Bereid uw Word-document voor op massadistributie
Dit gastartikel is geschreven door Askar, de geek achter de DemoGeek tech-site.
Als u in een team werkt of als u met uw klanten te maken heeft, kunt u ervoor zorgen dat u uw documenten op de juiste manier verspreidt, zodat de informatie in het document de juiste doelgroep bereikt en de vertrouwelijkheid van de informatie wordt gerespecteerd.
Word 2007 heeft een functie waarmee u formeel uw Word-document kunt voorbereiden op de juiste distributie naar een groep mensen of zelfs naar personen met een bepaalde geloofwaardigheidsfactor.
Voorbereiding
Start Word 2007 en maak het document zoals u dat wilt.
Zodra u tevreden bent met het document en klaar bent om te distribueren, pauzeert u even voordat u de e-mailtoepassing raakt en volgt u deze eenvoudige stappen om het document gereed te maken voor distributie. Houd er rekening mee dat deze stappen geïsoleerd zijn en wat dat betekent is dat u de stappen kunt kiezen en kiezen die u wilt volgen.
Klik op de Office-knop en klik op de "Bereiden"Menu-optie. Er zijn 7 verschillende opties die u moet kunnen zien. Ik zal elk van deze opties uitleggen, zodat u de juiste combinatie van opties voor uw distributievereisten kunt kiezen en kiezen.
Document eigenschappen
De eerste in de lijst is de "eigenschappen optie waarmee u metagegevens over het document kunt invoeren.
U kunt de naam van de auteur van het document, titel, onderwerp, trefwoorden, categorie, status en opmerkingen invoeren.
Sommige hiervan zijn te bekijken via de het dossier >> eigenschappen dialoog.
Houd er rekening mee dat als u het document eenmaal hebt voltooid, u deze eigenschappen niet kunt zien, maar tot dan kunt u eigenschappen aan uw document koppelen voor anderen om een idee van het document te krijgen voordat u het opent.
Inspecteer het document
De tweede optie in de lijst is de "Inspecteer het document" keuze. Als onderdeel van de voorbereiding om uw document te verspreiden, kunt u het document inspecteren op opmerkingen, revisies, revisiemarkeringen en inktannotaties. U kunt controleren op verborgen metadata of persoonlijke gegevens die met het document zijn opgeslagen. U kunt inspecteren op aangepaste XML-gegevens die bij het document zijn opgeslagen. U kunt ook informatie bekijken over kopteksten, voetteksten en eventuele watermerken. Ten slotte kunt u ook eventuele verborgen teksten in het document inspecteren.
Kies de inspectie-opties die u zeker wilde weten voordat u het document distribueert en wanneer u op "Inspecteren"Knop Word zal het document inspecteren en zal u op de hoogte stellen van alle items die het vindt tijdens zijn inspectie.
De items die uw aandacht vereisen, worden gemarkeerd met een uitroepteken en u kunt ervoor kiezen om opnieuw te inspecteren als u dat wilt.
Document versleutelen
Derde in de lijst is de "Document versleutelen" keuze. Kies deze optie als u wilt dat het document alleen wordt bekeken door bepaalde mensen die u vertrouwt. Hiermee kunt u het document versleutelen met een wachtwoord van uw keuze en moeten de gebruikers dit wachtwoord invoeren om het document te bekijken.
Kies een wachtwoord dat u kunt distribueren naar de groep. Mijn advies is om geen wachtwoord te kiezen dat u persoonlijk gebruikt, maar eerder een wachtwoord dat niemand kan gebruiken om terug te traceren naar uw online accounts of gevoelige accounts die u persoonlijk gebruikt.
Bevestig het wachtwoord nog een keer. Wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig en zorgen ervoor dat u het wachtwoord bewaart / onthoudt, want er is geen manier om het wachtwoord te herstellen als u het bent vergeten en er is geen manier om het bestand te openen als u het wachtwoord bent vergeten.
