Gebruik voorwaardelijke opmaak om belangrijke Outlook-berichten te maken
Met Outlook kunt u mapweergaven op verschillende manieren maken en aanpassen, zoals het toevoegen en verwijderen van kolommen of het groeperen en sorteren van berichten. U kunt ook regels toepassen om Outlook-berichten op verschillende manieren weer te geven op basis van hun eigenschappen (zoals de afzender, onderwerpregel of tijdstempel). Dit heet conditionele opmaak. Laten we eens kijken hoe het werkt.
Bijwerken: Een van onze lezers heeft ons erop gewezen dat voorwaardelijke opmaak alleen beschikbaar is in de Windows-versie van Outlook en niet de macOS-versie. Bedankt, Christy!
Ermee beginnen
Als u aan de slag wilt gaan met het instellen van voorwaardelijke opmaak, gaat u naar Beeld> Instellingen bekijken.
U hebt ook toegang tot geavanceerde weergave-instellingen door met de rechtermuisknop op de mapkop te klikken en de opdracht "Instellingen bekijken" te selecteren.
In het venster Geavanceerde instellingen bekijken kunt u de mapweergave aanpassen. Klik op de knop 'Voorwaardelijke opmaak'.
Hiermee gaat u naar het venster Voorwaardelijke opmaak dat u gaat gebruiken om verschillende regels in te stellen voor de manier waarop berichten worden opgemaakt.
De items die worden weergegeven in de lijst 'Regels voor deze weergave' zijn de standaardregels die worden geleverd met een niet-aangepaste mapweergave. U kunt bijvoorbeeld zien dat "Ongelezen berichten" worden weergegeven in een vet, blauw Segoe UI-lettertype met een grootte van 11 punten.
Hoe de regels werken
De "regels" zijn de voorwaarden waaraan een bericht moet voldoen voor Outlook om de opmaak toe te passen. In de standaardregels wordt bijvoorbeeld de regel "Ongelezen berichten" geactiveerd wanneer een bericht als ongelezen is gemarkeerd. Wanneer die regel is geactiveerd, gebruikt Outlook het vetgedrukte, blauwe 11-punts Segoe UI-lettertype om het weer te geven.
Outlook past regels toe in de volgorde bovenaan de lijst. Regels hoger in de lijst hebben voorrang op lagere regels. Hoe werkt dit in de praktijk? Laten we zeggen dat je twee regels hebt, een bovenaan de lijst die het lettertype in groen verandert en eentje lager in de lijst die het lettertype in rood verandert. Als een bericht voldoet aan de voorwaarden van beide regels, wordt het lettertype groen omdat die regel hoger in de lijst staat - de regel die het lettertype in rood zet, wordt genegeerd.
Met de standaardregels kunt u alleen het lettertype wijzigen. U kunt standaardregels niet verwijderen of de volgorde verplaatsen of de voorwaarden voor de regel wijzigen. U kunt standaardregels echter uitschakelen door ze uit te schakelen in de lijst "Regels voor deze weergave".
Hoe een nieuwe regel toe te voegen
Klik in het venster Voorwaardelijke opmaak op de knop "Toevoegen". Een nieuwe regel genaamd "Untitled" zal aan de lijst worden toegevoegd. Geef uw regel een naam en klik vervolgens op de knop "Voorwaarde".
In het venster Filter kunt u bepalen aan welke voorwaarde of voorwaarden de e-mail moet voldoen om te worden opgemaakt.
We gaan hier eenvoudig een eenvoudig voorbeeld gebruiken en zoeken naar berichten die zijn verzonden door "Rob Woodgate" en bevatten het woord "Outlook" in het veld Onderwerp.
Klik hiervoor eerst op de knop "Van", waarmee het adresboek wordt geopend en selecteer een contactpersoon.
Vervolgens voegen we "Outlook" toe aan het veld "Zoeken naar het woord (en)" en zorgt u ervoor dat de optie "Onderwerpveld alleen" is geselecteerd in de vervolgkeuzelijst "In". Klik op "OK" als u klaar bent.
Klik in de voorwaardelijke opmaak op de knop "Lettertype".
