Wat BCC is en waarom u een vreselijke persoon bent als u het niet gebruikt

Weinig voorzieningen in de moderne digitale workflow zijn zo algemeen beschikbaar maar worden zo vaak genegeerd (of ronduit misbruikt) als de e-mail BCC-functie. Als je je schuldig maakt aan misbruik of verwaarlozing van de macht (en er is een grote kans dat je dat bent), is het tijd om je te bekeren en bespaar je tegelijkertijd op spam en bescherm je de privacy van je vrienden en familie.

Wat is BCC en waar komt het vandaan??

Er zijn drie adresvakken in elke e-mailclient: TO, CC en BCC, die respectievelijk staan ​​voor "[bezorgen] naar", "carbonkopie" en "blind carbon copy". Deze denotaties zijn een overblijfsel van de wereld die aan elektronische post voorafging: fysieke brieven en memo's.

In bedrijfsmemo's uit halverwege de eeuw zou er bijvoorbeeld een TO-slot zijn voor de primaire ontvanger, een CC-slot voor individuen die in de communicatie moesten zijn, maar die niet de primaire ontvangers waren, en een derde slot, BCC, voor personen die ook op de hoogte moesten zijn van de communicatie, maar om welke reden dan ook, hun identiteit zou worden onthouden aan de memo's die werden verspreid onder de ontvangers in de TO- en CC-adres slots.

Bij de komst van elektronische post werden dezelfde conventies die werden gebruikt in papieren post en memo's gekopieerd, zowel uit vertrouwdheid als omdat ze nuttig bleven hoewel het bericht niet langer fysiek werd gekopieerd en afgeleverd.

Als deze conventies decennia vóór de opkomst van e-mail bestonden en in de tussenliggende halve eeuw of zo zijn blijven bestaan, waar dan komen de problemen? Er zijn twee vormen van BCC-misbruik: passief-agressieve blinde carbonkopieën (de kwaadwillende vorm van problemen) en verwaarlozing om blind-carbonkopiëren te gebruiken om de privacy te beschermen (problemen die voortkomen uit onwetendheid). Laten we eens kijken hoe en waarom elk voorkomen.

Zeg nee tegen passief-agressief blind koolstof kopiëren

Het slechtste gebruik van de blinde carbon-kopie is om een ​​collega passief agressief te verstrikken. Dit soort misbruik van BCC komt naar boven wanneer werknemers hun toevlucht nemen tot het gebruik van de BCC-functie als een manier om indirect te tovennen op hun collega's, op te zuigen aan hun baas of op een andere manier betrokken te zijn bij disfunctionele werkplek-hijinks.

Afbeelding met dank aan EC Comics. 

Een werknemer kan bijvoorbeeld zijn baas als de BCC-geadresseerde zetten op een e-mail die ze naar een andere werknemer sturen, zodat hun baas ziet dat ze communiceren met de andere werknemer of dat de andere werknemer niet aan een of andere verplichting voldoet of deadline. Dit soort geheime eekhoorncommunicatie wordt over het algemeen afgekeurd op de werkplek en we staan ​​niet op het punt om een ​​gedrag te bekrachtigen dat een onbeduidende en passieve agressieve werkomgeving oplevert..

Ons enige advies over de kwestie is: stop ermee.

Tenzij uw HR-afdeling of uw baas uitdrukkelijk komt naar je toe en instrueert je BCC je communicatie, je zou de oefening moeten vermijden.

Als mensen buiten de primaire communicatie op de hoogte moeten blijven, zelfs hogere ups, is het de beste praktijk om ze als CC-geadresseerden op te nemen en de TO-geadresseerden mee te delen wie is opgenomen en om welke reden.

Dit zorgt niet alleen voor een meer volwassen dialoog op de werkplek, het helpt je ook een bijzonder gênante gebeurtenis te voorkomen: als je baas of een andere BCC-ontvanger de functie voor antwoorden gebruikt, ontmaskeren ze zichzelf en laten ze zien dat ze bekend zijn met de inhoud. van de vorige e-mail. Probeer dat uit te leggen aan de collega waarmee je samenzweerde bij de waterkoeler.

Gelukkig is het aantal mensen dat kwaadwillig de BCC-functie gebruikt klein, wat ons leidt tot degenen die het grootste deel van het misbruik uitmaken: de onwetende.

Vrienden doneren geen Carbon Vrienden

Als de meerderheid van de mensen niet kwaadwillig de BCC-functie gebruikt als onderdeel van een psychologische oorlogsvoeringcampagne tegen hun collega's, waar blijft dat dan achter? Het laat ons achter met miljoenen van mensen die onbewust nalaten om zelfs de BCC-functie in de eerste plaats te gebruiken.

Figuur met dank aan de Denver Public Library, Western History Collection.

Waarom is de BCC-functie zo belangrijk? Hiermee kunt u een e-mail sturen naar iemand zonder dat die persoon de anderen ziet die de e-mail ontvangen, waardoor hun persoonlijke gegevens effectief worden beschermd. Hier is een voorbeeld van een e-mail doorsturen, geruimd uit onze eigen e-mailarchieven:

Elke blauwe vervaging in de privacy gefilterde afbeelding hierboven is een e-mailadres. Niet alleen waren er meer dan 40 e-mailadressen in de lijst met ontvangers waarvan we waren opgenomen, maar er zijn twee reeksen overgebleven doorstuurblokken in de doorgestuurde e-mail (zie hierboven) met respectievelijk 13 en 8 e-mailadressen. Dit betekent dat er meer dan 60 e-mailadressen in de volledige tekst van de e-mail staan.