Na versleuteling moet je kunnen zien dat de menuoptie een beetje achtergrondkleur heeft om aan te geven dat dit document is gecodeerd.
Wanneer mensen in uw distributiegroep een gecodeerd document proberen te openen, wordt hen gevraagd een wachtwoord in te voeren.
Zonder een wachtwoord kunnen ze het document helemaal niet openen.
Beperk toestemming
Vierde op de lijst is de "Beperk toestemming" keuze. U kunt de "Restrict Permission" -optie gebruiken om te beperken wat mensen met het document kunnen doen. Als het document gevoelig is, kunt u "Machtigingen beperken" gebruiken om te voorkomen dat ze het document bewerken, kopiëren en afdrukken.
Beperken machtiging gebruikt de Windows Rights Management-client om de beperkingen te implementeren.
U wordt mogelijk gevraagd het Windows Rights Management tool. Maak je geen zorgen, ga je gang en installeer het, het is van de vertrouwde bron. Na de installatie moet u kunnen configureren wat mensen met het document kunnen doen.
Voeg een digitale handtekening toe
De vijfde in de lijst is de "Voeg een digitale handtekening toe" keuze. Digitale handtekeningen zorgen voor de integriteit van het document. Zie digitale handtekeningen als papieren handtekening, maar elektronisch voor het gemak. Wanneer een document een digitale handtekening heeft, betekent dit de integriteit en het vertrouwen van het document. Dit zou van pas komen als u het document aan een zeer grote groep publiek verspreidt.
Klik op de "Voeg een digitale handtekening toe"Optie en Word zullen u in het bovenstaande dialoogvenster vragen om te zoeken naar leveranciers van digitale handtekeningen op Office Marketplace.
Op de Office Online Marketplace moet u een leverancier van digitale handtekeningen kunnen vinden die u kunt gebruiken om het document te ondertekenen.
Compatibiliteitscontrole uitvoeren
Laten we de tot de laatste optie overslaan "Compatibiliteitscontrole uitvoeren" eerste. Als u functies hebt gebruikt die specifiek zijn voor Word 2007 en u vermoedt dat uw publiek mogelijk oudere versies van Word gebruikt, kunt u de compatibiliteitscontrole gebruiken om te controleren of uw document door het gehele publiek kan worden gelezen.
Word 2007 voert een reeks vooraf gedefinieerde compatibiliteitscontroles uit en als er compatibiliteitsproblemen worden aangetroffen, worden deze in het bovenstaande dialoogvenster weergegeven. Zo niet, kunt u naar de laatste stap gaan voordat u het document distribueert.
Markeren als definitief
Dit zou de laatste stap moeten zijn die u wilt volgen voordat u het document aan de groep verspreidt. Zoals de naam aangeeft, markeert deze actie het document als alles ingesteld voor distributie.
Aangezien dit aanzienlijke wijzigingen in het document aanbrengt, wordt u gevraagd of u het document als definitief wilt markeren.
Als een document eenmaal is gemarkeerd als Final, kan het document niet worden bewerkt en worden eventuele proeflezingen, opmerkingen enz. Verwijderd.
Voltooide documenten krijgen een nieuw pictogram op de statusbalk dat meer lijkt op een rubberenstempel op een papier.
Door een document klaar te maken voor distributie, kunt u bepaalde voor de hand liggende fouten vermijden die u maakt wanneer u een document aan een grote groep mensen verspreidt. U hoeft niet alle stappen te volgen; u kunt eerder kiezen en kiezen welke u wilt / prefereert. Word 2007 is flexibel genoeg om te doen wat u vraagt om een document voor te bereiden voor distributie.
Ik hoop dat je dit nuttig vindt en ik hoop dat je gebruik kunt maken van de mogelijkheid van Word 2007 om een document goed af te ronden voor distributie. Als je vragen of opmerkingen hebt, laat het me dan weten in reacties.
