Hoe u het hulpprogramma Conversation Clean Up in Outlook gebruikt

Sommige mensen houden ervan hun Outlook-mappen perfect beheerd te houden, met e-mails die netjes zijn gecategoriseerd en opgeslagen in een logische, minimale mappenstructuur. De meesten van ons zijn niet zo, dus Microsoft heeft hulpmiddelen ter beschikking gesteld om te helpen. Een van deze tools is de weinig bekende tool Conversation Cleanup, die overbodige e-mails uit een gesprek verwijdert of verplaatst. Dit is hoe het werkt.

U kunt het hulpprogramma Conversation Clean Up uitvoeren voor een enkele conversatie, een map of een map en alle submappen. Het zoekt naar e-mails die redundant zijn, wat betekent dat e-mails die volledig zijn opgenomen in een ander bericht in het gesprek. Vervolgens wordt het (standaard) verwijderd of worden deze e-mails naar een andere map verplaatst, afhankelijk van hoe u het hebt ingesteld. Dit helpt voorkomen dat uw postvak wordt gevuld met meerdere exemplaren van hetzelfde bericht.

Eerst moet je de Conversation Clean Up-parameters instellen. Ga naar Bestand> Opties> E-mail en scroll vervolgens naar beneden naar het gedeelte "Conversatie opruimen".

Standaard verwijdert Conversatie opruimen items, maar als u in plaats daarvan overbodige items naar een map wilt verplaatsen, klikt u op "Bladeren" en kiest u de map waarnaar u ze wilt verplaatsen. Dit is handig als u zelf wilt controleren of de berichten die het hulpprogramma daadwerkelijk vindt, overbodig zijn. De Conversation Cleanup-tool is betrouwbaar in onze ervaring, maar soms is er geen vervanging voor het zelf controleren van dingen.

Je kunt de andere standaardopties waarschijnlijk laten zoals ze zijn, omdat ze heel logisch zijn, maar als je situatie of voorkeuren anders zijn, kun je ervoor zorgen dat je de parameters naar wens in of uitschakelt. Zodra u de instellingen heeft zoals u wilt, klikt u op 'OK' om terug te gaan naar Outlook.

Nu moet je de tool openen. Klik op het tabblad "Start" op de knop "Opschonen". Het vervolgkeuzemenu geeft je de optie om het gesprek op te schonen dat momenteel is geselecteerd in de map, de hele map of de hele map en alle submappen..

U kunt dit menu ook openen door op Map> map opschonen te klikken als u de optie "Opschonen gesprek" niet nodig hebt.

We gaan voorlopig met "Opschonen map", maar het proces is hetzelfde, of u nu een gesprek, een map of een map en zijn submappen opruimt. En voor een optie met één muisklik kunt u altijd met de rechtermuisknop op een map in het navigatievenster klikken en 'Map opschonen' selecteren.

De eerste keer dat u dit hulpprogramma uitvoert, wordt er een waarschuwing weergegeven met de optie om de instellingen te wijzigen, het hulpprogramma uit te voeren of de bewerking te annuleren.

Als u wilt dat het hulpprogramma wordt uitgevoerd zonder dit pop-upvenster te zien, schakelt u de optie "Dit bericht niet meer weergeven" in.

Klik op "Map opruimen" om het hulpprogramma uit te voeren (als u de optie "Dit bericht niet meer weergeven" hebt ingeschakeld, wordt het hulpprogramma vanaf dit moment uitgevoerd zodra u het selecteert). Wanneer het hulpprogramma wordt uitgevoerd, wat enige tijd kan duren als u het voor de eerste keer gebruikt in een map met veel berichten, verschijnt een statusmelding in de balk onder aan Outlook.

U kunt Outlook blijven gebruiken terwijl dit actief is. Zodra de statusmelding verdwijnt, is het hulpprogramma voltooid. Het zal je niet vertellen dat het klaar is - de tool is ontworpen om op de achtergrond te draaien om je te helpen, niet om je te bombarderen met berichten, maar het zal je vertellen of het geen berichten kan vinden om op te ruimen.

Dat is alles wat er is. Toen we dit hulpprogramma in een voorbeeldmap met 2487 e-mails uitvoerden, vond het 502 e-mails die konden worden verwijderd. Meer dan een vijfde van de e-mails in de map was overbodig, dus het is een eyeopener en een tool die het waard is om te gebruiken als je bijna geen ruimte meer hebt of moe bent van het waden door gesprekken.