Basisprincipes van Microsoft Excel - Leren omgaan met Excel

Als u Microsoft Office hebt geïnstalleerd, maar nog nooit Excel hebt aangeraakt omdat u niet wist hoe u het moest gebruiken of niet wist wat het voor u kon doen, dan MOET u dit bericht lezen over leren hoe Excel te gebruiken!

Microsoft Excel is een krachtige spreadsheet-applicatie die kan worden gebruikt voor alles van een eenvoudige database helemaal tot een volledige Windows-applicatie vol met Windows-formulieren, macro's en add-ons. U kunt Excel gebruiken om een ​​uitbetaling van autoleningen, grafiekgegevens, klantrecords, een adresboek, enz. Te berekenen.

Excel wordt momenteel door de meeste grote financiële instellingen gebruikt voor de dagelijkse analyse van financiële gegevens. Het heeft een enorm scala aan financiële functies, formules en add-ons waarmee u Excel op een eenvoudige, snelle manier kunt gebruiken om gegevens op te slaan en te analyseren.

In deze tutorial gaan we de basisbeginselen van Excel bekijken: werkmappen maken, werkbladen gebruiken, gegevens invoeren, formules gebruiken, enzovoort, zodat u vertrouwd kunt raken met de software en zelfstandig kunt leren door ermee te spelen.

Eerste stappen naar Excel

Laten we eerst Excel openen en de interface van het programma bekijken. Open Excel en een nieuwe werkmap wordt automatisch gemaakt. Een werkmap is het hoogste object in Excel. Het bevat werkbladen, die alle feitelijke gegevens bevatten waarmee u zult werken. Een werkmap begint met drie werkbladen, maar u kunt op elk gewenst moment werkbladen toevoegen of verwijderen zolang er maar één werkblad in een werkmap staat.

Afhankelijk van de versie van Excel die u gebruikt, ziet het volgende scherm er mogelijk compleet anders uit. Microsoft heeft de interface wild veranderd van Office 2003 naar 2007 tot 2010 en tot slot in 2013. Helaas moet ik een versie kiezen om deze tutorial in te schrijven en ik kies momenteel Excel 2010 omdat het precies tussen 2007 en 2013 ligt en alle drie versies gebruiken de nieuwe lintinterface. Office 2013 maakt het uiterlijk alleen maar overzichtelijker, maar de algemene lay-out is nog steeds hetzelfde.

Aan de bovenkant heb je het Excel-lint met meerdere tabbladen en een aantal kleine pictogrammen bovenaan in de werkbalk Snelle toegang. Met deze kleine pictogrammen kunt u heel gewone Excel-functies uitvoeren, zoals rijen in het werkblad of vriesvakken toevoegen of verwijderen, enz.

Als u de lintinterface wilt aanpassen, d.w.z. een knop of optie toevoegt die u van een oudere versie van Excel mist, kunt u dat doen door te klikken op het dossier en klik vervolgens op opties.

Klik nu op Lint aanpassen links onderaan en je kunt elke mogelijke optie toevoegen of verwijderen die je maar wilt. Standaard worden hierin de populaire opdrachten weergegeven, maar u kunt op de vervolgkeuzelijst klikken om alle mogelijke opties voor verschillende tabbladen te bekijken. Een optie die ik echt leuk vind, is ook kiezen Opdrachten Niet in het lint in de vervolgkeuzelijst. Op die manier kunt u gemakkelijk zien welke opdrachten al niet op het lint staan ​​en voegt u vervolgens een toe dat u denkt nodig te hebben.

Onder aan het scherm ziet u drie bladen, genaamd Sheet1, Sheet2 en Sheet3. Dit is het standaardnummer waarmee elke Excel-werkmap begint.

In oudere versies van Excel bevond het taakvenster zich aan de rechterkant van het scherm, maar dat is nu verwijderd en alle functies zijn verplaatst naar het tabblad Bestand. Hier kunt u veel algemene taken uitvoeren, zoals een werkboek openen, een nieuwe maken, afdrukken en meer.

Aan de slag met Excel

De beste manier om iets te leren is om echt iets nuttigs te doen en Excel is daar het beste voorbeeld van! Stel dat u een docent op de middelbare school of een universiteit bent en dat u de cijfers van uw studenten wilt bijhouden, hun gemiddelde wilt berekenen en hen wilt vertellen welk cijfer zij nodig hebben om aan hun eindexamen te slagen om de klas te halen..

