Hoe Trello te gebruiken om managementprojecten een fluitje van een cent te maken

Trello kan een geweldige manier zijn om projecten te beheren, te communiceren met uw team, ideeën te organiseren en te dienen als een soort "internetbord" waar mensen samen kunnen brainstormen en kunnen samenwerken in een gedeelde ruimte.

Nadat u een bord hebt gemaakt, kunt u beginnen met het toevoegen van de leden van het project waaruit het team zal bestaan. Klik hiertoe op het tabblad "Menu weergeven" aan de rechterkant.

Zodra u alle leden van uw forum verzameld en klaar om te gaan, kunt u beginnen met het toevoegen van nieuwe lijsten. De titels van deze lijsten kunnen van alles zijn, afhankelijk van het type project dat u maakt, de workflow van hoe u individuele toewijzingen wilt beheren en de manier waarop u uw inhoud in het algemeen wilt beheren..

Als voorbeeld hebben we een paar verschillende ideeën hieronder weergegeven. In elke lijst vindt u de optie "Een kaart toevoegen", die u hier kunt aanklikken.

Zodra de kaart in de lijst is gemaakt, klikt u erop en ziet u een venster dat er als volgt uitziet:

En het is in deze kaarten waar de echte organisatie begint. Alles van het toevoegen van leden tot "Abonneren op een kaart" (wat betekent dat ze een melding ontvangen op hun e-mail of telefoon wanneer er een nieuwe actie plaatsvindt), om een ​​kaart te labelen voor de subsectie gebeurt in de knoppen aan de zijkant.

Je kunt de beschrijving van een kaart bewerken (d.w.z. "Alleen brainstormen", een link naar relevant onderzoek, YouTube-clips, enz.), En een "Checklist" maken, zie hier aan de kant staan.

Checklists zijn een geweldige manier om individuele kaarten te beheren en ervoor te zorgen dat alle leden van het team altijd op de hoogte zijn van waar een bepaald stuk van het project zich op een bepaald moment bevindt. Om een ​​checklist toe te voegen en deze te vullen met nieuwe items, ga je met je muis naar de knop "Checklist", klik je op "Toevoegen" en begin je met het invullen van de taken.

Andere instellingen op elke kaart bevatten de optie om een ​​vervaldatum toe te voegen, die kan worden bijgewerkt of gewijzigd door leden die toestemming hebben gekregen op de kaart.

De activiteitsfeed is te vinden in het menu aan de rechterkant en zolang een kaart niet als "privé" gemarkeerd is, kunnen alle acties van uw team worden bekeken vanuit een eenvoudig te volgen stream.

Een andere geweldige functie van Trello is dat al uw bestanden en mappen direct in de kaarten zelf kunnen worden bevestigd. Nooit meer door een eindeloze reeks Dropbox-mappen graven met gecompliceerde wachtwoorden of proberen iemand zijn Drive-rechten naar behoren te organiseren, met Trello is alles wat je nodig hebt hier en klaar om rechtstreeks van de server te downloaden.

Maar in het geval dat uw team nog niet klaar is om hun Dropbox te "droppen", zal de service automatisch worden geïntegreerd met veel van de meest populaire cloudservices, en zal het u mogelijk maken om inhoud rechtstreeks vanuit uw gekoppelde account bij te voegen..

Hierna komen labels binnen.

De labels zijn een universele naam waarmee u eenvoudig uw secties in subsecties kunt scheiden, enzovoort. Stel dat u bijvoorbeeld iets in uw lijst "Toegewezen" hebt, maar u weet niet op welke afdeling het artikel hoort?

Met labels kunt u snel specifieke inhoud coderen, zodat iedereen die is gekoppeld aan de kaart snel kan herkennen aan wie het toebehoort en wat het doel van de opdracht is. Deze visuele cue zorgt voor een eenvoudig organisatiesysteem, niet veel anders dan de gekleurde tabbladen die je bovenop mappen ziet teruglopend in een archiefkast.

Ten slotte kunt u ervoor kiezen om een ​​kaart met iemand te "delen" via e-mail, of u kunt hem gewoon in uw werkstroomruimte linken buiten het Trello-netwerk..

Enkele van de extra, leukere functies van Trello zijn onder meer de optie om vriendelijke stickers toe te voegen aan een kaart of lid, waarvan een paar deel uitmaken van het Basic-lidmaatschap, en een hele extra bibliotheek die wordt geopend als je je aanmeldt voor de Trello Gold maandelijks abonnement.

Business Class krijgt u dezelfde stickers, maar in plaats van de $ 5 per maand als geheel te betalen, kunt u ervoor kiezen premiumlidmaatschappen te geven aan elk van uw werknemers tegen een a ala-carte-korting van slechts $ 3,75 per persoon.

Met aanvullende instellingen in de menubalk kunt u de rechten voor leden van uw team zorgvuldig beheren, inclusief wie de kaarten kan lezen, wie er opmerkingen over kan plaatsen en wie de mogelijkheid heeft om oudere opdrachten die al al zijn te archiveren, verwijderen of verplaatsen diende hun doel.

Hier vindt u ook het menu "Power-ups", inclusief de optie om alle toewijzingen en hun eigenaren in een kalenderindeling te zien, compleet met vervaldatums en bijbehorende planningen, evenals de optie om uw teamleden toe te staan ​​" stem op bepaalde kaarten.

Het idee achter het stemsysteem is dat als iedereen het niet eens kan worden over een idee of welke taak er vervolgens moet worden gewerkt, je de vloer open kunt stellen voor een stemronde. Welke optie het meeste aantal stemmen krijgt, is het volgende project dat wordt doorgestuurd.

Als een bord niet genoeg is, is er altijd de mogelijkheid om meer te verdienen. Het scheiden van uw personeel op deze manier kan helpen om teveel buitensporige crosstalk tussen verschillende afdelingen op te ruimen, en is altijd een goede optie als u zich zorgen maakt over toestemmingen of mensen die privéprojecten in actie zien voordat ze klaar zijn voor het grote publiek.

Zodra een kaart zijn doel heeft bereikt, kunt u hem met één druk op de knop netjes wegstoppen in het archief. Het archief bevat inhoud voor meer dan 30 dagen voordat het permanent wordt verwijderd, dus zorg ervoor dat u niets in dit gebied van Trello verstuurt, tenzij u absoluut zeker weet dat u het voorgoed hebt gedaan..

Trello kan een nuttige, gemakkelijk toegankelijke manier zijn voor jou en de leden van je hele team om georganiseerd te blijven door de hectische chaos van de werkdag. Door al zijn vele functies en trucs te gebruiken, kunt u uw hoofd helder houden, uw projecten op het goede spoor zetten en de breedte van uw opdrachten op tijd openbaar maken, elke keer weer.