Essentiële handleiding voor het beheren van Google-contacten
Samen met alle collectieve Google-apps heeft Contacts bewezen een zeer dynamisch adresboeksysteem te zijn. Wat als eerste begon in GMail is nu aangepast in zijn eigen webgebaseerde applicatie waarin je je Google Contacten kunt toevoegen, bewerken, verwijderen en categoriseren.
Deze lijsten kunnen worden gesynchroniseerd met je Android-telefoon of zelfs met je iPhone / OS X Contactenlijst - als je het goed kunt instellen. Het is dus cruciaal om deze contacten georganiseerd te houden en gemakkelijk door te bladeren.
Helaas is Google nog lang niet de beste huishoudster en staat het ontwikkelingsplatform nog in de kinderschoenen. Ik heb hieronder enkele handige tips toegevoegd voor Google-gebruikers om hun enorme lijst met contactpersonen te ordenen.
De grote divisie
Als je Gmail hebt gebruikt, heb je waarschijnlijk een zeer grote lijst met contactpersonen. Binnen de standaard Alle contacten menu is een lijst met alle personen die u ooit via Google Voice heeft gemaild, geantwoord of gebeld of gesampled. Het bevat ook de contactpersonen die je ooit berichten hebben gestuurd via Google Chat.
Het is goed dat Google om te beginnen verschillende standaardcategorieën heeft opgegeven. Je kunt gezinsleden en vrienden indelen in hun eigen groepen, maar dit lijkt misschien een beetje vreemd, omdat Google+ nu Cirkels gebruikt. De gemakkelijkste manier om dubbele contacten te beheren en in te stellen, is via uw Google+ profiel, als u een gebruiker bent. Anders kunt u de contacten voor zakelijke doeleinden scheiden van die voor persoonlijk gebruik.
U kunt nieuwe groepen maken in de zijbalklink onder het label “Nieuwe groep”. Alle nieuwe groepen worden onder opgeslagen “Mijn contacten” Dit is de hoofdgroep die u niet kunt verwijderen. Hoe moeilijk het ook klinkt, de meest betrouwbare manier om al uw contacten te ordenen, is om handmatig de groep Overige contactpersonen te doorlopen.
Ik heb nu ongeveer 5 jaar mijn Google-account en momenteel bevat mijn groep met andere contactpersonen iets meer dan 6.000 mensen. Veel van deze zijn blanco e-mailadressen waarmee ik in het verleden heb gecommuniceerd. Als u deze grootte van de database niet wilt beheren, organiseert u de mensen die u wel kent in Mijn contacten. Dit kan dan uw startmap voor contactpersonen zijn, omdat deze map wordt gesynchroniseerd met elk gekoppeld mobiel Android-apparaat.
Contacten in GTalk
Als u contacten aan GTalk wilt toevoegen, moet u eerst een chatverzoek sturen naar iemand of hun verzoeken om met u te chatten accepteren. Daarna worden ze automatisch toegevoegd aan de groep Mijn contacten. Dit proces koppelt ook hun voor- en achternaam in de contactdisplay.
Nu heb ik een probleem dat ik tegenkwam bij het gebruik van GTalk op de Windows-bureaubladtoepassing. Wanneer u Google Talk voor het eerst downloadt en u aanmeldt, krijgt u uw normale vriendenlijst te zien. Dit omvat iedereen online, inactief en offline.
Het probleem hiermee is dat het ook alle contacten bevat die je niet hebt en die geen deel uitmaken van Chat; in plaats daarvan worden gegevens opgehaald uit uw groep Alle contactpersonen. Voor mij betekent dit meer dan 5000 mensen en e-mailadressen waarvan ik niet houd en waarvan velen zelfs geen chat gebruiken in mijn GTalk.
Om deze functie uit te schakelen, kijkt u naar de onderkant van de app voor een “Uitzicht” knop. Klik eenmaal om een menu te openen en te zoeken “Toon alle contacten in het adresboek”. Dit heeft standaard een vinkje, wat betekent dat het ingeschakeld is. Klik eenmaal om uit te schakelen en u zult een drastische opruiming van uw chatlijst opmerken.
