecteer in het venster Opties het tabblad E-mail en klik vervolgens op de knop "Spelling en autocorrectie".

Selecteer het tabblad Proeftypen in het venster Editor-opties. Schakel de selectievakjes 'Grammatica controleren met spelling' en 'Leesbaarheidsstatistieken weergeven' in en klik vervolgens op OK.

Merk op dat u in zowel Word als Outlook de opties voor het controleren van spelling- en grammaticafouten kunt deselecteren tijdens het typen als u vindt dat.

Hoe leesbaarheidsstatistieken te bekijken

Nu u leesstatistieken heeft ingeschakeld, is het eenvoudig om de leesbaarheidsscore van een document of een selectie van tekst te controleren. Het enige wat u hoeft te doen is een spelling- en grammaticacontrole uitvoeren. U kunt specifieke tekst selecteren om te controleren of ervoor zorgen dat niets is geselecteerd om het hele document te controleren. Start een spelling- en grammaticacontrole door op F7 te drukken of door op de knop Proberen te klikken in de statusbalk onder aan het venster.

Loop door de spelling- en grammaticacontrole en wanneer u klaar bent, verschijnt het Leesbaarheidsstatistieken-venster.

Het venster toont u enkele basisstatistieken zoals het aantal woorden en tekens, samen met enkele gemiddelden zoals zinnen per alinea. In het gedeelte Leesbaarheid ziet u twee scores: Flesch Reading Ease en Flesch-Kincaid Grade Level. Beide scores zijn gebaseerd op formules die de gemiddelde lengte van de zin (ASL) en gemiddelde lettergrepen per woord (ASW) aangeven..

• Flesch Reading Ease. Deze score beoordeelt de leesbaarheid van uw tekst op een 100-puntsschaal, waarbij hogere scores gemakkelijker te lezen zijn. Scores van 0-60 worden doorgaans beschouwd als een universitair of graduate niveau en redelijk moeilijk te lezen. Scores van 60-80 worden beschouwd als redelijk eenvoudig te lezen en te schrijven in gewoon Engels. De meeste professionele documenten vallen binnen dit bereik. Hogere scores dan 80 worden beschouwd als gemakkelijk te lezen voor kinderen.
• Flesch-Kincaid niveau. Deze score beoordeelt de leesbaarheid van tekst op basis van Amerikaanse schoolniveau's. Een score van 4,0 betekent bijvoorbeeld schrijven dat kan worden begrepen door een vierde grader. De meeste professionele documenten vallen ergens tussen de 7.0 en 7.0.

En als je graag de wiskunde achter dingen kent, is de formule die wordt gebruikt voor het bepalen van de Flesch Reading Ease-score:

206.835 - (1.015 x ASL) - (84.6 x ASW)

De formule die wordt gebruikt bij het bepalen van de Flesch-Kincaid Grade Level-score is:

(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) - 15.59

En dat is het! Het is een eenvoudige functie om in te schakelen en te gebruiken, en hoewel je misschien niet alles wat je schrijft op scores voor leesbaarheid baseert, kunnen ze nog steeds een handig hulpmiddel zijn om ervoor te zorgen dat je met je schrijven de juiste doelgroep bereikt.