Mailfilters en het sterrenstelsel

De huidige Geek School-les zal onze discussie over labels in Gmail verbreden met filters en vervolgens doorgaan met het volgen van belangrijke e-mails met sterren.

SCHOOLNAVIGATIE

1. Kennismaken met Gmail
2. De mobiele app, samenstellen van e-mail en gesprekken
3. Inbox Management en labels
4. Mailfilters en het sterrenstelsel
5. Bijlagen, handtekeningen en beveiliging
6. Uitnodigingen en vakantie-respondenten
7. Gebruik Gmail als een takenlijst
8. Meerdere accounts, sneltoetsen op het toetsenbord en Remote Signout
9. Gebruik uw Gmail-account om toegang te krijgen tot andere accounts
10. Power Tips en Gmail Labs

Labels zijn geweldig, maar ze kunnen veel effectiever worden gebruikt door filters toe te voegen, zodat berichten die aankomen aan bepaalde criteria automatisch een label of labels hebben toegepast. Dit helpt enorm bij de organisatie en kan de chaos in de inbox aanzienlijk verminderen.

Maak een nieuw filter met behulp van het zoekvak

Om een ​​nieuw filter aan te maken, zullen we zoekopties in het vak "Zoeken" specificeren en een filter uit de zoekopdracht maken. Klik hiervoor op de pijl-omlaag in het vak "Zoeken".

Voer uw zoekcriteria in het vak met zoekopties in. U kunt ervoor kiezen om te zoeken naar berichten van een specifieke persoon of een volledig domein (@ example.com), met bepaalde woorden in het onderwerp, evenals andere voorwaarden.

Als u op basis van deze zoekopdracht een filter wilt maken, klikt u op de link 'Filter maken met deze zoekopdracht'.

De filteropties worden weergegeven. Schakel de selectievakjes in die aangeven wat u wilt doen met berichten die voldoen aan de zoekcriteria.

We hebben er bijvoorbeeld voor gekozen berichten van het opgegeven e-mailadres altijd te markeren met het label 'HTG School' en deze berichten altijd als 'belangrijk' te markeren. We hebben ook besloten om het filter toe te passen op alle bestaande e-mails van deze persoon.

OPMERKING: als u uw labels wilt laten fungeren als mappen, kunt u "De Postvak IN overslaan (Archief)" selecteren om e-mails automatisch naar labels te verplaatsen zodra ze binnenkomen. Hierdoor blijven je e-mails overzichtelijker, hoewel je een belangrijk bericht misloopt omdat het niet automatisch in je inbox verschijnt.

Nadat u uw filtercriteria hebt opgegeven, klikt u op 'Filter maken'.

OPMERKING: wanneer u ervoor kiest een bericht door te sturen als een actie in een filter, worden alleen nieuwe berichten beïnvloed. Alle bestaande berichten waarop het filter van toepassing is, worden niet doorgestuurd.

Er wordt een bericht weergegeven waarin staat dat uw filter is gemaakt. Merk op dat in het screenshot alle berichten van die persoon zijn gelabeld met het label "HTG School".

De berichten werden ook automatisch als belangrijk gemarkeerd (de labelpictogrammen links van de afzenders worden ingevuld met geel).

Maak een nieuw filter met behulp van het instellingenscherm

U kunt ook een filter maken in de "Instellingen".

Open het scherm "Instellingen" zoals eerder beschreven en klik bovenaan op de link "Filters".

Klik op de link 'Een nieuw filter maken'.

Specificeer uw zoek- en filtercriteria op dezelfde manier als vermeld in de vorige methode en klik op "Filter aanmaken" in het dialoogvenster Filteropties.

In plaats van terug te komen in uw inbox, keert u terug naar het scherm 'Filters' en wordt uw nieuwe filter weergegeven. U kunt het exporteren, verwijderen of selecteren om te worden geëxporteerd (exportfilters zullen later in deze les worden besproken).

Klik op het label 'Inbox' om terug te gaan naar uw postvak IN.

Gebruik een specifiek bericht om een ​​nieuw filter aan te maken

U kunt ook een filter maken op basis van een bestaand bericht. Selecteer hiervoor een bericht in uw berichtenlijst of in een label.