Werken in de webapp Contactpersonen
De nieuwe en vernieuwde lay-out voor Google Contactpersonen weerspiegelt veel van hun recente ontwerpschema's. Het lijkt erg veel op Google Documenten en gedraagt zich ook in een vergelijkbare functie als de nieuwere GMail. In de hoofdkolom staan de standaardcontactpersonen vermeld met hun volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer en andere details.
Vanuit de linkerzijbalk kun je bladeren door andere contactgroepen en zelfs door Google+ bladeren. Als u hun sociale netwerkfuncties niet gebruikt, is deze lijst leeg. Via de koppeling Importeren kunt u elk CSV-bestand of een vCard toevoegen aan andere contacten.
Het hoofdmenu heeft enkele extra functies en u kunt er ook rechtstreeks een nieuw contact aan toevoegen. U kunt door meerdere pagina's bladeren via de knoppen aan de rechterkant.
Bovendien vindt u in het tandwielmenu een link Instellingen. In dit menu worden ingangen weergegeven om de lijst met contactpersonen tot 500 per pagina te vergroten en bovendien sneltoetsen aan en uit te zetten. U kunt een volledige lijst met sneltoetsen vinden in het ondersteuningscentrum van Google.
Gebruikersprofiel Details
Vanuit de weergave hoofdcontacten kunt u op een gebruikersrij klikken om een gedetailleerdere weergave te openen. Bovenaan vind je de naam van het contact, de profielfoto, de functie, het bedrijf en de groepen en kringen waarin je ze hebt staan.
In de onderstaande schermafbeelding kunt u zien dat het contact van mijn vriend Nathan is opgeslagen in Mijn contacten en de “vrienden” omcirkelen in mijn Google+.
Veel van al deze gegevens kunnen uit het Google-account van de andere contactpersoon worden gehaald, ervan uitgaande dat ze de respectieve velden hebben ingevuld. U kunt de contactgegevens echter ook zelf bewerken, dat wil zeggen, meerdere telefoonnummers, e-mailadressen of webpagina-URL's. Google geeft je zelfs subcategorieën zoals blog, Startpagina, en Profiel.
Het grote tekstgebied aan de rechterkant heeft de tekst van de tijdelijke aanduiding “Voeg een notitie toe”. Geen van deze informatie wordt openbaar getoond of gedeeld met uw contactpersoon. Ik heb persoonlijk nooit de behoefte gevoeld om dit gedeelte te gebruiken. Maar het is een geweldige plek om extra meta-informatie op te slaan die u niet wilt vergeten over een contactpersoon. Dit kunnen gedenkwaardige datums zijn zoals verjaardagen, jaarlijkse borrels of een aanstaande afspraak of vergadering.
Duplicaten samenvoegen
Dit is een functie die ontbreekt in andere reguliere contactboeken. Klik vanuit een lijst met Google-contactpersonen op de knop 'Meer' om extra opties weer te geven. Klik vervolgens op de “Zoeken en duplicaten samenvoegen” link.
Als er niets gevonden kan worden, krijg je een klein pop-upbericht met de tekst dat je geen duplicaten hebt. Anders zal Google een kleine lijst met contacten weergeven met herhaalde vermeldingen in meerdere groepslijsten.
Meestal vind ik duplicaten tussen mijn belangrijkste contacten en mijn Google+ kringen. Als u deze gescheiden wilt houden, hoeft dat ook geen probleem te zijn. Maar voor zover ik weet, mag samenvoegen van beide vermeldingen niets beïnvloeden buiten Contactpersonen.
Importeren en exporteren
Als u niet de tijd hebt om al uw groepen door te nemen en overbodige items te verwijderen, is de exportfunctie wellicht de snelste oplossing. Klik op het menu "Meer" en selecteer de “Exporteren” om een nieuw venster te openen.
