6 tips voor het niet hebben van zinloze vergaderingen
Of het nu ad hoc of een gepland schema was, de meeste vergaderingen lijken helemaal niet te helpen als het erom gaat om werk gedaan te krijgen. Je zou denken dat iedereen die betrokken is bij het project om te gaan zitten en de problemen die zich voordeden te bespreken en vervolgens te brainstormen over manieren om ze op te lossen, op de een of andere manier behulpzaam zou zijn. Welnu, deze jongens bij WebEx zeggen dat vergaderingen zinloos zijn. En ik ben er vrij zeker van dat de meesten van jullie het daarmee eens zijn, omdat iemand dit heeft gemaakt: een rekenmachine om erachter te komen hoeveel geld er werd verspild door vergaderingen te houden!
Geen grapjes, een slecht geleide vergadering zal werknemers weghalen van waar ze voor betaald worden, telefoons onbeheerd achterlaten, e-mails onbeantwoord blijven. En het ergste van alles is dat mensen meestal van de bijeenkomst afkomen met meer te doen dan te volbrengen - Super goed, precies wat ik nodig had, meer dingen om te doen. Maar dat wil niet zeggen dat vergaderingen volledig van de werkplek moeten worden genomen. Hier zijn enkele suggesties om dingen tijdens een vergadering te versnellen.
1. Verdwenen in zestig minuten
Het zou een misdaad moeten zijn als vergaderingen langer dan een uur duren. Hé, het moet een zijn zonde voor gepland vergaderingen die zo lang duren. De logica is simpel: wat heeft het voor zin om uw werknemers weg te halen van hun werk, zodat ze dat kunnen praten over wat ze doen?
(Afbeeldingsbron: Fotolia)
Als het slechts om een rapport gaat, kunnen ze u altijd een voorstel sturen of dat doen met een e-mailbijlage van 23 kB. Als alles wat je wilt in de lus moet worden gehouden, ga dan naar het hoofd van de afdeling om naar kantoor te gaan of pak een kopje thee met hem of haar na het werk, krijg de informatie die je nodig hebt en laat ze 15 minuten later weer vrij in het wild.
Wekelijkse voortgangsbijeenkomsten kunnen nauwelijks van pas komen, omdat het meeste werk langer dan een week nodig heeft om tot bloei te komen zou dom zijn om gewoon rond te kijken en naar elkaar te staren als we niets te melden hebben.
Het punt is: Vergaderingen moeten de productiviteit verhogen en processen niet vertragen. Maak elke vergadering uit, en laat ze tellen.
2. Nodig, blijf buiten
Er zijn veel vergaderingen waar voornamelijk één persoon aan het woord was en alle anderen het eens waren met de toespraaker. Als er vergaderingen zouden zijn om mensen echo-ondersteuning te laten horen, kun je net zo goed een opname van de spreker in de vergaderruimte plaatsen zodat iedereen kan knikken.
(Afbeeldingsbron: Fotolia)
Om dit op te lossen, hebben alleen besluitvormers in de kamer. En je wilt diegenen die niet bang zijn om hun mening te uiten. U wilt dat de uitvoerende macht vecht voor het budget van uw afdeling daarbinnen. U wilt dat de manager die extra en irrelevante werkbelasting afhandelt namens u spreekt. U wilt dat die dappere supervisor van u uw baas vertelt, "Nee, pa. Wij zijn niet om je een nieuwe auto te bezorgen. Het team wil dit jaar naar Bangkok en we gaan champagne drinken tijdens de vlucht! "
Het punt is: Als je vastzit in een vergadering, kan het een uurtje duren om een kleine diversiteit in de beslissingen te hebben.
3. Waar hebben we het weer over??
Hoe vaak tijdens een vergadering, laat een van uw collega's uw manager iets vragen dat niet relevant is voor het onderwerp, en zij besteden ten minste een (ander) uur aan het proberen er achter te komen terwijl u met uw telefoon speelt, in een poging niet geïrriteerd te lijken?
Het is niet ongebruikelijk dat een reeks gedachten wordt ontspoord door een plotselinge vraag, maar als door het beantwoorden van die vraag en alle andere problemen op de lijst met agenda's niet wordt gereageerd, zal dit de productiviteit van de rest van het personeel beïnvloeden..
