Hoe de voor- en achternaam in Excel te scheiden
Als u veel Excel gebruikt, bent u waarschijnlijk een situatie tegengekomen waarbij u een naam in een enkele cel hebt en u de naam in verschillende cellen moet scheiden. Dit is een veel voorkomend probleem in Excel en je kunt waarschijnlijk een Google-zoekopdracht uitvoeren en 100 verschillende macro's van verschillende mensen downloaden om het voor je te doen.
In dit bericht laat ik je zien hoe je een formule instelt, zodat je dit zelf kunt doen en echt kunt begrijpen wat er aan de hand is. Als u veel Excel gebruikt, is het waarschijnlijk een goed idee om enkele van de geavanceerdere functies te leren, zodat u meer interessante dingen kunt doen met uw gegevens.
Als u niet van formules houdt en een snellere oplossing zoekt, scrolt u omlaag naar de Tekst naar kolommen sectie, waarin u leert om een Excel-functie te gebruiken om hetzelfde te doen. Bovendien is de functie Tekst naar kolommen ook beter te gebruiken als u meer dan twee items in een cel hebt die u moet scheiden. Als een kolom bijvoorbeeld zes velden met elkaar heeft gecombineerd, wordt het gebruik van de onderstaande formules erg rommelig en ingewikkeld.
Afzonderlijke namen in Excel
Laten we beginnen om te zien hoe namen meestal worden opgeslagen in een Excel-spreadsheet. De meest voorkomende twee manieren die ik heb gezien zijn Voornaam achternaam met slechts een spatie en achternaam, Voornaam met een komma die de twee scheidt. Wanneer ik een middelste initiaal heb gezien, is het meestal Voornaam midinitial achternaam zoals hieronder:
Met behulp van enkele eenvoudige formules en een aantal ervan samenvoegend, kunt u eenvoudig de voornaam, achternaam en middelste initiaal scheiden in afzonderlijke cellen in Excel. Laten we beginnen met het uitpakken van het eerste deel van de naam. In mijn geval gaan we twee functies gebruiken: links en zoeken. Logisch gezien is dit wat we moeten doen:
Zoek de tekst in de cel naar een spatie of komma, zoek de positie op en haal alle letters links van die positie weg.
Hier is een eenvoudige formule die het werk goed doet: = LINKS (NN, SEARCH ("", NN) - 1), waarbij NN de cel is waarvan de naam erin is opgeslagen. De -1 is er om de extra spatie of komma aan het einde van de string te verwijderen.
Zoals u kunt zien, beginnen we met de linkerfunctie, die twee argumenten vereist: de tekenreeks en het aantal tekens dat u wilt vastleggen, te beginnen bij het begin van de tekenreeks. In het eerste geval zoeken we naar een spatie door dubbele aanhalingstekens te gebruiken en een spatie tussenin te plaatsen. In het tweede geval zoeken we een komma in plaats van een spatie. Dus wat is het resultaat voor de 3 scenario's die ik heb genoemd?
We kregen de eerste naam uit rij 3, de achternaam uit rij 5 en de eerste naam uit rij 7. Geweldig! Dus afhankelijk van hoe uw gegevens zijn opgeslagen, hebt u nu de voornaam of de achternaam opgehaald. Nu voor het volgende deel. Dit is wat we nu logisch moeten doen:
- Zoek in de cel naar de tekst voor een spatie of komma, zoek de positie op en trek de positie vervolgens af van de totale lengte van de tekenreeks. Hier is hoe de formule eruit zou zien:
= RECHTS (NN, LEN (NN) -SEARCH ("", NN))
Dus nu gebruiken we de juiste functie. Dit vereist ook twee argumenten: de tekenreeks en het aantal tekens dat u wilt pakken, te beginnen vanaf het einde van de tekenreeks die naar links gaat. Dus we willen de lengte van de string minus de positie van de spatie of komma. Dat geeft ons alles rechts van de eerste spatie of komma.
Geweldig, nu hebben we het tweede deel van de naam! In de eerste twee gevallen ben je bijna klaar, maar als er een middelste initiaal in de naam staat, kun je zien dat het resultaat nog steeds de achternaam bevat met de middelste initialisatie. Dus hoe krijgen we gewoon de achternaam en komen we af van de middelste initiaal? Gemakkelijk! Voer gewoon dezelfde formule opnieuw uit die we gebruikten om het tweede deel van de naam te krijgen.
Dus we doen gewoon nog een ander recht en deze keer past de formule toe op de gecombineerde middelste begin- en achternaamcel. Het vindt de spatie na de middelste initiaal en neemt dan de lengte minus de positie van het aantal spaties uit het einde van de string.
Dus daar heb je het! U hebt nu de eerste naam en achternaam in afzonderlijke kolommen verdeeld met behulp van een paar eenvoudige formules in Excel! Het is duidelijk dat niet iedereen zijn tekst op deze manier zal opmaken, maar je kunt het eenvoudig aanpassen aan je behoeften.
Tekst naar kolommen
Er is ook een andere eenvoudige manier om gecombineerde tekst in Excel in afzonderlijke kolommen te scheiden. Het is een aanbevolen feature Tekst naar kolommen en het werkt erg goed. Het is ook veel efficiënter als u een kolom heeft met meer dan twee gegevens.
Hieronder heb ik bijvoorbeeld enkele gegevens waarbij een rij 4 gegevens heeft en de andere rij 5 gegevens. Ik zou dat in 4 kolommen en 5 kolommen, respectievelijk willen verdelen. Zoals u kunt zien, zou het onpraktisch zijn om bovenstaande formules te gebruiken.
Selecteer in Excel eerst de kolom die u wilt scheiden. Ga vervolgens door en klik op de Gegevens tab en klik vervolgens op Tekst naar kolommen.
Hierdoor wordt de wizard Tekst naar kolommen geopend. In stap 1 kiest u of het veld een gescheiden of vaste breedte heeft. In ons geval zullen we kiezen afgebakend.
Op het volgende scherm kies je het scheidingsteken. Je kunt kiezen uit een tabblad, puntkomma, komma, spatie of een aangepast exemplaar in.
Ten slotte kiest u het gegevensformaat voor de kolom. Normaal gesproken, Algemeen werkt prima voor de meeste soorten gegevens. Als je iets specifieks hebt zoals datums, kies dan dat formaat.
Klik Af hebben en kijk hoe uw gegevens magisch worden gescheiden in kolommen. Zoals u kunt zien, veranderde de ene rij in vijf kolommen en de andere in vier kolommen. De functie Tekst naar kolommen is erg krachtig en kan uw leven een stuk eenvoudiger maken.
Als u problemen ondervindt bij het scheiden van namen die niet in het bovenstaande formaat staan, plaats dan een opmerking bij uw gegevens en ik zal proberen te helpen. Genieten!
