Gebruik samenvattende functies om gegevens in Excel samen te vatten

Voor degenen die Excel regelmatig gebruiken, is het aantal ingebouwde formules en functies om gegevens samen te vatten en te manipuleren ontzagwekkend. Excel wordt letterlijk door iedereen gebruikt: van studenten in een financiële klasse tot beheerders van hedgefondsen op Wall Street. Het is extreem krachtig, maar tegelijkertijd heel eenvoudig.

Voor degenen die net zijn begonnen met Excel, is een van de eerste groep functies die u moet leren de samenvattende functies. Deze omvatten SUM, GEMIDDELDE, MAX, MIN, MODUS, MEDIAAL, TELLEN, STDEV, GROOT, KLEIN en AGGREGAAT. Deze functies kunnen het best worden gebruikt voor numerieke gegevens.

In dit artikel laat ik u zien hoe u een formule maakt en de functie invoegt in een Excel-spreadsheet. Elke functie in Excel neemt argumenten, welke waarden de functies nodig hebben om een ​​uitvoer te berekenen.

Formules en functies begrijpen

Als u bijvoorbeeld 2 en 2 bij elkaar moet optellen, is de functie dat SOM en de argumenten zouden de cijfers zijn 2 en 2. We schrijven dit normaal gesproken als 2 + 2, maar in Excel zou je het als schrijven = SUM (2 + 2). Hier ziet u de resultaten van deze eenvoudige toevoeging van twee letterlijke getallen.

Hoewel er niets mis is met deze formule, is het echt niet nodig. Je zou gewoon kunnen typen = 2 + 2 in Excel en dat zou ook werken. In Excel, wanneer u een functie zoals gebruikt SOM, het is logischer om argumenten te gebruiken. Met de SOM functie, Excel verwacht ten minste twee argumenten, wat verwijst naar cellen in het werkblad.

Hoe verwijzen we naar een cel in de Excel-formule? Nou, dat is vrij eenvoudig. Elke rij heeft een nummer en elke kolom heeft een letter. A1 is de eerste cel in de spreadsheet links bovenaan. B1 is de cel rechts van A1. A2 is de cel direct onder A1. Makkelijk genoeg gelijk?

Voordat we onze nieuwe formule schrijven, voegen we wat gegevens toe in de kolommen A en B om mee te werken. Ga je gang en typ willekeurige getallen van A1 tot A10 en B1 tot B10 voor onze dataset. Ga nu naar D1 en typ in = SOM (A1, B1). Je zou moeten zien dat het resultaat simpelweg de waarde van A1 + B1 is.

Er zijn een aantal zaken die moeten worden opgemerkt tijdens het typen van een formule in Excel. Ten eerste zult u merken dat wanneer u de eerste openende haakjes typt ( na de functienaam zal Excel u automatisch vertellen welke argumenten die functie in beslag neemt. In ons voorbeeld is dit te zien nummer 1, nummer 2, etc. Je scheidt argumenten met komma's. Deze bepaalde functie kan een oneindig aantal waarden innemen, omdat de functie SOM dan werkt.

Ten tweede kunt u ofwel handmatig de celverwijzing typen (A1) of u kunt op de cel A1 klikken nadat u het open haakje hebt getypt. Excel markeert ook de cel in dezelfde kleur als de celverwijzing, zodat u de bijbehorende waarden precies kunt zien. Dus we hebben één rij bij elkaar opgeteld, maar hoe kunnen we alle andere rijen optellen zonder de formule opnieuw in te voeren of te kopiëren en plakken? Gelukkig maakt Excel dit gemakkelijk.

Beweeg uw muiscursor naar de rechteronderhoek van cel D1 en u zult merken dat deze verandert van een wit kruis naar een zwart plusteken.

Klik nu en houd de muisknop ingedrukt. Sleep de cursor naar de laatste rij met de gegevens en laat hem aan het einde los.

Excel is slim genoeg om te weten dat de formule moet worden gewijzigd en de waarden in de andere rijen moet weerspiegelen, in plaats van alleen maar dezelfde A1 + B1 helemaal te laten zien. In plaats daarvan ziet u A2 + B2, A3 + B3 enzovoort.

Er is ook een andere manier om te gebruiken SOM dat verklaart een ander concept achter argumenten in Excel. Laten we zeggen dat we alle waarden van A1 tot A12 wilden samenvatten, hoe zouden we dat dan aanpakken? We kunnen zoiets typen = SOM (A1, A2, A3, enz.), maar dat is erg tijdrovend. Een betere manier is om een ​​Excel-bereik te gebruiken.

Om A1 tot A12 te optellen, hoeven we alleen maar te typen = SOM (A1: A12) met een dubbele punt die de twee celverwijzingen scheidt in plaats van een komma. Je zou zelfs zoiets kunnen typen = SOM (A1: B12) en het zal alle waarden in A1 t / m A12 en B1 tot en met B12 optellen.

Dit was een heel eenvoudig overzicht van hoe je functies en formules in Excel kunt gebruiken, maar het is voldoende om alle functies voor gegevenssommatie te kunnen gebruiken.

Samenvatting Functies

Met dezelfde gegevensreeks gaan we de rest van de overzichtsfuncties gebruiken om te zien welk soort cijfers we kunnen berekenen. Laten we beginnen met de COUNT en COUNTA functies.

Hier ben ik de COUNT functie in D2 en de COUNTA functie in E2, met behulp van A2: A12 bereik als de dataset voor beide functies. Ik heb ook de waarde in A9 gewijzigd in de tekstreeks Hallo om het verschil te tonen. COUNT telt alleen de cellen die getallen hebben terwijl COUNTA telt cellen die tekst en getallen bevatten. Beide functies tellen geen lege cellen. Als u lege cellen wilt tellen, gebruikt u de COUNTBLANK functie.

De volgende zijn de GEMIDDELDE, MEDIAAN en MODE functies. Gemiddeld spreekt voor zich, mediaan is het middelste getal in een reeks cijfers en modus is het meest voorkomende nummer of nummer in een reeks getallen. In nieuwere versies van Excel, hebt u MODE.SNGL en MODE.MULT omdat er meer dan één getal kan zijn dat het meest algemene getal is in een reeks getallen. Ik gebruikte B2: B12 voor het bereik in het onderstaande voorbeeld.

Verderop kunnen we de MIN, MAX en STDEV berekenen voor de reeks cijfers B2: B12. De STDEV-functie zal berekenen hoe wijdverspreid de waarden uit de gemiddelde waarde worden verspreid. In nieuwere versies van Excel, hebt u STDEV.P en STDEV.S, die berekent op basis van de gehele populatie of op basis van een steekproef, respectievelijk.

Ten slotte zijn er nog twee nuttige functies GROOT en KLEIN. Ze nemen twee argumenten: het celbereik en de k-de grootste waarde die u wilt retourneren. Dus als u de op één na grootste waarde in de set wilt, gebruikt u 2 voor het tweede argument, 3 voor het op twee na grootste getal, enz. KLEIN werkt op dezelfde manier, maar geeft je het kleinste k-de getal.

Ten slotte is er een functie genaamd AGGREGAAT, waarmee je een van de andere hierboven genoemde functies kunt toepassen, maar je ook dingen kunt laten doen zoals het negeren van verborgen rijen, het negeren van foutwaarden, etc. Je zult het waarschijnlijk niet vaak hoeven gebruiken, maar hier kun je meer over leren voor het geval je het nodig hebt.

Dus dat is een basisoverzicht van enkele van de meest voorkomende overzichtsfuncties in Excel. Als u vragen heeft, kunt u een reactie plaatsen. Genieten!