Hier kunt u de groep selecteren die u wilt targeten (ik heb voor alle contacten gekozen) en het uitvoerformaat.
vCard-vermeldingen zijn wat moeilijker te verwijderen. Het .CSV-bestand voor Outlook of soortgelijke Microsoft-producten moet correct worden geopend in Excel. Vanaf hier kun je alle rijen doorlopen en zelfs grote blokken met contacten tegelijk verwijderen. Dit maakt het opruimen van uw lijst een stuk eenvoudiger dan proberen te werken binnen de limiet van 500 pagina's in de contactenbeheerder.
Zodra u klaar bent met de organiserende activiteit, slaat u het bestand op en importeert u het opnieuw in Google Contactpersonen. Ik raad aan deze kopie onder een andere bestandsnaam op te slaan, zodat je de originele lijst niet overschrijft. voor het geval dat.
Google Chat in Gmail
De nieuwe in-browser chat-app wordt zowel in GMail als Google+ weergegeven. De functionaliteit is veel verfijnder binnen GMail, dus het is een stuk eenvoudiger om met je chatcontacten te spelen. Ik heb mijn chatclient op G + uitgeschakeld omdat ik vaak het gevoel heb dat G + een beetje te veel is om mee om te gaan.
Als u al bent uitgelogd, klikt u op de link Aanmelden naar de bovenkant van de widget. Als je de chat niet kunt vinden, klik je op het pictogram van de spraakballon onder in je linkerkolom. Als u in dit chatwidgetgebied zweeft, ziet u rechtsboven een link voor een nieuw dropdown-menu. Een van de instellingen is gemarkeerd “Toon in chatlijst”. Standaard worden alleen de "Meest populaire" contacten weergegeven, wat vervelend kan zijn omdat u niet kunt zien wie er nog meer online is.
Ik verander dit altijd in Alle contacten, zodat ik mijn hele chatlijst kan openen. Het is het waard om op te merken dat dit Alle contacten NIET hetzelfde is als jouw “Alle contacten” groep. In plaats daarvan worden alleen alle contacten weergegeven die zijn geautoriseerd om met u te chatten.
Klein werken
Als u de muisaanwijzer over uw contacten in de chatlijst beweegt, ziet u een klein pop-upvenster met hun profielfoto, naam en e-mailadres. Dit menu verschijnt niet in de chatlijst van Google+ - nog een reden om vast te houden aan GMail.
De beste manier om uw contactpersonen te ordenen, is om in het vak recht boven uw chatstatus te zoeken. Terwijl u typt, biedt Google suggesties van mensen en kunt u ervoor kiezen om ze aan uw chatlijst toe te voegen, een e-mail te sturen of ze zelfs te blokkeren.
Als de persoon al in je chatlijst staat, hebben ze een klein meldingspictogram links van hun naam. De groene bubbel betekent dat ze momenteel online zijn, rood betekent bezet, oranje betekent inactief en grijs betekent offline. Op basis van deze interface alleen kijk ik amper op mijn chatlijst. Ik heb via het zoekvak toegang tot al mijn contacten en vrijwel elke functionaliteit die ik nodig heb.
Nuttige links
- Navigeren door Google Contacten
- Contactpersonen importeren, exporteren en synchroniseren
- How To: Google-contacten synchroniseren met de iPhone
- De complete gids voor het oplossen van Google Contactpersonen
- 5 geweldige tips om uw Google- en Android-contacten te beheren
Conclusie
Met slechts deze paar middelen om u op weg te helpen, zou het niet lang moeten duren om zich aan te passen aan het Google Contacts-systeem. Er is uitgebreide ondersteuning voor het importeren van contacten van een applicatie van derden, plus een heleboel onderlinge verbindingen. Google+ heeft ook een nieuw hoofdstuk geopend voor gebruikers van hun chat- en e-mailservices.
Als je je Google-contacten wilt opruimen, kost dit gewoon wat geduld en doorzettingsvermogen. De organisatie is geweldig en Google biedt u de tools om dit mogelijk te maken. Gebruikers van de Chat Chat-client van Google Chat voelen zich ook opgelucht met dergelijke eenvoudige toegang tot het organiseren van de contacten van hun vrienden. Als u ideeën of vergelijkbare suggesties heeft voor het beheren van contacten in Google, kunt u dit met ons delen op het onderstaande discussiegebied.