(Afbeeldingsbron: Fotolia)
Maak er een punt van om een te hebben beperkt aantal agenda's dat door elke vergadering moet worden bereikt en zorg ervoor dat diegene die de vergadering voorzit de vooraf vastgestelde agenda's behaalt; niet meer niet minder. Gebruik het zestig minuten durende teken als de aanzet om de agenda's zo snel mogelijk leeg te maken. Als er andere dingen zijn waaraan u aandacht moet schenken, en als deze er alleen tussen ligt een paar mensen in plaats van het hele team dat in de vergaderruimte zit, vraag hen om het buiten te nemen, voor of na de vergadering.
Het punt is: Blijf op schema om uw vergaderingen de moeite waard te maken.
4. Ideeën zijn goedkoop; kom met oplossingen
Niets voorspelt een slecht einde van een vergadering dan aanwezigen die met een blanco geest binnenkomen. Tegenwoordig knippen lege suggesties het gewoon niet. Baas wil trackrecords. Managers willen ROI. Leidinggevenden willen haalbaarheid. En ze willen niet alleen verlichte gloeilampen, ze willen het bewijs van een idee kan en zullen werk. Om dat bewijs te krijgen, moet je eerst je onderzoek doen.
(Afbeeldingsbron: Fotolia)
Als je dat niet doet, gebeurt dit.
Ashkin Fureit: Weet je wat, ik denk dat we moeten proberen over te schakelen naar een nieuwe leverancier.U: Wie heb je in gedachten?Ashkin Fureit: Oh, ik ken geen nieuwe leveranciers. Ik dacht dat het een goed idee zou zijn om over te stappen naar een nieuwe omdat deze altijd te laat is.
De groep begint de bal rond te geven en verspilt nog eens 15 minuten voordat hij naar de volgende agenda springt. In de volgende vergadering wordt dezelfde leverancier nog steeds gebruikt.
Als Ashkin al de contacten had van alternatieve leveranciers, hun offertes en hun voorgestelde leveringsdata, kon het team daar beslissen welke nieuwe leverancier het moest opnemen. Dit probleem zou in minder dan vijf minuten zijn opgelost.
Het punt is: Neem bezit van uw ideeën en begin ermee. Stop met het voorstellen van briljante ideeën, gewoon wachten tot iemand anders het uitvoert.
5. Kristalhelder snijdt het misschien
Hoe vaak kom je uit een vergadering, denkend dat je manager één ding heeft gezegd, maar dat het niet was wat je hoorde? Zorg dat alles opgeknapt is voordat je uit de weg ruimt. Als communicatie een blijvend probleem is, is het een goed idee om uw manager te laten herhalen terwijl u andere getuigen in de ruimte heeft.
(Afbeeldingsbron: Fotolia)
Het punt is: Verduidelijk de doelstellingen van uw team voordat u begint met het uitvoeren van verschillende doelpalen.
Als dit niet werkt, probeer dan de volgende tip.
6. Geef me een minuutje
Vergaderminuten zijn geweldige hulpmiddelen om dingen te laten draaien als je weet hoe je ze goed moet doen. Om te beginnen moet het een aantal dingen hebben: wat is besloten; wat moet er gedaan worden en wie is verantwoordelijk om het te doen; en de deadlines ervoor. Het eerste zou ervoor zorgen dat de vergadering echt nuttig was voor iets, de tweede zorgde ervoor dat iedereen zijn respectievelijke rollen toegewezen kreeg, en de derde maakt ze letterlijk zweten.
(Afbeeldingsbron: Fotolia)
Als je naar buiten komt zonder te weten wat er zojuist in de vergaderruimte is gebeurd, zal de minuut je helpen en zullen alle anderen je gelijk in orde krijgen. Anders, waar zijn vergaderingen voor?
Het punt is: Niemand houdt zich voor de gek als er iets wordt geïnkt.
Conclusie
Men weet beter dan te generaliseren, daarom zou ik graag uw mening over vergaderingen willen weten: werken ze? Zijn ze nodig op de werkplek van vandaag? Heeft uw kantoor het stressvolle wekelijkse of maandelijkse ritueel dat de kantoorvergadering is, verlaten? Deel uw mening in de commentarensectie hieronder.
