Bijlagen, handtekeningen en beveiliging

In deze les concentreren we ons op bijlagen en hoe u uw e-mailberichten kunt verfraaien met een persoonlijke handtekening.

SCHOOLNAVIGATIE

1. Kennismaken met Gmail
2. De mobiele app, samenstellen van e-mail en gesprekken
3. Inbox Management en labels
4. Mailfilters en het sterrenstelsel
5. Bijlagen, handtekeningen en beveiliging
6. Uitnodigingen en vakantie-respondenten
7. Gebruik Gmail als een takenlijst
8. Meerdere accounts, sneltoetsen op het toetsenbord en Remote Signout
9. Gebruik uw Gmail-account om toegang te krijgen tot andere accounts
10. Power Tips en Gmail Labs

We sluiten dingen af ​​met informatie over hoe u uw accountgegevens het best kunt beschermen en kunt ook een back-up van uw gegevens maken, zodat u deze altijd bij de hand hebt, zelfs als u uw account verwijdert.

Bijlagen

Een bijlage toevoegen aan een e-mail in Gmail is eenvoudig. Het beste van alles is dat je met Gmail de verlegenheid kunt vermijden om een ​​vervolgmail te sturen als je vergeet een bestand bij te voegen.

OPMERKING: Gmail-berichten kunnen maximaal 25 megabytes (MB) groot zijn. Als u bijlagen in het bericht moet verzenden die ervoor zorgen dat deze groter zijn dan 25 MB, kunt u in plaats daarvan bestanden uit Google Drive invoegen. Het aantal toegestane bijlagen per bericht is onbeperkt, zolang u de limiet van 25 MB niet overschrijdt.

Een manier is om te klikken op "Bestanden bijvoegen" onderaan het venster "Opstellen".

Selecteer uw bestanden die u wilt toevoegen aan het bericht in het dialoogvenster "Openen". U kunt meerdere bestanden tegelijk toevoegen door meerdere bestanden te selecteren op dezelfde manier als in Windows Verkenner. Klik op "Openen" om de geselecteerde bestanden bij te voegen.

De voortgang van de bijlage van de bestanden wordt onderaan in het bericht weergegeven.

Nu, wat als u vergeet om uw bestanden bij te voegen? Gmail laat je niet vergeten. Gmail herkent wanneer u bepaalde zinnen in de hoofdtekst van uw bericht hebt geschreven en voordat het bericht wordt verzonden, verschijnt er een herinneringsbericht.

Klik op "Annuleren" en voeg de bestanden toe voordat u het bericht verzendt.

Een van de volgende frases zal de herinneringsherinnering oproepen om weer te geven.

• zie bijlage
• zie bijlage
• zie bijlage
• bijgevoegd bij deze e-mail
• ik heb bijgevoegd
• Ik heb bijgevoegd
• Ik heb opgenomen
• Ik heb opgenomen
• bijgevoegd bestand

Gebruik slepen en neerzetten om bestanden bij te voegen

U kunt ook bestanden slepen en neerzetten in een bericht dat u opstelt om ze bij te voegen. Sleep een bestand vanuit een Verkenner-venster naar het bericht dat u aan het opstellen bent.

Een e-mailhandtekening instellen in Gmail Mobile

Met een e-mailhandtekening kunt u automatisch een paar regels met contactgegevens (of andere informatie) onderaan elk uitgaand e-mailbericht opnemen, zodat u gemakkelijk uw bedrijf of uzelf kunt adverteren.

Met Gmail kun je een handtekening instellen om op te nemen in berichten die je opstelt.

Als u een handtekening wilt instellen die automatisch wordt toegevoegd aan alle e-mails die u in Gmail opstelt, klikt u op de knop Instellingen en selecteert u 'Instellingen' in het vervolgkeuzemenu. Blijf op het tabblad "Algemeen", scrol omlaag naar het gedeelte "Handtekening" en selecteer de optie onder "Geen handtekening" om de functie in te schakelen.

Voer de tekst in die u wilt gebruiken als uw handtekening. Als u een logo hebt, kunt u dat als afbeelding invoegen met uw tekst of op zichzelf. U kunt ook hyperlinks toevoegen aan tekst in uw handtekening door de tekst voor de koppeling te selecteren en op de knop "Link" op de werkbalk te klikken.

