Inbox Management en labels

In de les van vandaag gaan we u helpen te begrijpen hoe u uw postvak IN beter kunt indelen en uw berichten kunt ordenen met labels en een aantal vooraf gedefinieerde, maar configureerbare tabbladen.

SCHOOLNAVIGATIE

1. Kennismaken met Gmail
2. De mobiele app, samenstellen van e-mail en gesprekken
3. Inbox Management en labels
4. Mailfilters en het sterrenstelsel
5. Bijlagen, handtekeningen en beveiliging
6. Uitnodigingen en vakantie-respondenten
7. Gebruik Gmail als een takenlijst
8. Meerdere accounts, sneltoetsen op het toetsenbord en Remote Signout
9. Gebruik uw Gmail-account om toegang te krijgen tot andere accounts
10. Power Tips en Gmail Labs

Zodra je Gmail-account wat stoom heeft gewonnen en je begint een aantal berichten te ontvangen, wil je leren de torrent te temmen in meer beheersbare streams. Met de filters van Gmail kun je je inkomende e-mailberichten beheren, zodat je minder belangrijke e-mail uit je weg kunt houden en in een label kunt filteren. Voordat je in les 4 over filters gaat leren, moet je leren hoe je labels kunt maken en gebruiken, het Gmail-equivalent van mappen, en daar zullen we het vandaag over hebben.

Eerst gaan we echter praten over de geautomatiseerde tabbladeninterface van Gmail, Priority Inbox en alle instellingen die deze bevatten.

Uw rubriek automatisch categoriseren met behulp van configureerbare tabbladen

Gmail biedt nu tabbladen, automatische categorieën voor je inbox. Deze functie breekt je inbox in 'Primair', 'Sociaal', 'Promoties', 'Updates' en 'Forums'. Als je deelneemt aan veel online services, kan deze functie handig zijn.

In principe kunnen berichten die worden ontvangen voor bepaalde soorten sites of van een bepaalde inhoud, worden verzameld in verschillende delen van uw inbox. Dit kan resulteren in een minder rommelige inbox.

Kies Welke tabbladen zichtbaar zijn in uw inbox

Deze tabbladen kunnen worden geconfigureerd, zodat je kunt kiezen welke tabbladen je beschikbaar wilt hebben in je inbox. Als u wilt wijzigen welke tabbladen zichtbaar zijn, klikt u op het plusteken aan de rechterkant van de tabbladen.

Het dialoogvenster "Selecteer tabbladen om in te schakelen" wordt weergegeven. Schakel de selectievakjes in voor de tabbladen die u beschikbaar wilt hebben in uw inbox.

OPMERKING: als u een tabblad verbergt, worden berichten van die categorie weergegeven op het tabblad 'Primair'. De tekst op de tabbladen kan ook niet worden gewijzigd en u kunt geen aangepaste tabbladen toevoegen. Gebruik in plaats daarvan aangepaste labels (besproken in de volgende sectie) om uw berichten verder te categoriseren.

Je kunt ook selecteren welke tabbladen je wilt weergeven in je inbox op het tabblad "Inbox" op het scherm "Instellingen", in het gedeelte "Categorieën".

Uw berichten ordenen met stijlen en instellingen in Inbox

Met Inbox-stijlen kun je je Gmail-inbox organiseren op de manier die het beste bij je past. U kunt uw inbox organiseren met behulp van de configureerbare tabbladen, zoals eerder in deze les vermeld, of in secties als 'Ongelezen', 'Met ster' en 'Belangrijk'.

Wijzig uw inbox-type

Om naar een andere inbox-stijl te gaan, open je het scherm "Instellingen" en klik je op het tabblad "Inbox".

Selecteer in het gedeelte "Inboxtype" het type inbox dat u wilt gebruiken in de vervolgkeuzelijst.

Elk type inbox heeft zijn eigen instellingen. Nadat u het type "Postvak IN" hebt geselecteerd, worden de instellingen voor dat type weergegeven onder de selectie "Postvak IN". Breng uw wijzigingen aan in de instellingen en klik op 'Wijzigingen opslaan'.

Je kunt ook snel enkele inbox-stijlinstellingen rechtstreeks in je inbox wijzigen door op de pijl-omlaag te klikken die zich uiterst rechts van elke sectiekop bevindt.

Gmail Help biedt beschrijvingen van de typen inbox. Experimenteer met de verschillende inbox-stijlen om te zien wat voor u het beste werkt. Je kunt altijd terugschakelen naar de standaard als je van gedachten verandert.