Klinkt als een simpel probleem en het is (als je eenmaal de formule in je hoofd hebt)! Excel kan dit heel snel voor je doen, dus laten we eens kijken hoe.

Laten we eerst een paar gegevens invoeren in de cellen in Excel. In Excel worden de kolommen gelabeld vanaf A en verder naar Z en verder. Een cel is gewoon een bepaald rijnummer en kolom, d.w.z. A1 is de allereerste cel in een Excel-werkblad.

Laten we typen studenten goed A1 en typ dan EEN door E als de namen van de cursisten doorgaan in kolom A, zoals hieronder weergegeven:

Laten we nu naar binnen gaan Test 1, Test 2, en Test 3 in cellen B1, C1 en D1 respectievelijk. Nu hebben we een rooster van 5 × 4, dus laten we wat nep testcijfers invullen, zoals hieronder te zien is:

Laten we nu enkele basisbegrippen van het opmaken van cellen in Excel leren. Op dit moment ziet onze tabel er niet zo goed uit, omdat de tekst en cijfers anders zijn uitgelijnd en de koppen niet visueel gescheiden zijn van de gegevens. Laten we eerst alle gegevens centreren zodat de dingen er mooier uitzien. Klik op cel A1 en sleep je muis naar de cel D6 om de volledige dataset te markeren:

Klik vervolgens op het tabblad Start en klik op de Centreer Justify knop. Het raster is nu mooi gecentreerd met alle gegevens direct onder de kopjes.

Laten we nu eens kijken hoe we Excel-cellen kunnen opmaken. Laten we de kleur van de eerste rij in iets anders veranderen, zodat we de kop duidelijk van de gegevens kunnen scheiden. Klik op cel A1 en sleep met de muis terwijl je de knop ingedrukt houdt om naar de cel te gaan D1. Klik met de rechtermuisknop en selecteer Cellen formatteren.

Nu zijn er twee opties die je op dit moment hebt. In de bovenstaande afbeelding ziet u een normaal rechtsklikmenu dat begint met knippen, kopiëren, enzovoort, maar u ziet ook een soort zwevende werkbalk direct boven het menu. Dit zwevende menu is een soort veelgebruikte werkbalk waarmee u snel het lettertype kunt wijzigen, de tekstgrootte kunt wijzigen, de cel kunt opmaken als geld of percentage, kunt u de achtergrond of letterkleur wijzigen en randen toevoegen aan de cel. Handig omdat u het dialoogvenster Cellen opmaken niet apart hoeft te openen en het daar kunt doen.

Als je wat meer geavanceerde opmaak moet doen die niet beschikbaar is in de snelle werkbalk, ga je gang en open je het dialoogvenster. In deze zelfstudie laat ik je de dialoogmethode zien, zodat we het kunnen zien. Klik in het dialoogvenster Cellen opmaken op patronen tab en selecteer een kleur uit het palet. Ik koos voor geel om het te onderscheiden.

Klik op OK en u ziet nu dat de kleur is gewijzigd voor de geselecteerde cellen.

Laten we ook enkele randen tussen de cellen toevoegen, zodat als we besluiten om het Excel-werkblad af te drukken, er zwarte lijnen tussen alles zullen zijn. Als u geen randen toevoegt, worden de regels die u standaard in Excel ziet, niet afgedrukt op papier. Selecteer het volledige raster en ga naar Cellen formatteren nog een keer. Ga deze keer naar de Grens tab. Klik op de Buiten en Binnen knoppen en je zou moeten zien dat de kleine displaybox direct onder de knoppen overeenkomstig met de randen verandert.

Klik op OK en je zou nu zwarte lijnen tussen alle cellen moeten hebben. Dus nu hebben we ons raster opgemaakt om er veel leuker uit te zien! U kunt dit type opmaak voor uw gegevens ook op de manier doen die u geschikt acht.

Formules en functies gebruiken in Excel

Laten we nu eens kijken naar het leuke gedeelte: Excel-functies en formules gebruiken om daadwerkelijk iets te doen! Dus we willen eerst het gemiddelde cijfer voor onze 5 studenten berekenen na hun eerste drie examens. Excel heeft een gemiddelde functie die we kunnen gebruiken om deze waarde automatisch te berekenen, maar we gaan het iets anders doen om formules en functies te demonstreren.

Voeg een opgeroepen kop toe Som in kolom F en Gem in kolom G en vorm ze op dezelfde manier als de andere koptekstcellen.

