Maak vervolgkeuzelijsten in Excel met behulp van gegevensvalidatie
Als u een grote Excel-gebruiker bent, is het mogelijk dat u in een situatie terecht bent gekomen waarin u had gewenst dat u eenvoudig een waarde voor een cel uit een keuzelijst met keuzes had kunnen kiezen in plaats van dat u tekst tussen cellen moest kopiëren en plakken. Stel dat u een Excel-blad voor uw eigen persoonlijke budget heeft en dat u elke keer dat u een transactie op een nieuwe rij invoert, typt of zijn inkomsten of een uitgave.
Soms kan je het verkeerd typen of heb je misschien een lange lijst met verschillende soorten uitgaven en inkomens, dus dit kan lastig zijn om te behouden en onthouden. Een eenvoudige oplossing in Excel is om uw eigen vervolgkeuzelijst met keuzes te maken die u hebt gekozen uit een bepaalde kolom op hetzelfde blad of een ander blad. Dit kan erg handig zijn omdat u nu één blad kunt gebruiken om al uw referentielijsten als een database op te slaan en ze op elk ander blad in de werkmap te gebruiken.
Dus hoe doen we dit? Het is eigenlijk niet erg moeilijk! Hier is hoe:
1. Maak eerst een nieuwe werkmap en vervolgens Aan Sheet1 begin in rij 1, kolom 1 (A1) en typ een aantal onkostencategorieën in de kolom. Dit is bijvoorbeeld wat ik bedacht:
2. Nu je je referentielijst hebt, ga je gang en selecteer je de cellen met de gegevens erin. In ons geval selecteren we de cellen van A1 tot A8. Klik met de linkermuisknop op A1 en houd de muisknop ingedrukt en sleep tot je bij A8 komt.
3. Typ nu in het vak naast het formuletekstvak aan de linkerkant (ook wel het vak Naam genoemd) een naam voor uw lijst en druk op Enter. Ik heb getypt uitgaven voor onze lijst. Als je dit doet, krijgen de cellen van A1 tot A8 in feite een naam, zodat de groep cellen nu kan worden aangeduid met een naam in plaats van A1 tot A8 te zeggen.
4. Nu kunnen we onze lijst gebruiken om een vervolgkeuzemenu met die waarden te maken. Selecteer eerst de cel waar u uw vervolgkeuzelijst wilt maken. Dit kan op hetzelfde blad of op een ander blad zijn. Ik ging door en selecteerde cel A1 op Blad2 voor het voorbeeld.
Ga vervolgens naar het hoofdmenu en kies Gegevens en dan bevestiging. Als u een versie van Excel gebruikt met de lintinterface, klikt u op de Gegevens tab.
Op de instellingen tab kiezen Lijst onder de Toestaan rubriek. Zorg ervoor dat In-cel dropdown is geselecteerd en typ vervolgens de naam in die we zojuist eerder hadden gemaakt (uitgaven in dit geval) met een = teken aan de voorkant. Zo zou het moeten zijn “= Uitgaven“.
Klik OK en je ziet nu dat de huidige cel die je hebt geselecteerd een klein pijltje ernaast ernaast heeft. Klik op de pijl en u ziet de lijst met items die we in Blad1 hebben ingetypt.
Wat als u die lijst in 1000 rijen nodig heeft? Nou, het is ook gemakkelijk. Verplaats de cursor naar de rechteronderhoek van de A1-cel en sleep deze vervolgens zover u wilt. Alle cellen hebben nu de vervolgkeuzelijst beschikbaar.
Dat is het! Vergeet niet dat dit kan worden gebruikt op elk Excel-blad, waar u een soort opzoeklijst hebt die steeds opnieuw moet worden ingetypt. Met behulp van gegevensvalidatie kunt u menselijke fouten voorkomen en de efficiëntie verhogen. Als u vragen hebt over het gebruik van vervolgkeuzelijsten in Excel, post dan een opmerking en ik zal proberen te helpen. Genieten!