Nu, u vraagt ​​zich misschien af: "Wat dan? Wat doet het ertoe? "Het is om verschillende redenen van belang. Eerst en vooral is er de eenvoudige kwestie van privacy en respectvol omgaan met de privacy van de mensen op uw lijst met contactpersonen (vrienden, familie of zakenrelaties). Het spreekt voor zich dat de mensen die naar voren schieten en massale e-mails met tientallen vrienden en kennissen nemen geen tijd nemen om persoonlijk contact op te nemen met elk van die tientallen ontvangers en vragen of ze hun contactgegevens willen delen met alle anderen op de lijst met geadresseerden. Het is ronduit respectloos om contactgegevens te delen zonder de toestemming van de persoon in kwestie.

Het wordt des te oneerbiediger en lastiger naarmate de menigte mensen die je e-mail bent, meer divers is. Als je tien mensen een e-mail stuurt in een kleine maatschappelijke organisatie die elkaar al kent, kan het probleem misschien niet helemaal kloppen. Als je een docent bent en tientallen (zo niet honderden) studenten een aanvullend materiaal mailt, deel je ineens de persoonlijke contactgegevens van veel mensen met veel andere mensen met wie ze mogelijk niet willen delen.

Erger nog, als iemand per ongeluk "Allen beantwoorden" aanraakt op een van de e-mails die u verstuurt met volledig geladen TO- en CC-slots, elke persoon op de oorspronkelijke ontvangerslijst ontvangt het antwoord. In het beste geval is dat relatief onschuldig, maar het verspilt zeker de tijd van alle anderen terwijl ze de e-mail openen om te zien wat er nieuw is in de discussie. In het slechtste geval, zoals vele malen is gebeurd in bedrijven over de hele wereld, kan de e-mail een eigen leven gaan leiden doordat honderden medewerkers de e-mail beantwoorden, beweren en op andere manieren gebruiken. Zo'n reactie - alle kettingreacties kunnen duizenden e-mails overspannen en kunnen zelfs vlammenoorlogen veroorzaken (er was een dergelijke vlamoorlog bij Tandem Computers in de late 20e eeuw die duurde jaar).

Ten tweede, en van meer praktische zorg voor diegenen onder u die zich minder druk maken om goede e-mailetiquette en de privacy van uw vrienden beschermen, creëren dergelijke bulk e-mails onbedoeld kleine lijsten met e-mailadressen voor kwaadwillende software en spammers om te oogsten. Als uw e-mailadres eindigt met een enorme e-mail die voorwaarts wordt gestuurd rond de spreekwoordelijke wereld, kunt u er zeker van zijn dat u ergens langs de lijn op een spamlijst terechtkomt. Erger nog, als een van de gebruikers die eindigt met je doorgestuurde e-mail die in de ingewanden van hun inbox zit uiteindelijk wordt getroffen door malware die repliceert via contactlijsten en e-mailadressen in de inbox, zul je waarschijnlijk eindigen met een kwaadaardige e-mail zijn weg naar jou vinden.

BCC Wisely gebruiken

Als je in het laatste kamp bent, degenen die de BCC-functie negeren, vraag je je waarschijnlijk af wat je kunt doen om de privacy- en veiligheidsfauna te vermijden die we hierboven hebben geschetst. Maak je geen zorgen, als je eenmaal weet hoe vreselijk het is om de BCC-functie te negeren, wordt het snel duidelijk wat je moet doen om jezelf te wassen van je vorige slechte e-mailgedrag.

Allereerst, en vooral, begin je met jezelf af te vragen: "Moet ik deze e-mail echt verzenden naar iedereen op mijn contactenlijst? Dertig van hen? Elk van hen? "Het antwoord op die vragen voor de meeste e-mails is: Nee. Nee, je hoeft geen persoonlijke e-mail uit te zenden of door te sturen naar iedereen in je contactenlijst..

Ten tweede, wanneer jij do zoek uzelf met een legitieme reden om heel veel mensen tegelijk te e-mailen. Zoals, bijvoorbeeld, je schakelt over naar een nieuwe e-mailprovider of je wilt je nieuwe postadres naar honderd van je vrienden en familieleden sturen, het enige juiste wat je kunt doen is om hun adressen in het BCC-slot te plaatsen. Dit zorgt ervoor dat al het kwaad van massale TO / CC-e-mails wordt geëlimineerd: de e-mailadressen van alle ontvangers worden privé gehouden, er is geen kans dat een spambot of stuk malware op de computer van een ontvanger de e-mail van een andere ontvanger verzamelt, en als een van hen je moet antwoorden om een ​​vraag of zo te stellen, zullen ze hun vraag of opmerking niet aan elke andere persoon opblazen.

BCC verhoogt de privacy, verhoogt de beveiliging en verlaagt de inbox die uw vrienden en collega's moeten doorlopen. Er is absoluut geen reden om het gebruik ervan te vermijden, het is net zo eenvoudig als het plaatsen van de adressen in een ander adres.