Klik op de actieknop 'Meer' en selecteer 'Berichten filteren zoals deze' in het vervolgkeuzemenu.

Merk op dat het veld "Van" in het dialoogvenster "Filter" automatisch wordt ingevuld. Voer eventuele andere filtercriteria in en klik op "Filter maken met deze zoekopdracht".

Geef uw filtercriteria op door filteropties te selecteren in het volgende dialoogvenster zoals eerder beschreven.

OPMERKING: u kunt deze methode gebruiken om filters in te stellen om automatisch ongewenste e-mails te verwijderen terwijl u ze ontvangt.

Pas hetzelfde filter toe op veel afzenders

U kunt één filter gebruiken om berichten van een aantal verschillende e-mailadressen te beheren. We kunnen bijvoorbeeld aangeven om berichten van meerdere mensen te labelen met het label 'HTG School'. Open hiervoor het dialoogvenster met zoekopties met de pijl omlaag in het vak "Zoeken".

Voeg elk e-mailadres toe in het veld 'Van', gescheiden door het woord 'OF' en klik op 'Filter maken met deze zoekopdracht'.

Als u hetzelfde label wilt toepassen op berichten van een van deze e-mailadressen, schakelt u het selectievakje 'Het label toepassen' in en selecteert u het gewenste label in de pop-uplijst. Pas alle andere acties voor dit filter toe en klik op 'Filter maken'.

OPMERKING: Vergeet niet om het selectievakje "Filter toepassen op overeenkomende conversaties" in te schakelen als u dit filter wilt toepassen op berichten die u al hebt ontvangen van deze twee e-mailadressen.

Filters exporteren en importeren

Nu je hebt geleerd hoe je filters instelt, heb je waarschijnlijk enkele zeer nuttige filters gemaakt die je misschien in andere Gmail-accounts wilt gebruiken. U kunt filters van het ene account exporteren en in een ander account importeren.

Exporteer een filter

Om een ​​filter te exporteren, opent u eerst het scherm "Filters" in het scherm "Instellingen" (met de knop "Instellingen"). Selecteer vervolgens het filter dat u wilt exporteren in de lijst en klik op 'Exporteren'.

OPMERKING: u kunt meerdere filters selecteren om tegelijk te exporteren.

Selecteer in het dialoogvenster "Opslaan als" waar u het filter wilt opslaan. Het filter wordt opgeslagen als een XML-bestand met een standaardnaam die u kunt wijzigen als u wilt, maar zorg ervoor dat u de extensie verlaat als .xml en klik op 'Opslaan'.

U hebt nu een bestand dat u kunt back-uppen, overbrengen naar een andere computer, delen met een vriend of importeren in een ander Gmail-account.

Importeer een filter

Om een ​​filter in uw Gmail-account te importeren, opent u de "Filters" in het scherm "Instellingen" en klikt u op de link "Filters importeren".

Klik onder 'Filters importeren' op 'Bestand kiezen'.

OPMERKING: Als u van gedachten verandert over het importeren van het filter, klikt u op de koppeling "Import annuleren".

Navigeer in het dialoogvenster "Openen" naar de locatie waar u uw geëxporteerde filter hebt opgeslagen. Selecteer het bestand en klik op "Openen".

De bestandsnaam wordt weergegeven naast de knop "Bestand kiezen". Klik op "Bestand openen" om het bestand te openen en de filters erin te importeren.

Een bericht verschijnt onder het vak "Zoeken" terwijl het filterbestand wordt geopend. Dit kan enige tijd duren, afhankelijk van het aantal filters in het bestand.

Alle filters in het geselecteerde bestand worden weergegeven onder 'Filters importeren'. Selecteer de filters die u wilt importeren. Als u de geïmporteerde filters op bestaande e-mailberichten wilt toepassen (net zoals bij het maken van een nieuw filter), vinkt u het selectievakje 'Nieuwe filters toepassen op bestaande e-mail' aan en klikt u op 'Filters maken'.

Er verschijnt een dialoogvenster met de voortgang van het proces voor het maken van het filter. U kunt het maken van de filters annuleren door op 'Stoppen' te klikken.

Wanneer de filters zijn gemaakt, worden ze weergegeven in uw lijst op het scherm "Filters".