Je kunt ook snel de stijl van je inbox wijzigen door je muis over het label 'Inbox' te bewegen en op de pijl-omlaag te klikken die wordt weergegeven. Selecteer de gewenste inbox-stijl in het vervolgkeuzemenu "Inboxtype". Merk op dat als je met je muis over elke stijl beweegt, je een korte beschrijving van elk type hebt.

Organiseer en categoriseer uw berichten met behulp van labels

We hebben je kort geïntroduceerd in labels in les 1 van deze serie. Met labels kunt u uw e-mailberichten indelen in categorieën. Ze lijken echter op mappen, in tegenstelling tot mappen kunt u meer dan één label op één bericht toepassen.

NOTITIE: Gmail ondersteunt maximaal 5.000 labels, inclusief sublabels. Als je deze limiet overschrijdt, zul je merken dat je Gmail-ervaring langzamer is en dat je fouten kunt ervaren. Verwijder de labels die u misschien niet meer gebruikt. Het verwijderen van labels verwijdert geen berichten.

Maak een nieuw label

U kunt uw eigen aangepaste labels maken om uw Postvak IN georganiseerd te houden en zelfs berichten uit de inbox naar uw labels te verplaatsen (fungerend als mappen). We laten u zien hoe u een label kunt maken dat is genest onder een ander label, zoals een submap in een map.

Als u een nieuw aangepast label wilt maken dat de hoofdmap is, klikt u op 'Meer' in de lijst met labels aan de linkerkant van het hoofdscherm van Gmail..

Wanneer de lijst wordt uitgebreid, klikt u op de link 'Nieuw label maken'.

Voer een naam in voor het label in het tekstvak "Voer een nieuwe labelnaam in" in het dialoogvenster "Nieuw label". Klik op "Maken" om het maken van het nieuwe label te voltooien.

OPMERKING: Omdat dit het hoofdetiket is dat het sublabel zal bevatten, zullen we dit label niet nesten.

Als u een sublabel wilt maken onder het bovenliggende hoofdlabel dat u zojuist hebt gemaakt, klikt u opnieuw op 'Nieuw label maken'.

Voer in het dialoogvenster "Nieuw label" de naam in van het sublabel dat u wilt maken in het tekstvak "Voer een nieuw label in". Schakel het selectievakje 'Nest label onder' in, selecteer het bovenliggende label dat u zojuist hebt gemaakt in de vervolgkeuzelijst en klik op 'Maken'.

U kunt ook een genest label maken door het bovenliggende label in te voeren, gevolgd door een schuine streep (/) en vervolgens de geneste labelnaam in te voeren - alles in het invoervak ​​"... nieuwe labelnaam". We kunnen bijvoorbeeld 'Persoonlijk / vrienden' in het invoervak ​​invoeren en niet het selectievakje 'Nest label onder' inschakelen.

OPMERKING: het bovenliggende label moet al bestaan ​​om eronder een genest label te maken. U kunt niet beide labels tegelijkertijd maken. In ons voorbeeld moeten we eerst het label "Persoonlijk" maken voordat het genestelde label "Vrienden" wordt gemaakt.

Het geneste label lijkt op het volgende voorbeeld.

Het nieuwe bovenliggende label, met het geneste label, wordt ook toegevoegd aan de lijst met labels die beschikbaar is op de actieknop 'Labels', evenals de lijst met labels die beschikbaar zijn op de actieknop 'Verplaatsen naar'.

Labels op berichten toepassen

Er zijn twee manieren om labels toe te passen op berichten. U kunt labels op berichten toepassen terwijl u de berichten in uw inbox achterlaat. U kunt berichten ook op labels verplaatsen, zodat u ze in mappen kunt verplaatsen. We zullen je beide methoden laten zien.

Labels op berichten toepassen terwijl u ze in uw postvak IN achterlaat.

Met deze methode kunt u eenvoudig meerdere labels op één bericht toepassen.

Als u een label op een bericht wilt toepassen terwijl u het bericht in uw Postvak IN houdt, schakelt u het selectievakje links van het bericht in om het te selecteren (of opent u het bericht). Klik vervolgens op de actieknop "Labels" en selecteer een of meer labels in het vervolgkeuzemenu.

Let op: u kunt meer dan één label op een bericht toepassen. Het menu "Labels" verdwijnt niet wanneer u uw labels hebt geselecteerd, zodat u meerdere labels tegelijk kunt selecteren.

Als u de geselecteerde labels op de berichten wilt toepassen, klikt u op 'Toepassen' onder aan het menu.

De labels worden vervolgens links van de onderwerpregel van het bericht weergegeven.

Als u een lange lijst met labels hebt, kunt u beginnen met het typen van de naam van een label nadat u op de actieknop 'Labels' hebt geklikt om het label in de lijst te vinden.

