Zoek in Outlook e-mail op afzender, datum, trefwoord, grootte en meer
Zoeken via Outlook-e-mail kan een zware taak blijken te zijn als je iemand als ik bent met meerdere PST-bestanden en tienduizenden e-mails die tientallen jaren duren. De meeste bedrijfsomgevingen gebruiken Outlook voor e-mail en veel mensen krijgen uiteindelijk zakelijke en persoonlijke e-mails opgeslagen in Outlook.
In oudere versies van Outlook had u add-ons van derden nodig, zoals Xobni, om uw e-mail snel te doorzoeken. Gelukkig heeft Microsoft sinds Office 2010 een bruikbare zoekfunctie gemaakt die echt werkt en waarmee u e-mails snel kunt vinden met behulp van een grote verscheidenheid aan filters. U kunt zoeken naar tekst, adressen, bijlagen, afzenders, enz. En u kunt filteren op datum, grootte, onderwerp, belangrijkheid en meer.
In dit artikel laat ik u zien hoe u ervoor kunt zorgen dat al uw e-mails worden geïndexeerd door Windows en vervolgens hoe u verschillende soorten zoekopdrachten kunt uitvoeren, afhankelijk van wat u zoekt.
Houd er rekening mee dat in dit artikel wordt aangenomen dat u werkt aan Office 2010, 2013 of 2016 omdat deze versies het beste zijn om te zoeken.
Schakel Indexering in
Voordat u bliksemsnelle zoekopdrachten in Outlook kunt uitvoeren, moet u ervoor zorgen dat al uw e-mails zijn geïndexeerd. Om dit te controleren, ga je gang en klik je in het zoekvak dat je bovenaan je e-mail mailbox ziet.
Wanneer u in het zoekvak klikt, ziet u de Zoekhulpmiddelen tabblad verschijnt in het lint. Klik helemaal rechts op Zoekhulpmiddelen en klik vervolgens op Zoek opties.
Onder bronnen, Klik op de Indexeringsopties knop.
Dit brengt je naar Windows Indexeringsopties scherm waar u de verschillende locaties kunt kiezen en selecteren die u wilt indexeren. Als je het niet ziet Microsoft Outlook in de lijst moet u klikken op de Wijzigen knop.
Ga je gang, controleer Microsoft Outlook en klik vervolgens op OK.
Windows zal de e-mails onmiddellijk gaan indexeren en u kunt controleren om te zien wanneer het klaar is door op te klikken Indexstatus onder Zoekhulpmiddelen zoals hierboven weergegeven.
Er wordt een bericht weergegeven dat aangeeft hoeveel items er nog moeten worden geïndexeerd en eenmaal voltooid, wordt weergegeven dat Outlook klaar is met het indexeren van al uw items. Laten we nu leren hoe te zoeken in Outlook.
Zoekopdrachten uitvoeren in Outlook
Om te beginnen met zoeken in Outlook, klikt u op Postvak IN of klik op een specifieke map. Als u op Inbox klikt, zult u merken dat de doos zal hebben Huidige mailbox doorzoeken vermeld. U kunt op de kleine vervolgkeuzelijst naar rechts klikken en kiezen uit andere opties zoals Huidige map, submappen, en Alle Outlook-items.
Wanneer u op Inbox klikt, Huidige mailbox wordt automatisch geselecteerd. Hiermee doorzoekt u alle e-mail in het volledige postvak inclusief alles onder Inbox, Verzonden items, Verwijderde items, Outbox, enzovoort. Als u op een specifieke map klikt, wordt het zoekvak standaard ingesteld op Huidige map, die alleen de e-mail in die bepaalde map zal doorzoeken die geen submappen bevat.
Als u een map met submappen heeft, zorg er dan voor dat u selecteert submappen in de vervolgkeuzelijst om alleen in de submappen te zoeken.
Nu we dat begrijpen, leren we hoe verschillende soorten zoekopdrachten in Outlook kunnen worden uitgevoerd. U kunt dit op twee manieren doen: het zoeklint gebruiken of de syntaxis van de zoekopdracht gebruiken. Zoals u misschien wel kunt zien, is de laatste optie technischer, maar kunt u een aantal gecompliceerde zoekopdrachten maken.
Gebruik van de zoekhulpmiddelen in Outlook
Laten we beginnen met de eenvoudigere methode die voor de meeste mensen goed werkt. Klik in het zoekvak zodra u Inbox of een map hebt gekozen en klik vervolgens op Zoekhulpmiddelen in het lint. Laten we een kijkje nemen naar alle verschillende opties.
Helemaal links is de strekking, wat hetzelfde is als de vervolgkeuzelijst die ik hierboven heb genoemd. Volgende is resultaten, die niet actief zal zijn totdat je een zoekopdracht uitvoert. Outlook geeft standaard alleen de meest recente items weer die overeenkomen met een zoekopdracht en geeft mogelijk niet alle resultaten weer. U kunt klikken Oudere resultaten opnemen om alle resultaten weer te geven of scrol omlaag naar de onderkant van de zoekresultaten en kies Laat meer zien.