OPMERKING: als u een afbeelding aan uw handtekening wilt toevoegen, moet u een afbeelding gebruiken die openbaar beschikbaar is op internet. Als u bijvoorbeeld het logo van uw bedrijf wilt gebruiken, kunt u het op de website van uw bedrijf vinden en de URL vanaf daar kopiëren. U hebt een web-URL nodig om een ​​afbeelding in uw handtekening op te nemen. Als de afbeelding die u wilt gebruiken niet al beschikbaar is op internet, kunt u sites zoals Blogger en Google Sites gebruiken om een ​​eenvoudige website te maken en uw afbeelding ernaar te uploaden. Of u kunt een imagehostingservice gebruiken.

Geef bij 'Link to' aan of de link naar een 'webadres' of een 'e-mailadres' verwijst. Geef de URL of het e-mailadres op in het vak 'Naar welke URL moet deze link gaan?' Als u de koppeling wilt testen om te controleren of deze werkt, klikt u op 'Deze koppeling testen'. Klik op 'OK' wanneer u tevreden bent.

De link is ingevoegd. Wanneer de cursor op een van de gekoppelde tekst staat, worden aanvullende opties weergegeven. U kunt "Ga naar [de] link," Wijzig "de link, of" Verwijder "de link. Als u deze opties wilt verbergen, klikt u op de "X" aan de rechterkant van het vak of klikt u op een andere niet-gekoppelde tekst in de handtekening.

Gmail voegt automatisch twee streepjes (-) boven je handtekening in, gescheiden van de hoofdtekst van het e-mailbericht, zoals hieronder wordt weergegeven.

U kunt ervoor kiezen om de streepjes weg te laten. Hiertoe selecteert u het selectievakje "Deze handtekening invoegen vóór de aanhalingstekens in antwoorden en het selectievakje" - 'regel die eraan voorafgaan ". Merk op dat deze optie ook uw handtekening vóór de geciteerde tekst in antwoorden zal invoegen.

Klik op 'Wijzigingen opslaan'.

U kunt de handtekening handmatig bewerken of verwijderen zodra deze in een nieuw bericht is ingevoegd.

Een e-mailhandtekening instellen in Gmail Mobile

Met de mobiele Gmail-app kunt u een handtekening instellen voor gebruik in de app die losstaat van de handtekening die u in een browser in Gmail instelt.

We laten u zien hoe u een handtekening instelt op een Android-telefoon. Als je een handtekening in de Gmail-app op een Android-telefoon wilt toevoegen, klik je op de menuknop van je telefoon en selecteer je 'Instellingen' in het pop-upmenu.

Tik op het scherm "Instellingen" op het e-mailadres van het account waarvoor u een handtekening wilt instellen.

Raak de optie "Handtekening" aan op het scherm "Instellingen".

Voer uw handtekening in het pop-upvenster "Handtekening" in en raak "OK" aan.

OPMERKING: u kunt in de handtekening op 'Enter' drukken om uw handtekening op meerdere regels te zetten. U kunt echter geen hyperlinks toevoegen aan de tekst in uw handtekening in de Gmail-app.

De handtekening wordt weergegeven onder de optie 'Handtekening' in het scherm 'Instellingen'.

Druk twee keer op de "Terug" -knop op je telefoon om terug te gaan naar je inbox. Raak de knop 'Opstellen' aan.

De handtekening die u hebt gedefinieerd, wordt automatisch toegevoegd aan het nieuwe e-mailbericht.

Meerdere handtekeningen instellen

U kunt slechts één handtekening toevoegen in Gmail. Er is echter een manier om deze beperking in de browser te omzeilen. Als je meerdere handtekeningen nodig hebt in Gmail, kun je extra handtekeningen maken met behulp van de functie "Standaardantwoorden" in de Gmail Labs.

We behandelen deze functie in les 10 wanneer we het hebben over geavanceerde functies in Gmail Labs.

Houd uw account en gegevens veilig

We willen een beetje schakelen tijdens de rest van deze les om ons te concentreren op accountbeveiliging en een back-up van uw gegevens te maken. Aangezien je zoveel van je leven houdt in (contacten, agenda's, taken, enz.) Je Gmail-account, is het noodzakelijk dat je weet hoe je het veilig, beveiligd en, indien nodig, moet bewaren, voor het geval je , bijvoorbeeld, u besluit ooit dat u uw account wilt verwijderen.

Beveilig uw gegevens met behulp van de Google-accountinstellingen

U kunt uw wachtwoord, accountherstelopties en meldingen wijzigen in het gedeelte 'Beveiliging' van het gedeelte 'Accounts'.