Nu gebruiken we eerst de somfunctie van Excel om de som van de drie cijfers voor elke student te berekenen. Klik in cel F2 en typ in "= Sum ("Zonder de aanhalingstekens. Het = teken vertelt Excel dat we van plan zijn een soort formule in deze cel te plaatsen. Wanneer u de eerste haakjes typt, geeft Excel een klein label weer dat u laat zien welke soorten variabelen deze functie gebruikt.

Het woord SUM is een ingebouwde functie in Excel die de som van een opgegeven celbereik berekent. Op dit punt na het eerste haakje kunt u het cellenbereik selecteren dat u wilt samenvatten! U hoeft de cellen niet één voor één te typen! Ga je gang en selecteer cellen B2 tot D2 en je zult zien dat de formule automatisch wordt bijgewerkt en blauw is.

Nadat u het bereik hebt geselecteerd, typt u het sluitende haakje (Shift + 0) en druk op invoeren. En nu heb je de som van de cijfers! Niet zo moeilijk toch !? Je zou echter kunnen zeggen dat het een koninklijke pijn zou zijn om dit te doen voor een set van 100 of 500 studenten! Wel, er is een eenvoudige manier om uw formule automatisch te kopiëren voor de andere studenten.

Klik op cel F2 en beweeg je muis langzaam naar de rechter benedenrand van de cel. Je zult zien dat de cursor verandert van een dik wit kruis naar een dun zwart kruis en de rechteronderhoek van de cel is een kleine zwarte doos.

Klik en houd de muisknop ingedrukt wanneer deze verandert en sleep hem naar de rij van de laatste student. En daarmee gebruikt Excel dezelfde formule, maar worden de huidige rijcellen bijgewerkt, zodat de som wordt berekend voor elke rij met de gegevens van die rij.

Klik vervolgens in de cel G2 en typ de = tekens om aan te geven dat we een formule beginnen. Omdat we de som willen delen door 3 om het gemiddelde te krijgen, typt u het = teken en kiest u de somcel F2. Ga verder met de formule door "/ 3" in te typen, wat betekent delen door 3.

Druk op Enter en je hebt nu je eigen gemiddelde forumla ingevoerd! U kunt haakjes gebruiken en alle wiskundige functies op dezelfde manier uitvoeren. Doe nu hetzelfde als met de gemiddelde kolom en klik in de cel op het kleine zwarte vakje rechtsonder in de hoek G2 en sleep het naar beneden. Excel berekent het gemiddelde voor de rest van de cellen met behulp van uw formule.

En als laatste, laten we nog een formule formuleren om te berekenen wat elke student zou moeten krijgen voor de finale om een ​​A in de klas te krijgen! We moeten drie stukjes informatie kennen: het huidige cijfer, het slaagcijfer voor de klas en welk percentage de finale waard is van het totale cijfer. We hebben nu al het huidige cijfer dat we hebben berekend en we kunnen aannemen dat een 70 het slaagcijfer is en dat de finale 25% van het totale cijfer waard is. Dit is de formule die ik van deze site heb gekregen.

Eindcijfer = examenwaarde x examenscore + (1 - examenwaarde) x huidige cijfer

Eindcijfer zou 70 zijn, want dat is de score die we aannemen, examenwaarde is .25 en we moeten de examenscore oplossen. Dus de vergelijking zou worden:

Examenscore = (eindcijfer - (1 - examenwaarde) x huidige cijfer) / examenwaarde

Laten we dus een nieuwe header maken in kolom I en in cel I2, begin met typen "= (70- (1-0,25) *"En selecteer vervolgens cel G2 en ga verder met") /. 25"En druk vervolgens op Enter. Je zou nu het vereiste cijfer moeten zien en ook de formule in de formulebalk boven de kolomnamen. Zoals je hieronder kunt zien, moet student A minimaal 49 punten behalen om ervoor te zorgen dat ze een score behalen van 70 voor hun eindcijfer.

Nogmaals, pak het onderste zwarte vak van de cel en sleep het naar de onderkant van de dataset. En altviool! U hebt nu Excel-functies gebruikt, uw eigen formules in Excel en opgemaakte cellen gemaakt om ze visueel aantrekkelijk te maken.

Ik hoop dat dit geholpen heeft! Ik zal proberen meer te schrijven voor meer geavanceerde functies van Excel en andere Office-producten. Laat alstublieft uw commentaar achter op deze Excel-tutorial! Genieten!