Het Simple Envelope-systeem voor het bijhouden van financiële gegevens
Foto door ollily
Wees niet bang om geen tijd te hebben om al uw financiële transacties moeizaam in te voeren in een gecompliceerde spreadsheet of programma. Het enveloppesysteem voor het bijhouden van financiële gegevens is onderhoudsarm, kosteneffectief en eenvoudig te implementeren in korte tijd. Het enige dat u nodig hebt, zijn enkele enveloppen, een rubberen band, een pen, een sharpie, een markeerstift, een opbergdoos, een uur aan het einde van de maand en alle ontvangsten van de maand.
Het enveloppesysteem is een eenvoudige en leuke manier om uw bonnen op te slaan, te organiseren en op te slaan en om betrouwbare financiële gegevens te bewaren.
Stap 1: Bewaar al uw ontvangsten tijdens de maand
Ontvang gedurende de hele maand een kwitantie voor elke aankoop die u doet. Als een kassier je geen ontvangstbewijs geeft, vergeet dan niet te vragen. Zorg er bij het online kopen voor dat u de bonnetjes onmiddellijk afdrukt. Als je kunt, druk ze dan uit op dun papier en formatteer ze zodat ze qua vorm en grootte vergelijkbaar zijn met normale bonnen.
Bewaar uw bonnen in uw portemonnee tot ze overlopen en dump ze vervolgens thuis in een speciale envelop. Zorg ervoor dat u de envelop zoiets labelt als "Current Receipts" en bewaar deze op een veilige en gemakkelijk toegankelijke locatie.
Stap 2: Uw ontvangsten organiseren aan het einde van de maand
Voordat u uw administratie op een ordentelijke manier kunt opslaan, moet u de bonnen organiseren. En voordat u ze kunt ordenen, moet u elke bon afzonderlijk finaliseren.
Doorloop ze allemaal en markeer:
- De datum
- Het totaal uitgegeven bedrag (of terugbetaald)
- Het type transactie (bijvoorbeeld contant, debet, cheque, cadeaubon)
Zorg ervoor dat je een lichtkleurige markeerstift gebruikt, zodat de inkt van de bon nog steeds zichtbaar is. Sommige bonnen hebben heel lichte inkt die vervaagt zodra ze is gemarkeerd. In dat geval markeert u eenvoudigweg onder de informatie in een rechte lijn zodat deze niet in de informatie terechtkomt.
Na het markeren notities direct op de bonnen noteren indien nodig:
- Noteer fiscaal aftrekbare uitgaven die bedrijfsgerelateerd of voor het goede doel kunnen zijn
- Noot retourneert, waarom ze zijn gemaakt, hoeveel geld is terugbetaald en de nieuwe netto totalen
- Label alle bonnen waar het niet meteen duidelijk is waar de aankoop is gedaan, aan wie deze is gemaakt of waarom deze is gemaakt
- Noteer allerlei opmerkingen die u helpen om betere records te bewaren, mogelijk toekomstig rendement te maken, een begroting te maken in de toekomst en een betere consument te zijn (bijvoorbeeld dat u merkt dat het gebruik van een bepaalde kortingsbon u de helft heeft bespaard, wanneer een grote verkoop plaatsvond, enz. )
Als u vindt dat er onvoldoende ruimte is op een bepaald ontvangstbewijs voor het maken van deze aantekeningen, schrijf ze dan op een klein stukje papier en niet aan de achterkant van de bijbehorende bon. Zorg ervoor dat u een herinnering op de kassabon zelf schrijft om naar de extra opmerkingen op de volgende pagina te verwijzen.
Dit is hoe een definitieve bon eruit moet zien (merk op dat deze niet van belang is voor andere bonnen daaronder):
Als u klaar bent met het maken van notities, organiseert u de batch in chronologische volgorde en geniet u ervan. U kunt ook een paperclip gebruiken. Het maakt niet uit of u in plaats daarvan omgekeerde chronologische volgorde gebruikt (met de meest recente ontvangsten bovenaan), maar wat u ook kiest: houd het consistent. Anders vindt u het moeilijk om individuele bonnen later te vinden wanneer u moet schakelen tussen twee verschillende bestelsystemen.
Stap 3: Bewaar uw ontvangsten met behulp van enveloppen en dozen
Zodra u de maandelijkse batch met bonnetjes hebt voorbereid, plaatst u deze in een envelop. Het kan zijn dat u sommige bonnetjes moet vouwen zodat de batch past. Overweeg een kleurcodering voor het seizoen of de maand als dat u helpt georganiseerd te blijven.
Vouw vervolgens de envelop dicht (zonder deze te verzegelen) en draai hem om. Gebruik een zwarte of donkere sharpie om de envelop van een label te voorzien. Volg het onderstaande voorbeeld, met de maand en het jaar in de linkerbovenhoek, of label op een manier die gemakkelijker voor u is om mee te werken.
Zodra u meer dan een maand hebt verzameld, stapel de enveloppen dan in chronologische volgorde (houd deze consistent met de bestelling die u hebt voor de eigenlijke bonnen). Leg een elastiek rond de bundel.
Aan het einde van het jaar ontvangt u al uw financiële gegevens gebundeld in twaalf enveloppen. Over meerdere jaren verzamel je meerdere bundels.
Bewaar uw envelopbundels in een doos. Houd de doos ergens veilig en gemakkelijk toegankelijk. In de loop van de tijd kun je meerdere dozen verzamelen, die gemakkelijk kunnen worden gestapeld en opgeslagen. En wanneer u naar uw financiële administratie moet verwijzen, zullen ze gemakkelijk te vinden en te benaderen zijn.
Het is ideaal om een visueel aantrekkelijk kader te gebruiken dat uw financiële doelen vertegenwoordigt. De doos in het onderstaande voorbeeld toont comfortabele stoelen op een ontspannen strandtafereel, omdat meer vakantietijd een van de maatstaven is voor financieel succes.
Met het eenvoudig te implementeren enveloppesysteem kunt u al uw financiële gegevens op één plaats bewaren met weinig gedoe. En u kunt het leuk houden door gekleurde pennen, markeerstiften en enveloppen te gebruiken en een visueel aantrekkelijk kader dat u op financieel succes houdt!
