Gebruik van de vergelijkingsfunctie van Microsoft Word

Als u werkt in een samenwerkend team van werknemers, of als u alleen bezig bent met verschillende revisies van uw eigen werk, is het belangrijk om incrementele wijzigingen te kunnen volgen. In Microsoft Word is de mogelijkheid om elk verschil in twee bijna identieke documenten te vergelijken ingebouwd in de Compare-tool. Hier is hoe het te gebruiken.

Open eerst Word en elk documentbestand. (Het kan een van degenen zijn die u vergelijkt, een ander document volledig, of gewoon een blanco project.) Klik op het tabblad "Overzicht" bovenaan het scherm om het lintmenu te openen en klik vervolgens op de knop "Vergelijken "- het zal zich aan de rechterkant van het menu bevinden.

Klik nogmaals op "Vergelijken" als een ander menu wordt geopend. Selecteer vervolgens in het nieuwe venster uw twee documenten: het document "Origineel" (of eerder) en het document "Herzien" (of recenter). Als u geen van beide in het vervolgkeuzemenu ziet, klikt u op het mappictogram aan de rechterkant om met uw bestandsbrowser naar het document te bladeren.

Onder 'Wijzigingen labelen met' kunt u een notitie instellen om bij te houden welk verschil bij welk document hoort. Hier ga ik de mijne "later" labelen omdat het de laatste herziening van het manuscript is. U kunt alleen een tag aan het herziene document toevoegen, maar u kunt ertussen schakelen met het pictogram met de dubbele pijl.

Klik op de knop "Meer" om de geavanceerde optie te zien. De meeste hiervan spreken voor zich en alle opties zijn standaard ingeschakeld. Let op de optie "Wijzigingen weergeven bij", waarbij individuele wijzigingen per teken (heel langzaam) of per woord worden weergegeven.

Klik op 'OK'. Word opent een gecompliceerde selectie van deelvensters in één document. Van links naar rechts hebt u een gedetailleerde lijst met wijzigingen, een volledig overzicht van het "Revised" -document met rode markeringen in de linkermarge die wijzigingen aangeven en een dubbel deelvenster met de gestapelde originele en herziene documenten. Scrollen met uw muiswiel schuift in één keer door alle drie vensters, maar u kunt de schuifbalken rechts van elk venster gebruiken om door de afzonderlijke vensters te bladeren.

Het deelvenster Revisies is hier het nuttigst. Het toont elke wijziging, wat is verwijderd en wat is toegevoegd, in volgorde van de bovenkant van het document naar de bodem. Het is een fantastische manier om de verschillen in tekst en opmaak in een oogopslag te zien. Als u op een van de vermeldingen in het deelvenster Revisies klikt, bladert u meteen door de andere vensters naar de relevante positie. Netjes!

Nadat u het tabblad Revisies hebt gebruikt om de specifieke revisie te vinden, kunt u met de rechtermuisknop klikken op de relevante tekst in het middelste deelvenster. Klik op "Accepteren" of op "Weigeren" (gevolgd door de bijbehorende actie) om de wijziging respectievelijk te behouden of terug te zetten.

U kunt dit vergeleken document opslaan als een afzonderlijk bestand dat geen invloed heeft op een van de documenten die u momenteel bekijkt. Klik gewoon op Bestand> Opslaan als en sla het op zoals elk ander Word-document.

Merk op dat de vergelijkingsfunctie niet beschikbaar is als elk document een wachtwoordbeveiliging heeft of als de wijzigingen in Word beschermd zijn. U kunt deze instelling in de afzonderlijke documenten wijzigen door te klikken op Controleren> Wijzigingen bijhouden.