Om toegang te krijgen tot het scherm "Accounts", klikt u op de knop "Instellingen" en selecteert u "Instellingen" in de vervolgkeuzelijst. Klik op 'Accounts' boven aan het scherm 'Instellingen'.

In het gedeelte 'Accountinstellingen wijzigen' kunt u uw wachtwoord wijzigen, uw opties voor wachtwoordherstel wijzigen en toegang krijgen tot andere 'Google-accountinstellingen'.

Verander je Gmail-wachtwoord

Het is een goed idee om zo nu en dan uw wachtwoorden te wijzigen om ongeautoriseerde toegang tot uw online accounts, inclusief Gmail, te voorkomen. Als u vermoedt dat iemand toegang heeft gekregen tot uw Gmail-account, moet u uw wachtwoord onmiddellijk wijzigen.

Om uw wachtwoord te wijzigen, opent u het hoofdscherm "Accounts" zoals hierboven beschreven. Klik in het gedeelte 'Accountinstellingen wijzigen' op de link 'Wachtwoord wijzigen'.

Voer in het scherm "Uw wachtwoord wijzigen" uw "Huidig ​​wachtwoord" in en voer vervolgens opnieuw een "Nieuw wachtwoord" in "Nieuw wachtwoord bevestigen" in en klik op "Wachtwoord wijzigen" om de wijziging te accepteren.

Herstel of reset je Gmail-wachtwoord als je het bent vergeten

Als u uw Gmail-wachtwoord bent vergeten, kunt u het op een aantal manieren herstellen of opnieuw instellen.

Ga naar het gedeelte "Accounts" op het scherm "Instellingen", zoals eerder besproken. Klik op de link 'Opties voor wachtwoordherstel wijzigen' in 'Accountinstellingen wijzigen'.

Gebruik het scherm 'Opties voor accountherstel' om uw Google-account verder te beveiligen en om manieren voor toegang tot uw account te bieden als u uw wachtwoord bent vergeten.

U kunt een nummer 'Mobiele telefoon' opgeven om uw account te beschermen, een 'Herstel-e-mailadres' waarmee Google contact met u kan opnemen over wijzigingen in uw account en een 'Alternatief e-mailadres', dat een ander herstel-e-mailadres en ook een andere methode om in te loggen op uw Google-account.

U kunt ook een "beveiligingsvraag" aan uw account toewijzen om verder vast te stellen dat dit inderdaad uw account is, wanneer u hierover contact opneemt met Google.

Breng de gewenste wijzigingen aan in de opties voor accountherstel en klik op 'Opslaan' wanneer u klaar bent.

Krijg een extra beveiligingslaag met authenticatie in twee stappen

In het gedeelte "Beveiliging" van het scherm "Accounts" kunt u authenticatie in twee stappen op uw account toepassen om een ​​extra beveiligingslaag te bieden met uw mobiele telefoon.

Kort gezegd: wanneer u ervoor kiest authenticatie in twee stappen aan uw Google-account toe te voegen, zal Google bij het invoeren van uw wachtwoord een numerieke code naar uw mobiele telefoon sturen. Vervolgens verifieert u uw identiteit door de code in te voeren op het volgende scherm, d.w.z. de tweede stap.

Bekijk ons ​​artikel over het beveiligen van uw Google-account met authenticatie in twee stappen voor gedetailleerde informatie over het instellen van deze functie.

Bescherm uw privacy met behulp van de opties voor externe afbeeldingen

Tot nu toe heeft Gmail je altijd al gevraagd voordat afbeeldingen in e-mails worden weergegeven. Sommige afzenders proberen afbeeldingen te gebruiken om virussen of malware op uw computer of mobiele apparaat af te leveren, waardoor de beveiliging in gevaar komt.

Vanaf december 2013 heeft Google de manier gewijzigd waarop Gmail afbeeldingen in e-mail verwerkt. In je browser toont Gmail nu automatisch afbeeldingen in je berichten. Deze wijziging wordt begin 2014 doorgevoerd naar Gmail voor Android en iOS. '

Gmail-berichten blijven echter veilig. Normaal gesproken worden afbeeldingen rechtstreeks vanaf de oorspronkelijke externe host-servers geserveerd. Nu zal Gmail alle afbeeldingen echter serveren via de eigen beveiligde proxyservers van Google. Dit beschermt u op de volgende manieren:

• Afzenders kunnen het laden van afbeeldingen niet gebruiken om informatie te krijgen zoals uw IP-adres of locatie.
• Afzenders kunnen geen cookies in uw browser instellen of lezen.
• Gmail controleert uw afbeeldingen op bekende virussen of malware.