We gaan berichten maken die overeenkomen met het filter dat we hebben ingesteld in paars en vet weergegeven. Stel de gewenste in zoals u wilt, klik op de knop "OK", klik nogmaals op "OK" om het venster Voorwaardelijke opmaak te sluiten en nog een keer om het venster Geavanceerde instellingen te sluiten..
De regels worden onmiddellijk toegepast. U ziet hieronder dat berichten die aan onze voorwaarden voldoen nu vet en paars zijn.
Dit is slechts een eenvoudig voorbeeld: u kunt heel veel voorwaarden toevoegen, zelfs zeer complexe. Terug in dat filtervenster kunt u overschakelen naar het tabblad "Meer keuzes" om een heleboel aanvullende voorwaarden te bekijken die u kunt kiezen.
Hier kunt u ervoor kiezen een bericht aan te passen aan de vraag of:
- Er is een bepaalde categorie aan toegewezen
- Het is gelezen of ongelezen
- Het heeft bijlagen of geen bijlagen
- Het is gemarkeerd als hoog, normaal of lage prioriteit
- Het is door u, door iemand anders, door niemand gemarkeerd of als voltooid gemarkeerd
- De tekst waarnaar u zoekt, moet overeenkomen met de case
- Het is een bepaalde maat, groter of kleiner dan een bepaalde maat, of tussen twee maten
Schakel over naar het tabblad "Geavanceerd" en u kunt complexe omstandigheden creëren.
Op het tabblad Geavanceerd kunt u elk veld overal in Outlook selecteren en een voorwaarde selecteren die u wilt matchen. Dit kan heel eenvoudig zijn, zoals het afstemmen van de afzender op een exact adres, maar je hebt veel opties om uit te kiezen. Stel dat u wilt dat uw regel overeenkomt met e-mails die u heeft ontvangen. Klik op de knop "Veld", wijs naar "Datum- / tijdvelden" en klik vervolgens op de optie "Ontvangen".
Klik op de vervolgkeuzelijst "Voorwaarde" om uw situatie te selecteren.
De keuzes zijn veel groter dan je zou verwachten:
- Anytime
- Gisteren
- Vandaag
- Morgen
- In de laatste 7 dagen
- In de komende 7 dagen
- Vorige week
- Deze week
- Volgende week
- Vorige maand
- Deze maand
- Volgende maand
- Op
- Op of na
- Op of voor
- Tussen
- bestaat
- Bestaat niet
En de andere velden die u kunt kiezen, bieden vergelijkbare hoeveelheden opties.
Selecteer uw voorwaarde, voeg een waarde toe en klik op de knop "Toevoegen aan lijst".
Je kunt zoveel voorwaarden aan de lijst toevoegen als je wilt. Om u een idee te geven van het aantal velden dat er zijn, kunt u hier het menu "Alle e-mailvelden" bekijken.
Het menu "Alle contactvelden" heeft meer dan vier kolommen met opties - zoveel dat we het niet konden plaatsen in een verstandige screenshot. We gaan dus niet door alle velden en omstandigheden heen, maar nu weet u waar ze zijn en hoe u ze kunt gebruiken.
Je kunt meerdere voorwaarden in een regel instellen om dingen zo specifiek te krijgen als je wilt. Outlook-displaymeldingen in een rood 16pt-lettertype willen hebben als ze van een bepaald contact zijn ontvangen in de afgelopen zeven dagen, een specifiek woord bevatten in het onderwerp, en een bijlage bevatten? Geen probleem.
Hoe een regel te verwijderen
Als u een regel hebt gemaakt en deze niet meer wilt, kunt u deze eenvoudig verwijderen. Selecteer in het venster Voorwaardelijke opmaak de regel die u wilt verwijderen en klik op de knop "Verwijderen". Onthoud dat u alleen regels kunt verwijderen die u hebt gemaakt, niet de ingebouwde standaardregels van Outlook.
U kunt zoveel voorwaarden toevoegen als u maar wilt en u hebt zoveel regels als u wilt. En zoals we u eerder hebben laten zien, nadat u de voorwaardelijke opmaakregels op de door u gewenste manier hebt ingesteld, kunt u de weergave kopiëren naar een andere map of naar alle mappen als u dat wilt.