Een label op een bericht toepassen en dit uit je inbox verwijderen

Als u een label op een bericht wilt toepassen en tegelijkertijd het bericht uit uw Postvak IN wilt verplaatsen, sleept u het bericht naar het gewenste label in de lijst aan de linkerkant. Terwijl u de muis over de lijst beweegt, wordt deze uitgevouwen om labels weer te geven die momenteel verborgen zijn.

Merk op dat u deze methode kunt gebruiken om berichten als spam te identificeren, naast het gebruik van de actieknop "Spam rapporteren". Sleep de aanstootgevende berichten naar het label 'Spam'.

Als u een bericht naar het label 'Prullenbak' verplaatst, wordt het bericht verwijderd. Dit is hetzelfde als een bericht selecteren of openen en op de actieknop 'Verwijderen' klikken.

Open een label

Het openen van een label is als het openen van een map. Alle berichten die aan dat label zijn gekoppeld, worden weergegeven. Als u een label wilt openen, klikt u op het gewenste label in de lijst met labels aan de linkerkant van het hoofdscherm van Gmail. Als het gewenste label niet zichtbaar is, klik dan op "Meer" voor toegang tot de volledige lijst.

Alle berichten die aan dat label zijn gekoppeld, worden weergegeven. Let op de zoekterm in het vak "Zoeken". Gmail vult automatisch het vak "Zoeken" in met het juiste filter om de geselecteerde berichten weer te geven. We zullen filters in deze les bespreken.

Houd er rekening mee dat als u een label op een bericht toepast zonder het bericht naar dat label te verplaatsen (en uit de inbox) en vervolgens het label opent, het label "Inbox" in het bericht wordt weergegeven om aan te geven dat het bericht zich nog steeds in de inbox bevindt.

Als je terug wilt gaan naar je inbox, klik je op het label 'Inbox' in de lijst aan de linkerkant.

Als u het bericht terug naar uw inbox wilt verplaatsen, opent u eenvoudig de labelmap om het bericht te openen en sleept u het bericht terug naar de inbox. Merk op dat op het bericht nog steeds het label is toegepast.

Een label uit een bericht verwijderen

Als u besluit dat u niet wilt dat een specifiek label aan een bericht is gekoppeld, kunt u het eenvoudig verwijderen.

Hiertoe selecteert u het bericht met het selectievakje links van het bericht of opent u het bericht. Klik op de actieknop 'Labels', deselecteer het label in het vervolgkeuzemenu dat u uit het bericht wilt verwijderen en klik op 'Toepassen'.

OPMERKING: u kunt tegelijkertijd meerdere labels uit een bericht verwijderen. Selecteer alle labels die u wilt verwijderen in het vervolgkeuzemenu 'Labels' voordat u op 'Toepassen' klikt.

Verander de kleur van een label

U kunt kleuren aan uw labels toewijzen zodat u ze gemakkelijk in uw inbox kunt vinden. Standaard zijn alle labels gekleurd met een lichtgrijze achtergrond en donkergrijze tekst. Het label "Persoonlijk / vrienden" in de onderstaande afbeelding gebruikt de standaardkleur. Op de andere labels, 'HTG School' en 'Admin', zijn andere kleuren toegepast.

Als u de kleur op een label wilt wijzigen, beweegt u uw muis over het gewenste label. Klik op de pijl-omlaag rechts van het label om het vervolgkeuzemenu te openen.

Beweeg uw muis over de optie "Labelkleur" en selecteer een tekst- en kleurencombinatie door erop te klikken.

U kunt ook de optie "Kleur verwijderen" gebruiken om de kleur van het label te verwijderen en terug te keren naar de standaardwaarde.

Als u geen van de weergegeven combinaties wilt, kunt u een aangepaste combinatie selecteren door op "Aangepaste kleur toevoegen" te klikken. Selecteer een "Achtergrondkleur" en een "Tekstkleur" in het dialoogvenster "Aangepaste kleur toevoegen" dat wordt weergegeven.

Bekijk een voorvertoning van de geselecteerde combinatie met de tekst 'Label voorbeeld weergeven'.

Instellen Toegang met één klik tot standaard en aangepaste Gmail-labels

U kunt eenvoudig met één klik toegang tot labels maken.

Hiertoe opent u een label zoals we eerder in deze les hebben besproken en sleept u vervolgens het favicon van de pagina van de adresbalk naar de bladwijzerwerkbalk. Nu kunt u op deze bladwijzer klikken om toegang te krijgen tot al uw berichten die aan dit label zijn gekoppeld.

Verberg en toon labels in Gmail

Als je een lange lijst met labels in Gmail hebt, wil je misschien dat bepaalde labels zichtbaar zijn die je vaker gebruikt terwijl je de rest verbergt.

