Hoe te gebruiken Vergelijk en combineer documenten in Word

Word heeft twee echt handige functies die bijna niemand ooit gebruikt: Documenten vergelijken en Documenten combineren. Zoals hun namen impliceren, kunt u met deze functies twee Word-documenten vergelijken of combineren.

Dus wanneer zou je dit ooit moeten gebruiken? Nou, als je op mij lijkt, heb je waarschijnlijk door de jaren heen 20 verschillende versies van je cv op verschillende locaties opgeslagen. Soms pas ik een cv iets aan voor een bepaald bedrijf om een ​​bepaalde vaardigheid te benadrukken, of soms heb ik dingen toegevoegd en zojuist een nieuw exemplaar bewaard.

Hoe dan ook, het zou leuk zijn om snel het verschil te zien tussen mijn laatste cv en oudere om te zien of er iets is dat ik aan de nieuwste moet toevoegen of misschien moet verwijderen. In dit bericht laat ik je zien hoe je deze twee functies kunt gebruiken om snel verschillen tussen twee documenten te vinden en ze samen te voegen als je wilt.

Documenten vergelijken en combineren

In mijn voorbeeld wilde ik zien wat het verschil was tussen mijn oude cv geschreven in 2007 en de meest recente in 2013 bijgewerkt. Open hiervoor Word, klik op de knop Beoordeling tab en klik vervolgens op Vergelijken.

Dit zal de Documenten vergelijken dialoogvenster waarin u uw originele document en herzien document moet kiezen.

Onderaan zie je een hele reeks vergelijkingsinstellingen, die je allemaal kunt laten aangevinkt. Standaard worden hierin ook alle wijzigingen in een nieuw document weergegeven, wat beter is dan knoeien met uw originele of gereviseerde documenten.

Een nieuw document wordt geopend met verschillende secties: een schuifbare lijst met revisies helemaal links, het gecombineerde document met alle wijzigingen in het midden en de twee originele documenten aan de rechterkant. Laten we elke sectie van dichterbij bekijken.

Zoals je hier kunt zien, heb ik een paar dingen verwijderd en een paar andere tekstregels ingevoegd. Als u dubbelklikt op een van de kopjes (Aseem Kishore ingevoegd of Aseem Kishore verwijderd), verplaatst het de cursor naar die exacte positie in het document.

In het midden ziet u deze revisies in verschillende kleuren. Standaard is alles met een doorhaling wat is verwijderd en alles wat rood en onderstreept is, is wat aan het herziene document is toegevoegd. Alles in het groen is verplaatst. De plaats waar deze is verplaatst, is dubbel doorschijnend groen en de plaats waar deze naartoe is verplaatst, is dubbel onderstreept groen, zoals hier wordt weergegeven:

Ten slotte ziet u aan de rechterkant het originele document bovenaan en het herziene document hieronder. Terwijl u door het bovenste document scrolt, volgt de onderste zodat ze synchroon lopen. Je kunt de onderste echter onafhankelijk van het bovenste scherm scrollen.

Naast deze weergave kunt u ook beide brondocumenten verwijderen uit het rechtervenster en in plaats daarvan ballonnen weergeven om de wijzigingen gemakkelijk te zien. Om te zien wat ik bedoel, ga je gang en klik op de Vergelijken opnieuw indrukken en vervolgens aan Toon brondocumenten en klik tenslotte op Brondocumenten verbergen.

Klik nu op de Toon markeringen knop onder Tracking en klik op ballonnen en dan Revisies in ballonnen weergeven.

Aan de rechterkant van het document ziet u nu alle revisies met regels uit het document. Dit kan het gemakkelijker maken om alle wijzigingen te zien als u er veel van hebt.

Merk op dat als u alleen de verschillen tussen de documenten wilt zien, u echt niets anders hoeft te doen. Als u een definitief document wilt maken van deze twee documenten, kunt u met de rechtermuisknop op een wijziging klikken en ervoor kiezen Aanvaarden of afwijzen.

Als u klaar bent, kunt u het nieuwe document opslaan met alle wijzigingen die u hebt aangebracht. Documenten combineren is vrijwel precies hetzelfde als Compare. Als u Combine kiest, krijgt u dezelfde dialoog waarin u het originele en het herziene document moet kiezen.

Zodra je dat hebt gedaan, krijg je dezelfde lay-out als voorheen, waar je de gecombineerde wijzigingen in het midden ziet. Nogmaals, de tekst van de doorhaling is verwijderd, de rode onderstreepte tekst is toegevoegd en de groene tekst is verplaatst. Klik met de rechtermuisknop op elke wijziging en kies of u elke wijziging wilt accepteren of weigeren. Sla het nieuwe gecombineerde document op als u klaar bent.

Al met al zijn deze erg handig voor momenten waarop je meerdere versies van hetzelfde document hebt of wanneer meerdere mensen één Word-document bewerken en je uiteindelijk meerdere documenten hebt om in een te combineren. Als je vragen hebt, reageer dan gerust. Genieten!