Blijf op de hoogte van belangrijke e-mails met behulp van het Star System

Met het stersysteem van Gmail kun je je belangrijkste e-mails markeren, zodat je ze later gemakkelijk kunt terugvinden. Berichten met een ster worden standaard gelabeld met een gele ster, maar u kunt andere kleuren en soorten sterren toevoegen.

Sterren worden links van de naam van de afzender weergegeven in uw inbox.

Voeg een ster toe aan een bericht

Als u een ster aan een bericht in uw inbox wilt toevoegen, klikt u op het sterpictogram naast de naam van de afzender, zoals hierboven afgebeeld.

U kunt ook een ster aan een bericht toevoegen terwijl het open is. Klik hiervoor op het sterpictogram in de rechterbovenhoek van het bericht rechts van de datum. In gesprekken staat het rechts van het eerste bericht bovenaan het gesprek.

Als u een ster wilt toevoegen aan een bericht dat u aan het opstellen bent, klikt u op de pijl 'Meer opties' in de rechterbenedenhoek van het venster 'Opstellen'..

Beweeg uw muis over de optie "Label" en selecteer vervolgens "Ster toevoegen" in het submenu.

In het label 'Verzonden e-mail' staat het bericht dat u heeft verzonden met een ster.

Gebruik ontwerpen met meerdere sterren voor uw berichten

Met Gmail kun je meerdere kleuren en soorten "sterren" gebruiken om berichten van elkaar te onderscheiden.

Deze functie is handig als u meerdere berichten met verschillende niveaus van belangrijkheid wilt markeren. U kunt bijvoorbeeld een paarse ster gebruiken voor berichten die u opnieuw wilt lezen en een rood uitroepteken voor berichten die u moet opvolgen.

Klik op de knop "Instellingen" en selecteer "Instellingen" in het vervolgkeuzemenu. Scrol op het tabblad "Algemeen" naar beneden naar het gedeelte "Sterren". Sleep pictogrammen uit het gedeelte "Niet in gebruik" naar het gedeelte "In gebruik" om verschillende soorten sterren toe te voegen. Als u meer dan één type ster in gebruik heeft, doorloopt u op het sterpictogram naast een e-mailbericht alle sterren die in gebruik zijn. Als u een bericht een ster geeft terwijl deze open is, wordt alleen het eerste stertype toegepast.

Vind berichten met ster

Als u al uw berichten met ster wilt bekijken, klikt u op het label 'Met ster' aan de linkerkant van het hoofdvenster van Gmail. U kunt ook zoeken naar berichten met een ster door "is: starred" te typen in het vak "Zoeken".

Zoek berichten met een bepaald type ster

Als je verschillende soorten sterren hebt gebruikt om je berichten te markeren, kun je naar een bepaald type ster zoeken. Om dit te doen, zoekt u met "has:" met de naam van de ster (bijv. "Has: red-bang").

Om de naam van een bepaalde ster te achterhalen, opent u het tabblad "Algemeen" op het scherm "Instellingen" en beweegt u met de muis over het gewenste stertype. De naam van de ster wordt weergegeven in een pop-upvenster.

Er is ook een lijst met sternamen in het Help-onderwerp voor geavanceerde zoekopdrachten in de hulp van Gmail.

Houd berichten met ster buiten het primaire tabblad

Als u uw inbox ordent met de configureerbare tabbladen die eerder in deze les zijn vermeld, worden berichten van andere tabbladen die zijn gemarkeerd met een ster ook opgenomen in het tabblad "Primair". Als u geen berichten met sterren wilt zien vanaf de andere tabbladen op het tabblad 'Primair', kunt u dit uitschakelen.

Klik op het pictogram '+' aan de rechterkant van de tabbladen.

Schakel in het dialoogvenster "Select tabs to enable" het selectievakje "Include starred in Primary" uit en klik op "Opslaan".

Volgende volgende ...

We zijn hier nu aan het einde van les 4, maar je bent al goed op weg om een ​​Gmail-professional te worden! In slechts vier korte dagen weet u nu zoveel als u moet weten om uw Postvak IN echt te laten glanzen en berichten vinden nu automatisch hun weg naar hun aangewezen labels zonder uw inbox op te vullen.

.