Verfijnen is waar we echt kunnen inzoomen en precies vinden waarnaar we op zoek zijn. Ten eerste, hoe gaan we over het zoeken naar exacte tekst in Outlook? Stel dat u alle e-mails wilt vinden met uw SSN of met een specifiek woord. In deze gevallen gebruikt u alleen dubbele aanhalingstekens.
Hierboven zocht ik naar het woord sherlock door het in dubbele aanhalingstekens te plaatsen. Als het woord in de onderwerpregel staat, wordt het in het geel gemarkeerd. Wanneer u op een van de e-mails klikt, ziet u het woord ook voor u gemarkeerd, wat handig is.
Dat is een van de meest voorkomende soorten zoekopdrachten. Een andere veel voorkomende zoekopdracht is op afzender. Dit is echt gemakkelijk om te doen in Outlook. Klik gewoon op de Van knop in het lint en begin met het typen van de naam van de persoon of het e-mailadres.
Als u meer zoekcriteria wilt toevoegen, zoals alleen e-mails zien van een bepaalde afzender met bijlagen, klikt u eenvoudigweg op Heeft bijlagen knop.
U kunt steeds meer filters toevoegen om de resultatenset van e-mails te verminderen. De meeste andere opties spreken voor zich, zoals Ongelezen, Gemarkeerd, Belangrijk, etc. Als u op datum wilt zoeken, kunt u op Deze week klikken en krijgt u een aantal opties zoals Deze week, Deze maand, Deze Jaar, enz. Maar dat is het zo'n beetje.
Als u op datum wilt zoeken of iets wilt doen om de oudste e-mails in Outlook te vinden, moet u de optie Geavanceerd zoeken of de querysyntaxis gebruiken. Laten we beginnen met Geavanceerd zoeken. Om hier te komen, moet je opnieuw op Zoekhulpmiddelen klikken en kiezen Geavanceerd zoeken.
Merk op dat deze zoekopdracht alleen de huidige map doorzoekt die u standaard hebt geselecteerd. Als u alles wilt doorzoeken, klikt u op de Blader knop rechtsboven.
Als u alles wilt doorzoeken, selecteert u Inbox en vinkt u het selectievakje aan Zoek in submappen vak onderaan.
Nu op het hoofdzoekscherm, zult u zien Tijd helemaal onderaan, maar het geeft je alleen dezelfde opties als dropdown in het lint. Om een meer geavanceerd zoeken te doen, moet je klikken op de gevorderd tab.
Hier moet je je eigen zoekcriteria bouwen. Klik op Veld,ga dan naar Datum / tijd velden en selecteer Ontvangen. Klik nu op Staat en scrol omlaag naar beneden totdat je andere opties ziet zoals op of na, Op of voor, en tussen.
Als jij kiest tussen, dan kun je typen in zoals 01/01/2005 en 31/12/2005 en klik vervolgens op Toevoegen aan lijst. Dit is hoe mijn zoekopdracht eruit ziet.
Houd er rekening mee dat u steeds meer criteria aan de lijst kunt toevoegen om de resultaten te verfijnen. In mijn voorbeeld hierboven ontvang ik alle e-mails in die periode, waarschijnlijk te veel.
Als u de oudste e-mail in Outlook wilt vinden, kiest u de Op of voor staat en typ dan gewoon elke datum waarvan je denkt dat die tamelijk oud is.
Pas de datum aan, afhankelijk van het aantal e-mails dat u ontvangt. Het zou vrij eenvoudig moeten zijn om de oudste e-mail in uw hele Outlook-bestand te vinden met behulp van deze zoekopdracht.
Een andere populaire zoekopdracht is om te zoeken naar de grootste e-mail in uw PST-bestand. Om dit te doen, klik op de Meer keuzes tab in Geavanceerd zoeken en je ziet onderaan een optie voor formaat. Kiezen groter dan en typ vervolgens een waarde in kilobytes. Als u bijvoorbeeld e-mails van meer dan 5 MB wilt vinden, typt u in 5000.
Dit zijn slechts enkele van de zoekopdrachten die u kunt uitvoeren met behulp van Geavanceerd zoeken. Bovendien kunt u dit alles typen in het zoekvak met behulp van de zoeksyntaxis en dezelfde resultaten krijgen. Ik kan bijvoorbeeld gewoon typen MESSAGESIZE:> 5MB en krijg dezelfde resultaten.
Ik zal niet alle verschillende zoekopties in dit bericht doornemen, omdat Microsoft een pagina heeft met alle verschillende zoeksyntaxisopties. Hopelijk kun je, met behulp van de bovenstaande tools, de e-mail vinden waarnaar je op zoek was. Genieten!