Gmail blijft elk bericht scannen op verdachte inhoud en als Gmail een afzender of een bericht als verdacht of mogelijk schadelijk beschouwt, worden de afbeeldingen niet weergegeven en wordt u gevraagd of u de afbeeldingen wilt zien.

Google blijft dus nog steeds verantwoordelijk voor de beveiliging van afbeeldingen die via Gmail worden ontvangen. Volgens Google is "uw e-mail nu veiliger, sneller en mooier dan ooit."

Kies of u afbeeldingen automatisch wilt weergeven in de instellingen

Als u niet wilt dat afbeeldingen automatisch worden weergegeven, kunt u ervoor kiezen om afbeeldingen per bericht weer te geven.

Raadpleeg ons artikel over How-To Geek voor meer informatie over deze functie en over het wijzigen van de instellingen, zodat u kunt besluiten om afbeeldingen voor elk bericht afzonderlijk weer te geven.

Een back-up van uw gegevens maken

U heeft altijd geleerd dat het een goed idee is om een ​​back-up van uw gegevens te maken, zoals documenten, notities, enz., En hetzelfde geldt voor e-mails, agendagegevens en contacten.

Je hebt nu de mogelijkheid in Gmail om een ​​kopie van je gegevens uit verschillende Google-producten te exporteren, zoals Agenda en Contacten, en je zult binnenkort de mogelijkheid hebben om een ​​kopie van je Gmail-berichten te exporteren.

Elke Google-service wordt in een andere indeling gearchiveerd. Raadpleeg de helppagina van Google voor informatie over elk van de beschikbare indelingen voor de verschillende services.

Om uw Google-gegevens te archiveren, klikt u op de knop "Instellingen" en selecteert u "Instellingen" in het vervolgkeuzemenu en klikt u op het tabblad "Accounts" op het scherm "Instellingen".

Klik in het gedeelte 'Accountinstellingen wijzigen' op het scherm 'Accounts' op de link 'Instellingen voor Google-account'.

Klik in het scherm 'Accounts' op 'Uw gegevens downloaden' onder 'Account'.

Klik op het scherm 'Een kopie van uw gegevens downloaden' op 'Een archief maken'.

In het volgende scherm kunt u de Google-producten selecteren waarvoor u uw gegevens wilt downloaden. Volg de aanwijzingen op de schermen om uw archief te maken.

U kunt ook klikken op de link 'Mijn archieven' in de rechterbovenhoek om toegang te krijgen tot uw archieven en deze naar uw computer te downloaden.

Maak een back-up van uw Gmail-account met andere methoden

U kunt ook een open source-tool genaamd GMVault gebruiken om een ​​back-up van uw Gmail-account te downloaden. Dit is een opdrachtregelprogramma dat kan worden gebruikt in Windows, Linux en Mac OS X..

Als u niet vertrouwd bent met het gebruik van een opdrachtregelprogramma, kunt u de gratis e-mailclient Thunderbird gebruiken om uw e-mail te downloaden en te back-uppen vanuit uw Gmail-account..

Als u Ubuntu gebruikt, hebben we beschreven hoe u een programma genaamd Getmail gebruikt om een ​​back-up van uw Gmail-account te maken.

U kunt zelfs een back-up van uw Gmail-berichten maken door ze automatisch door te sturen naar een ander e-mailadres. Google Help beschrijft hoe u dit kunt doen. Merk op dat deze methode alleen een back-up maakt van e-mails die u ontvangt, niet uw verzonden e-mail.

Volgende volgende ...

Het toevoegen van bijlagen aan Gmail-berichten is een fluitje van een cent en het beste van alles, als je het vergeetachtige type bent, zal het systeem je eraan herinneren. Dat is goed nieuws, vooral als je een hippe professioneel ogende handtekening hebt toegevoegd en je jezelf niet in verlegenheid wilt brengen door te vergeten een bestand op te nemen.

Bovendien heeft u nu een beter inzicht in de beveiligingsopties die voor u beschikbaar zijn en hoe u uw account het beste kunt beveiligen zonder de integriteit van uw waardevolle gegevens te schaden..

De volgende les zal uitnodigingen en vakantieadviseurs bespreken, zodat u nooit een belangrijke gebeurtenis zult missen en u mensen snel kunt laten weten wanneer u niet op kantoor bent en wanneer u terugkomt.