Een label verbergen

Als u een label in Gmail wilt verbergen, klikt u op het label dat u wilt verbergen in de lijst met labels onder de knop 'Opstellen' en sleept u het naar de link 'Meer' onder de lijst met zichtbare labels..

OPMERKING: de koppeling "Meer" wordt de link "Minder" wanneer u het label ernaar verplaatst.

Het label is verplaatst, zodat het onder 'Categorieën' wordt weergegeven. Dit wordt weergegeven wanneer u op 'Meer' klikt om de lijst met labels uit te vouwen. Als de link 'Minder' beschikbaar is in plaats van de link 'Meer', kunt u de 'Categorieën' eenvoudig bekijken door met uw muis over de lijst met labels te bewegen.

Maak een verborgen label zichtbaar

Om een ​​verborgen label zichtbaar te maken, klikt u op "Meer" (indien nodig) om het gedeelte "Categorieën" weer te geven. Klik en sleep het gewenste label van het gedeelte 'Categorieën' naar het label 'Inbox'.

Het label wordt teruggezet in de hoofdlijst met labels, in alfabetische volgorde.

Preset-systeem Gmail-labels verbergen, zoals met ster, verzonden e-mail, concepten, spam of prullenbak

De vooraf ingestelde Gmail-labels kunnen ook worden verborgen. Om een ​​van deze labels te verbergen, klikt u op "Meer" onder de lijst met labels.

Klik op 'Labels beheren' onder 'Categorieën'.

Het scherm "Labels" Instellingen verschijnt.

Zoek in het gedeelte 'Systeemlabels' het systeemlabel dat u wilt verbergen en klik op de link verbergen in de kolom 'Weergeven in labellijst'.

OPMERKING: het label is niet volledig verborgen, maar wordt verplaatst onder de link "Meer".

Toegang tot labels Instellingen op het scherm Instellingen

Het instellingenscherm "Labels" is ook toegankelijk via de knop "Instellingen". We zullen in deze serie verschillende onderdelen van het scherm Instellingen raadplegen. De procedure voor toegang tot "Instellingen" is altijd hetzelfde.

Om toegang te krijgen tot de filterhulpmiddelen op het scherm "Instellingen", klik je op de knop "Instellingen" (versnelling) in de rechterbovenhoek van het hoofdvenster van Gmail..

Selecteer vervolgens "Instellingen" in het vervolgkeuzemenu.

Zodra u zich in het scherm 'Instellingen' bevindt, krijgt u toegang tot de instellingen voor 'Labels', 'Filters', 'Inbox', 'Thema's' en andere delen en functies van Gmail.

Labels met ongelezen e-mails automatisch verbergen in Gmail

Met de mogelijkheid om labels te verbergen en berichten automatisch naar die labels te sturen met behulp van filters (zie het volgende gedeelte), vraagt ​​u zich misschien af ​​hoe u snel kunt zien of er ongelezen berichten in de verborgen labels staan. U kunt eenvoudig kiezen om verborgen labels weer te geven als er ongelezen berichten in staan. Op die manier mis je geen belangrijke berichten.

Als je Gmail zo wilt instellen dat labels worden verborgen, tenzij deze ongelezen berichten bevatten, ga je naar het instellingenscherm 'Labels' met een van de eerder genoemde methoden.

Voor elk systeem en aangepast label dat u wilt verbergen als het geen ongelezen e-mail bevat, klikt u op de link 'Weergeven als ongelezen'.

Merk op dat u in de lijst met "Systeem" -labels alleen de labels "Ontwerp" en "Spam" kunt verbergen als deze geen ongelezen berichten bevatten. Deze functie is niet van toepassing op 'Categorieën' en 'Kringen'.

U kunt deze instelling snel toepassen op al uw aangepaste labels door op de pijl-omlaag naast 'Weergeven in labellijst' boven aan het gedeelte 'Labels' te klikken en 'Alles weergeven als ongelezen' in het vervolgkeuzemenu te selecteren.

Volgende volgende ...

Dit brengt ons tot het einde van les 3. Je moet een redelijk goed begrip hebben van hoe je je inbox georganiseerd kunt houden met behulp van verschillende tabbladen, stijlen en instellingen. Het beste van alles is dat u goed op weg bent om uw e-mail te masteren met behulp van labels!

In de volgende les zullen we onze discussie over labels uitbreiden met filters, zoals het gebruik van filters om automatisch labels toe te passen, en ook hoe u uw bestaande filters kunt nemen en deze naar een ander Gmail-account kunt exporteren..

Vervolgens introduceren we het sterrensysteem, waarmee u belangrijke e-mails bijhoudt.